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Découvrez les news et événements de XWiki SAS

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févr. 20 2018

XWiki utilisé par Amazon

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Il y a près d’un an, Amazon a choisi XWiki comme sa plateforme interne de documentation et de collaboration. Cette plateforme est utilisée par près de 20 000 utilisateurs actifs, la plupart étant des ingénieurs et des membres des équipes produit.

« Chez Amazon, nous utilisons les wikis depuis de nombreuses années pour stimuler la collaboration et le partage d’informations entre les équipes, et pour éviter que l’information se perde dans les boîtes emails ou dans les disques durs en réseau. Nous avons choisi XWiki pour ses fonctionnalités documentaires avancées, sa capacité à gérer plusieurs millions de pages, son extensibilité permettant de développer des fonctionnalités sur-mesure, et aussi pour sa communauté de développeurs dynamiques et enthousiastes. » indique le responsable de l’équipe Wiki d’Amazon.

Plusieurs raisons ont motivé le choix d’XWiki comme plateforme de documentation :

  • Un éditeur WYSIWYG facile d’utilisation ;
  • Un vaste catalogue de modèles de documents et de macros ;
  • La possibilité de commenter et d’annoter des pages ;
  • La possibilité d’attacher facilement des images ou tout autre document par glisser-déposer ;
  • Un système de gestion des permissions avancé.

La structure du code source d’XWiki et sa qualité ont permis aux ingénieurs d’Amazon de construire des solutions spécifiques à leurs cas d’utilisation : intégration d’XWiki avec des services d’AWS (EC2, S3, RDS). XWiki SAS a, quant à elle, aidé à la formation des équipes de développement et de support à la prise en main de la plateforme afin d’aider à la diffusion de cette dernière. Finalement, dans le cadre de cette collaboration, Amazon a sponsorisé le développement de fonctionnalités clés au sein du projet Open Source XWiki, comme la possibilité de créer des hiérarchies de documents, d’autoriser (ou non) l’exécution de scripts dans des documents à l’aide d’une permission spécifique et l’intégration de l’éditeur WYSIWYG CKEditor comme éditeur riche principal d’XWiki.

Nous sommes très heureux de compter Amazon en tant qu’utilisateur d’XWiki ; ce partenariat nous a en effet permis de valider les efforts entrepris au cours des 14 dernières années afin d’améliorer la qualité de notre produit, ses performances et son adaptabilité.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger le business case d’Amazon.

févr. 19 2018

Nouveau record d'installations pour XWiki

En 14 ans d’expérience, nous avons appris que le travail est toujours récompensé. Cette semaine, nous avons reçu la plus grande récompense que vous, utilisateurs d’XWiki, pouvez nous donner : une importante augmentation des installations d’XWiki et de l’activité des instances installées.

all installs .png

Nous sommes fiers d’annoncer que les statistiques d’installation du logiciel XWiki battent tous les records : une augmentation de 50% par rapport à la même période en 2017 et près de 100 points d’augmentation par rapport au mois de février 2016.

Par ailleurs, les installations d’XWiki ne sont pas les seules à augmenter. En effet, le nombre d’activités sur des instances d’XWiki installées depuis un jour a proportionnellement augmenté. Nous estimons également que l’activité sur des instances installées depuis 10 jours devrait également augmenter. Cela signifiera alors que nos efforts dans l’amélioration de l’utilisabilité de notre plateforme auront su convaincre de nouveaux utilisateurs.

active installs count.png

Nous souhaitons remercier toutes les personnes impliquées dans le développement, le test et la promotion du logiciel Open Source XWiki au cours des dernières années pour tout leur travail.

Finalement, merci à vous pour votre confiance,
- Toute l’équipe d’XWiki SAS

févr. 08 2018

XWiki au FOSDEM 2018 - Retour d'expérience

Pour bien commencer l'année, XWiki s'est rendu au FOSDEM, le plus grand rendez-vous des communautés Open Source d'Europe. À cette occasion, pas moins de 12 employés d'XWiki SAS provenant de France (Paris) et de Roumanie (Iasi) se sont retrouvés le week-end des 3 et 4 février à Bruxelles pour participer à cet événement.

