Vous êtes un chef de projet et vous venez de trouver LA solution qui répond à votre besoin : un wiki open source ! Vous êtes convaincus de son intérêt et de son utilité et vous souhaitez en mettre un en place au sein de votre équipe. Mais vous n'êtes pas décisionnaire... votre DSI, oui. Comment le convaincre qu'il fait le bon choix en choisissant un wiki open source ?
Nous vous donnons quelques pistes.
1) Limites des outils classiques
Les outils d'aujourd'hui (annuaire étendu, outils de partage de documents et de calendrier, outils de gestion des tâches...) sont limités et souvent contraignants : ils demandent de longs paramétrages, l'information y est fortement structurée, difficile à retrouver... mais surtout les informations ne se croisent pas.
XWiki, lui, offre la possibilité de gérer à la fois des données structurées et non structurées (PDF). Il offre la possibilité aux utilisateurs de partager et de centraliser des informations auparavant dispersées, de les modifier et de les enrichir via l'ajout de photos, de textes, de vidéos... Tout se retrouve à un seul endroit. Aucun risque d'avoir plusieurs informations. Grâce au wiki, vous avez une information unique et à jour.
2) Sécurité
La sécurité est l'un des défis majeurs de toute DSI. Toutes les informations qui circulent au sein de l'entreprise ne doivent pas être accessibles à tous. Il est donc primordial d'offrir une gestion des droits d'accès configurable, efficace et pertinente.
Tous les wikis ne permettent pas de gérer finement les droits d'accès aux pages. XWiki, si. Un plus quand le nombre d'utilisateurs du wiki est important, les niveaux hiérarchiques et les rôles différents ou que l'implication des métiers diverge.
3) Réduction des coûts
La réduction des coûts va devenir en 2009 l'une des principales priorités des DSI. Un cabinet comme Forrester prévoit ainsi une baisse des investissements IT en 2009. Les entreprises prendront le temps de réfléchir, de poser le pour et le contre avant de se lancer.
XWiki est low cost par rapport aux outils classiques et propriétaires. Mais attention, XWiki n'est pas pour autant gratuit : "open source" ne veut pas dire gratuit. Autre préjugé, qu'il convient de rappeler : "open source" ne remet pas en cause la qualité des logiciels. Les dernières études montent qu'ils ont gagné en fiabilité et qu'ils n'ont rien à envier à leurs équivalents propriétaires. Selon le cabinet Gartner, 92 % des entreprises sont satisfaites de leurs systèmes open source.
XWiki ne fait pas exception à la règle.
4) Réorganisation du travail
La réduction des coûts passe notamment par une réorganisation du travail : on cherche comment faire pour mieux travailler ensemble.
La meilleure option pour y arriver est d'utiliser les outils collaboratifs d'aujourd'hui comme le wiki. Cet outil facilite les échanges entre équipes transverses ou dispersées dans le monde. L'utilisateur a besoin qu'on lui redonne du pouvoir sur l'information et c'est ce que permet le wiki. Aujourd'hui, il est essentiellement un consommateur d'information passif. Demain, grâce à ses contributions, aux liens qu'il fera entre les informations, à leur contextualisation, il pourra améliorer les processus de l'entreprise et ainsi contribuer à la rendre plus performante.
5) Intégration dans le système d'information
L'arrivée d'un nouvel outil peut très rapidement poser plusieurs types de difficultés en termes d'intégration:
- Comment le relier aux outils déjà en place?
- Comment le faire intéragir avec ces systèmes?
- Comment ne pas multiplier les comptes utilisateur?
XWiki est facile à mettre en oeuvre et s'intègre très bien dans le système d'information (par exemple pour l'annuaire LDAP).
6) Multi-usages
La plupart des outils ont été conçus afin d'adresser un unique besoin. La force de XWiki c'est qu'il est un outil flexible et "universel" permettant d'adresser des besoins divers. Il peut permettre de créer un site participatif, un répertoire de ressources pédagogiques, un site comme bestventes.com, 1er service en France qui centralise les meilleurs ventes des marchands pour être sûr d'effectuer un achat apprécié et d'actualité, un réseau social éducatif 100 % open source, un système de veille collaborative... et ainsi répondre à des besoins de communication, de capitalisation, de partage... Il est multi-usages.
7) Support
Pour toute grande entreprise, bénéficier d'une offre de support est essentiel. Or, lorsque l'on parle d'open-source, il est courant de penser qu'aucun support n'est disponible.
XWiki vous permet de tirer le meilleur parti de ses solutions open source avec son offre de support professionnel. Vous bénéficiez ainsi, sans risques, de tous les avantages que vous offrent nos solutions. Il est également possible d'obtenir de l'aide, des réponses à vos questions via les forums utilisateurs.
8) Liberté
XWiki a fait le choix de poursuivre une stratégie Open Source pour toute sa gamme de solutions. Pour XWiki, la liberté compte :
- Liberté pour nos clients de tirer parti des fonctions avancées de XWiki. Nous pouvons adapter et développer votre XWiki pour répondre exactement aux besoins de votre organisation
- Liberté pour la communauté de développeurs XWiki de poursuivre la recherche la plus avancée dans le domaine du wiki d'entreprise avec l'aide de partenaires tels que le consoritium OW2, Google, le RNTL et l'Union Européenne
- Liberté de participer à un processus de développement de logiciel ouvert, avec une feuille de route publique où les décisions sont prises par un groupe de committers choisis sur la base de leurs compétences et de leur investissement dans le projet