Nous avons eu la chance de pouvoir animer sept conférences traitant de domaines variés allant des problématiques de compatibilité entre les applications web aux méthodes de gouvernance d'une entreprise Open Source. Au cours de ce week-end, nous avons également participé à la tenue d'un stand Wikis et CMS auprès de deux autres projets de wikis Open Source : Tiki et Foswiki. Ce fut une excellente occasion pour nous d'échanger nos idées et comparer la manière dont nos solutions sont mises en place !

Si vous n'avez pas pu participer à l'événement ou simplement à l'une de nos conférences, voici les rediffusions de ces dernières :

Gestion d'une entreprise Open Source

Dans la salle « Community », Ludovic Dubost a présenté les avantages et les challenges associés au choix de développer une entreprise éditrice de logiciels Open Source tout en conservant leur développement basé sur des principes communautaires.

Description et slides

Plus tard dans la même journée, Ludovic est revenu plus en détail sur les problématiques liées au financement des entreprises fonctionnant sur ce modèle dans sa présentation « Tips & Tricks to finance an Open Source Project without selling your soul ».

Description et slides

XWiki et CryptPad

Dans le cadre d'un « Lightning Talk », Vincent Massol a montré comment il était possible de créer en quelques minutes des applications répondant à des besoins spécifiques couverts par les principes directeurs d'XWiki.

Description et slides

De son côté, Caleb James DeLisle a présenté le logiciel CryptPad en mettant l'accent sur l'architecture du projet permettant son extensibilité tout en conservant un maximum de sécurité pour les données d'un utilisateur. À la fin de sa conférence, Caleb a également présenté les différentes pistes actuellement prises en considération pour renforcer la sécurité de CryptPad sur le long terme.

Description et slides

Vie privée

Sur un tout autre sujet, Cristina Rosu est intervenue dans la salle « Legal and Policy Issues » sur le droit à l'oubli, de sa conception juridique aux débats sur le sujet dans le cadre du traitement des données à caractère personnel par les géants du Web et dans le cadre de la mise en place du règlement général sur la protection des données (GDPR) au mois de mai prochain.

Description et slides

Développement et expérience utilisateur

Au cours d'une présentation animée dans la salle « Testing and automation », Vincent Massol a eu l'occasion de décrire les pratiques de test mises en place au sein du projet XWiki en utilisant Java, Maven, Docker et Jenkins.

Description et slides

Finalement, Ecaterina Moraru a présenté dans le cadre de la salle « Open Source Design » la solution utilisée par XWiki afin de gérer de manière dynamique et extensible plusieurs jeux d'icônes dans une interface utilisateur.

Description et slides

Comme chaque année, ce fut un plaisir pour nous de participer à cet événement afin de partager nos idées avec d'autres acteurs du monde de l'Open Source, mais aussi pour vous rencontrer.

En attendant la prochaine édition du FOSDEM ou le prochain salon auquel nous participerons, n'hésitez pas à nous suivre sur les réseaux sociaux (Twitter, LinkedIn) et à vous abonner à notre newsletter pour ne manquer aucune de nos actualités et de nos conseils ! 

janv. 31 2018

Les 10 nouvelles fonctions d'XWiki 9. x

Dans cet article, nous décrivons les nouvelles fonctions et améliorations qui ont été introduites dans le cycle 9.x d'XWiki.

1. Notifications

Depuis un certain temps, nous voulions améliorer la façon dont les notifications fonctionnaient dans XWiki, et nous sommes donc très heureux d'annoncer que cette fonctionnalité tant attendue est arrivée.
Lors de votre prochain essai du dernier XWiki, vous remarquerez une icône cloche dans la barre supérieure, qui est en fait le menu des nouvelles notifications. En cliquant sur cette icône, vous verrez les derniers événements survenus sur votre wiki. Le nombre de notifications s'affiche dans le menu du haut, juste au-dessus de la cloche. Vous pouvez facilement vous abonner pour être averti de chaque événement, et contrôler le niveau de détail et les pages sur lesquelles vous souhaitez être tenu au courant. Par exemple, vous pouvez choisir d'être averti seulement lorsque des commentaires sont ajoutés sur le blog. De plus, les mises à jour peuvent être envoyées de manière périodique par courriel, selon vos préférences.

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2. Améliorations apportées à CKEditor

Plusieurs améliorations ont été apportées à CKEditor dans le cycle 9.x, y compris de nouveaux styles pris en charge, l'importation de fichiers Office directement depuis l'éditeur et une meilleure prise en charge des macros.
D'autre part l'éditeur a également été mis à niveau vers la version 4.7.3 qui apporte des améliorations supplémentaires et des corrections de bugs.

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3. Une meilleure administration

L'Administration a été réorganisée. Un menu accordéon et un champs de recherche sont maintenant disponibles en haut de la page Administration. Cela signifie qu'il est maintenant facile et rapide de filtrer les catégories et les sections d'administration. Un nouveau style plus harmonieux et l'ajout de conseils pour les options de configuration offrent une expérience de navigation toujours plus fluide.

4. Protection contre la suppression accidentelle de pages

Une autre caractéristique qui a été largement demandée est la protection contre la suppression accidentelle, qui concerne les pages Système et Extensions. Lorsque vous essayez de supprimer ces pages, XWiki va lister toutes les pages concernées et vous demandera de confirmer l'opération.

DeleteExtensionPage.png

5. Restaurer un lot de pages supprimées

Si vous avez supprimé plusieurs pages en même temps, il est maintenant possible de restaurer collectivement toutes les pages supprimées, à leur état et leur emplacement d'origine, très facilement.

6. Améliorations des pièces jointes

Dans l'onglet Pièces jointes qui se trouve en bas de n'importe quelle page, vous pourrez maintenant voir les aperçus des pièces jointes. De même, l'onglet Fichiers joints de la liste des documents du wiki affiche également un aperçu miniature pour les images. Plusieurs améliorations ont également été ajoutées au sélecteur de pièces jointes, avec la prise en charge des pièces jointes de plus de 2 Go et de nombreuses autres améliorations du système de fichiers.

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7. Filtres Livetable supplémentaires

Les Livetables XWiki ont maintenant des filtres de suggestion sur les champs utilisateur et date, et les listes multiples sont maintenant filtrables.

8. Affichage syntaxique de la mise en évidence et du blâme

Travailler avec la syntaxe est devenu beaucoup plus facile. L'application Syntax Highlighting est maintenant fournie par défaut pour mettre en avant le code. Les développeurs seront heureux d'apprendre qu'une nouvelle vue structurée a été ajoutée à la visionneuse de code, pour faciliter le suivi des révisions (blame view).

9. Flavors

XWiki fournit maintenant la saveur "XWiki Standard", au lieu de l'ancien paquet "XWiki Enterprise". Lors de la création d'un nouveau wiki, les Administrateurs peuvent maintenant choisir la flavor qu'ils souhaitent. Une flavor est un set d'extensions pré-installées pour un cas d'utilisation particulier. Ceci ouvre la voie à des flavors supplémentaires qui seront construites par la communauté Open Source en plus de XWiki. En utilisant des flavors, vous pouvez personnaliser votre XWiki. Vous pouvez imaginer un XWiki spécifiquement adapté à votre équipe dans les moindres détails.

10. De nombreuses améliorations de l'ergonomie

De l'amélioration des menus, au regroupement des applications plus utiles pour les nouveaux utilisateurs, nous améliorons constamment la convivialité de l'interface XWiki.

Essayez-le!

Avec plus de 1000 tickets fermés dans XWiki 9. x, les équipes peuvent amener leur collaboration à un nouveau niveau. Amusez-vous à explorer ces nouvelles fonctionnalités et n'hésitez pas à contacter notre équipe si vous avez besoin de plus d'informations.

janv. 26 2018

Nous serons présents au FOSDEM 2018

XWiki at FOSDEM 2018.jpeg

Nous sommes heureux d'annoncer notre participation à l'édition 2018 du FOSDEM (Free Open Source Developers' European Meeting) le week-end des 3 et 4 février prochains!

Cet évènement se déroulera à l'Université Libre de Bruxelles ; vous pourrez nous retrouver aux côtés de Tiki Wiki et WikiSuite au stand «Wikis and CMS» dans la zone K5, au deuxième étage du bâtiment K. Un emploi du temps complet de l'évènement ainsi qu'une liste des stands sont maintenant disponibles sur le site de l'évènement. L'entrée au FOSDEM est, comme chaque année, gratuite et sans réservation.

Cette année, notre équipe animera un total de huit présentations, dont trois autour du projet XWiki, deux utilisant XWiki comme cas d'utilisation, une traitant de notre projet d'éditeur collaboratif Zero Knowledge CryptPad et deux présentations d'intérêt général.

ConférencierTypeDate et Heure EmplacementSujet
Vincent
Massol
XWiki
use-case 
Saturday
12:20 - 13:05
H.2213Track: Testing and automation  
Présentation: Advanced testing in action on a Java project
Ludovic
Dubost
Product:
XWiki
Saturday
15:55 - 16:20        
K.4.601 Track: Community devroom  
Présentation: XWiki: a case study on managing corporate and community interests 14 years of Open Source in a Small Co.
Vincent
Massol
Product:
XWiki
Saturday
17:00 - 17:15
H.2215
(Ferrer)
Track: Lightning Talks  
Présentation: Addressing the long tail of applications
Anca
Luca
Open Food FactsSaturday  
17:20 - 17:35
 H.2215
(Ferrer)
Track: Lightning Talks  
Présentation: Open Food Facts: the wikipedia of food products
What if you could freely analyse all the food and cosmetic products in the world?
Ludovic
Dubost
Product:
XWiki 
Saturday
18:20 - 18:35
H.2215
(Ferrer)
Track: Lightning Talks  
Présentation: Tips & Tricks to finance an Open Source Project without selling your soul
Cristina
Roșu
Legal IssuesSunday  
09:30 - 09:55
UA2.220 (Guillissen)Track: Legal and Policy Issues  
Présentation: Artificial intelligence dealing with the right to be forgotten
Ecaterina MoraruXWiki
use-case
Sunday
14:00 - 14:20
K.4.201Track: Open Source Design  
Présentation: Icon Themes Reusable icon variables and mappings for customisable user interfaces
Caleb J.
De Lisle
Product: CryptPadSunday
16:00 - 16:25
 H.1301
(Cornil)
Track: Decentralised Internet and Privacy  
Presentation: CryptPad Encrypted collaborative editing without trusting the server

Nous sommes tous très impatients de vous rencontrer afin de répondre à toutes vos questions sur les projets XWiki et CryptPad! En attendant ; n'hésitez pas à suivre ces projets sur Twitter (XWiki et CryptPad) afin d'être tenus informés sur le déroulement de l'évènement.

déc. 18 2017

POSS 2017: Les présentations de One Job One Solution: Les Solutions Open Source pour utilisateurs finaux

Ludovic, notre Président Directeur Général, a animé un track sur « Solutions Open Source pour les utilisateurs finaux - 'One Job, one Solution' » ainsi qu’un présentation sur les effets et l’importance des solutions open source applicative. Des spécialistes d'Avencall, Axelor, Matrix, BlueMind, Maarch, Nexedi, Open-DSI, ATOL C&D, Rudder et France Labs l'ont rejoint.

Retrouvez la liste complète des conférences ainsi que les diapositives des présentations ici:

Open Source Applications competing against proprietary on-premise and Cloud SolutionsLudovic Dubost, XWiki
XWiki, Wiki Collaboration as an alternative to Confluence or SharepointVincent Massol, XWiki
Xivo, la téléphonie Open Source, concurrent de Centrex et Skype / LyncLaurent Demange, Avencall
Un ERP Open SourceLaith Jubair, Axelor
Cryptpad: Secure Online CollaborationAaron McSween, Cryptpad/XWiki
Encrypted decentralised communication with Matrix and Riot as an alternative to Slack.Matthew Hodgson, Matrix
BlueMind,l’alternative Open Source à MS Exchange, O365 ou Gmail.Sylvain Garcia, BlueMind
Maarch RM : Archivage électronique normé pour les entreprisesJean-Louis Ercolani, Maarch
Nexedi, un ERP Open SourceJean-Paul Smets, Nexedi
Dolibarr, un ERP orienté TPE & PMEPhilippe Scofoni, Open-DSI
REMOcRA, une solution open source au service de la gestion des risquesCharles-Henry Vagner, ATOL C&D
Rudder, l’outil DevOPS Open Source d’automatisation et de vérificationAlexis Mousset, Rudder
Ilan Costa, Jaguar Network
Datafari, gérer ses documents avec une solution de rechercheCédric Ulmer, France Labs

déc. 14 2017

Paris Open Source Summit 2017 talks

La semaine dernière était une semaine chargée à XWiki. Nous avons participé au Paris Open Source Summit 2017, où nous avons tenu 4 présentations sur divers sujets, tous en lien avec le collaboratif et la culture de l’Open Source. 

Dans le track ayant pour thème « La Dématérialisation », Ludovic Dubost a répondu à la question "Comment les entreprises traditionnelles peuvent-elles bénéficier d’outils utilisés par les grandes entreprises technologiques", en présentants les solutions qu'XWiki a mis en oeuvre pour ses clients:

Ludovic Dubost a aussi animé un track sur « Solutions Open Source pour les utilisateurs finaux - 'One Job, one Solution' » ainsi qu’un débat sur les effets et l’importance des solutions open source sur le monde des affaires. Des spécialistes d'Avencall, Axelor, Matrix, BlueMind, Maarch, Nexedi, Open-DSI, ATOL C&D, Jaguar Network et France Labs l'ont rejoint en salle CLAP. Retrouvez la liste complète des conférences ici.

Pendant le track, Ludovic a traité de manière approfondie le sujet des applications Open Source par rapport aux solutions propriétaires sur site et sur Cloud. Vous trouverez sa présentation ci-dessous :

Dans le même track, Vincent, notre directeur technique, est intervenu sur les avantages de la solution XWiki comme alternative à Confluence ou Sharepoint. Il a également expliqué l’impact que peut avoir la transformation numérique sur le succès d'une entreprise. Vous pouvez consulter sa présentation ci dessous : 

Aaron, membre de l’équipe recherche de XWiki, est lui intervenu sur Cryptpad et ses bénéfices et avantages en tant qu'outil de collaboration en ligne sécurisé. Vous pouvez regarder sa présentation ci dessous :

Ces deux journées ont été un véritable plaisir. Nous sommes heureux des rencontres que nous avons pu faire et d'avoir pu être un contributeur significatif à ce salon. Le plus important est que nous avons contribué à renforcer la communauté Open Source.

nov. 29 2017

Ludovic Dubost (XWiki) anime une track sur le thème «Solutions Open Source pour les utilisateurs finaux - 'One Job, one Solution'»

Quel est le meilleur choix : un logiciel développé par une poignée, ou bien par des centaines de développeurs ? Aujourd'hui, les communautés forgées autour de logiciels Open Source permettent à ces derniers d'améliorer leur sécurité et leur fonctionnalités.

Cette année, le Paris Open Source Summit nous a permis de tenir une track, une suite de conférences, sur l'importance des solutions Open Source chez les utilisateurs finaux. Cette track sera animée par Ludovic ainsi que 11 spécialistes internationaux du monde de l'Open Source. Les conférences traiteront des différences clés pouvant être apportés par des solutions Open Source en comparaison avec des solutions propriétaires. Nous nous intéresserons également aux avantages des solutions Open Source sur le marché, incluant sécurité, qualité, flexibilité, support et bien d'autres.

Rendez-vous dans la salle «Clap» à partir de 13h30.

Description de la track:

L'Open Source est omniprésent dans le domaine de l'infrastructure et du développement. Néanmoins dans le secteur Applications, la compétition est plus féroce avec les fournisseurs de Logiciels Propriétaires aussi bien en tant que Premise Software que sur le Cloud. Nous proposons une demie-journée sur le thème des solutions d'applications Open Source actuellement en compétition dans Applications Space. La première présentation concernera l'état de l'art  d'Open Source Applications et leur positionnement via à vis des fournisseurs propriétaires et du Cloud. Un point sera fait sur l'avancée de ces applications ainsi que sur les business modèles utilisés par les fournisseurs d'Open Source Application. Ensuite plusieurs fournisseurs d'Applications présenteront leurs solutions et les avantages qu'elles apportent à leurs utilisateurs et clients.

Program:

13h30-14h00Open Source Applications competing against proprietary on-premise and Cloud SolutionsFRLudovic Dubost, XWiki
14h00-14h20XWiki, Wiki Collaboration as an alternative to Confluence or SharepointFRVincent Massol, XWiki
14h20-14h40Xivo, la téléphonie Open Source, concurrent de Centrex et Skype / LyncFRLaurent Demange, Avencall
14h40-15h00Un ERP Open SourceFRLaith Jubair, Axelor
15h00-15h15Cryptpad: Secure Online CollaborationENAaron McSween, Cryptpad/XWiki
15h15-15h30Encrypted decentralised communication with Matrix and Riot as an alternative to Slack.ENMatthew Hodgson, Matrix
16h00-16h20BlueMind,l’alternative Open Source à MS Exchange, O365 ou Gmail.FRSylvain Garcia, BlueMind
16h20-16h40Maarch RM : Archivage électronique normé pour les entreprisesFRJean-Louis Ercolani, Maarch
16h40-17h00Nexedi, un ERP Open SourceFRJean-Paul Smets, Nexedi
17h00-17h15 Dolibarr, un ERP orienté TPE & PMEFRPhilippe Scofoni, Open-DSI
17h15-17h30REMOcRA, une solution open source au service de la gestion des risquesFRCharles-Henry Vagner, ATOL C&D
17h30-17h45Rudder, l’outil DevOPS Open Source d’automatisation et de vérificationFRAlexis Mousset, Rudder
Ilan Costa, Jaguar Network
17h45-18h00Datafari, gérer ses documents avec une solution de rechercheFRCédric Ulmer, France Labs

nov. 27 2017

Nous serons présents à Paris Open Source Summit

Nous sommes heureux de vous annoncer que nous serons présents au Paris Open Source Summit les 6 et 7 décembre prochains.

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L'évènement aura lieu au centre de conférences «Les Docks de Paris» le mercredi 6 et le jeudi 7 décembre 2017. Vous pourrez nous trouver au stand B13. Le programme complet de l'événement ainsi que la liste des exposants est maintenant disponible. L'accès au salon est gratuit et l'inscription s'effectue via ce lien.

Cette année, notre CEO Ludovic Dubost animera une suite de conférences sur le thème «Solutions Open Source pour utilisateurs finaux - 'One job, one solution'». Après une introduction présentant l'avancement des Solutions Open Source pour les entreprises, douze Solutions Open Source seront présentées (XWiki, Avencall, Axelor, CryptPad, Matrix, BlueMind, Maarch, Nexedi, Open-DSI, ATOL C&D, Rudder et France Labs de 13h30 à 18h00, dans l'espace «Clap». XWiki sera présenté par Vincent Massol de 14h à 14h20, et Aaron McSween, Ingénieur en recherche et développement sur le projet CryptPad interviendra lors de cette conférence de 15h00 à 15h15.

En parallèle, Ludovic interviendra sur le thème «How can traditional companies benefit from tools used by the leading tech companies» de 14h50 à 15h10 dans l'espace «Le Mixage».

Finalement, de 17h10 à 17h30, vous pourrez retrouver Ludovic et Vincent dans un table ronde sur le thème «Valorisation et dissémination par l’Open Source : quels enseignements tirer de projets existants ?».

Nous sommes impatients de vous rencontrer et de répondre à vos questions relatives à notre communauté ! N'hésitez pas à nous suivre sur Twitter pour rester informé de nos dernières avancées.

nov. 07 2017

Rédiger une PON avec XWiki Procédures

Les procédures opérationnelles normalisées (PON) représentent un ensemble d'instructions par étapes créées par une organisation pour aider les employés à effectuer des opérations de routine complexes. XWiki a développé une structure polyvalente et prête à l'emploi pour tous les domaines qui peuvent être intéressés: administration, développement informatique, marketing, ressources humaines, logistique, et bien plus encore. C'est une solution adaptée à tout service qui cherche à mettre en place une procédure qui simplifierait ses processus. 

Voici 4 étapes pour créer des PONs faciles à suivre:

1. Faites vos recherches

Une des clés pour rédiger des procédures efficaces consiste à comprendre le processus qui sera documenté dans la procédure. Cela commence par la recherche, ou en d'autres termes, par la collecte d'informations.

Un example d'activité sera d'interroger les responsables des processus et les personnes qui s'occupent de leur mise en œuvre. Ce sont les personnes-ressource à consulter en raison de leur connaissance et de leur participation aux processus. De plus, cette recherche devrait vous aider à établir des objectifs en évaluant les capacités du processus d'apprentissage et en comparant les performances des leaders de l'industrie dans les domaines visées.

À faire: Incluez des captures d'écran, des images, des videos, et les meilleures pratiques.

À éviter: De relier les tâches à des outils spécifiques qui peuvent changer avec le temps.

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2. Établir une vue d'ensemble

Votre tâche consiste à créer une situation où les employés ne se contentent pas de suivre des procedures. Vous souhaitez qu'ils comprennent le rôle qu'ils jouent dans la réussite de l'entreprise. En fixant des objectifs alignés sur la stratégie organisationnelle, ils seront plus motivés à améliorer les procedures au fur et à mesure qu'ils grandiront avec l'entreprise.

Par conséquent, gardez à l'esprit que vos procédures devraient expliquer les actions à entreprendre pour la réalisation de votre business plan, tout en documentant les étapes impliquées et les effets des interactions avec d'autres processus.

À faire: Montrez où le succès d'une procédure s'inscrit dans le cadre du plan de croissance de l'entreprise.

À éviter: D'oublier de donner des instructions à tous les départements impliqués dans le bon déroulement de la procédure.

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3. Offrir une structure aux procédures

Une procedure écrite est un guide avec des instructions par étapes pour aider le lecteur à travers une tâche, alors gardez les choses simples et claires. Avec XWiki Procédures, vous avez la chance d'étendre les procédures au niveau de toute l'entreprise, ou de les définir à une équipe. Donnez à votre procédure une structure qui facilitera les efforts de vos employés au lieu de les envoyer sur un chemin aléatoire qui prend du temps.

À faire: Insistez sur la séquence et la correlation entre les différentes tâches, car cela vous aidera à les suivre.

À éviter: D'oublier des étapes parce qu'elles semblent évidentes. Ce n'est jamais le cas.

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4. Impliquer les employés

Donnez à vos employés la possibilité de s'approprier le projet afin qu'ils puissent contribuer à la façon dont les choses évoluent dans votre organisation. Pour la plupart des entreprises, le problème ne vient pas des procédures, mais avec le façon dont elles sont presentées aux employes. Rendez-les agréables, faciles à suivre et surtout, appréciez ceux qui prennent le temps de les améliorer.

À faire: Organiser des brainstorming et proposez un accompagnement avant d'instaurer une nouvelle procédure, afin que tout le monde soit pleinement impliqué.

À éviter: D'ajouter simplement une procédure; prenez le temps d'expliquer ce qui n'est pas clair et modifiez si nécessaire.

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Conclusions:

1. Faites des recherches sur ce que fait la concurrence et sur les étapes à suivre. Personnalisez-les selon vos besoins.

2. Mettez l'accent sur la vue d'ensemble (big picture) et la façon dont les procédures aident votre entreprise à prospérer.

3. Prenez le temps de rendre vos procédures structurées, facile à suivre, avec des tâches claires.

4. Donnez la paternité à ceux qui travaillent sur la procédure. Encouragez-les à l'améliorer. 

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