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Articles de blog pour septembre 2013

Comment la culture wiki peut changer votre entreprise

En général, on reconnaît que les technologies modernes peuvent aider à rendre votre entreprise plus efficace en permettant aux informations de circuler plus efficacement à l'intérieur de l'entreprise ainsi qu'en étant plus accessibles à tous les collaborateurs. Il existe de nombreuses méthodes pour y arriver mais elles ont des effets très différents sur la façon dont la culture d'entreprise évolue, et au final, sur les résultats que l'entreprise peut attendre.
 
Dans une série d'articles, "Comment la culture wiki peut changer votre entreprise", je voudrais vous partager notre expérience avec les technologies wiki avancées dans un contexte professionnel et vous montrer comment elles ont changé la culture de notre entreprise dans le bon sens. Le fait est qu'il y a beaucoup de choses à apprendre de la façon dont les wikis ont transformé les communautés et les organisations qui les utilisent et qu'on peut utiliser ces enseignements pour apporter des bénéfices aux entreprises.

Voici le plan que je vous propose de suivre (n'oubliez pas d'enregistrer le lien de cet article, car nous le mettrons à jour régulièrement avec les nouveaux articles publiés) :

  1. Petit retour sur l'histoire des wikis
  2. Les wikis en entreprise
  3. Qu'est-ce que la culture wiki, et quel lien avec l'entreprise ?
  4. Les bénéfices de la culture wiki
  5. Culture wiki : comment se lancer ?
  6. Quel rôle pour les outils dans la culture wiki ?

Petit retour sur l'histoire des wikis

Premier article de notre série "Comment la culture wiki peut changer votre entreprise". Avant de rentrer dans le vif du sujet, nous vous proposons une courte introduction sur l'histoire du wiki et les apports et bénéfices de cet outil !

Le premier wiki

Le concept wiki a été inventé par Ward Cunningham en 1995 alors qu'il cherchait un moyen de construire une communauté partageant des "patterns" en informatique.  
Il a conçu l'outil le plus simple permettant d'atteindre cet objectif. Le concept clé était des pages librement éditables par tous les participants et reliées entre elles. L'un des éléments clés était que le lien était créé avant la page et une fois le bouton "save" cliqué, tout le contenu était immédiatement publié sans aucun processus d'approbation.
Après la création du premier wiki par Ward Cunningham, dont le code était open source, d'autres développeurs ont créé leur propre logiciel de wiki ; tout en conservant les concepts clés, ils ont amélioré la version initiale et ajouté plusieurs fonctionnalités.

Wikipedia

Le concept wiki a été popularisé par la création de Wikipedia qui a pour objectif de créer une encyclopédie du savoir humain, en utilisant le concept wiki. En moins de 10 ans, Wikipedia a tué tout le business des encyclopédies papier et sur CD/DVD-ROM, créées par des experts et est devenue un des 10 sites internet les plus visités dans le monde.
Aujourd'hui, dans les premiers résultats de recherche de Google, on trouve très souvent des pages Wikipedia. Ce fut un immense succès, malgré la vague de critiques d'experts concernant la qualité des contenus Wikipedia. C'est la preuve qu'une communauté de plusieurs personnes consacrant un peu de leur temps peut battre une petite équipe de personnes expérimentées travaillant à temps plein.

L'expérience Wikipedia ne peut pas être appliquée aux entreprises, mais elle est instructive. Selon moi, il y a particulièrement deux points importants : 

  1. Le succès de Wikipedia ne repose pas sur le niveau d'implication des personnes, bien au contraire. Il repose sur la combinaison des contenus que chaque individu apporte. Quand on partage de l'information, sur un court laps de temps, il est courant de penser que plus la contribution est importante meilleure elle est, mais les contributions ne s'additionnent pas comme des chiffres. Ce qui est important, c'est la manière dont les contributions vont être associées pour devenir quelque chose de plus grand avec une grande valeur ajoutée. Combiner deux gros documents Word n'est guère facile, tandis qu'ajouter progressivement des petits morceaux de contenu à un document existant l'est davantage. Il est important de noter que ce qui est évident pour tout ce qui relève de la connaissance du monde l'est tout autant en entreprise : "aucun individu n'a toute la connaissance".
  2. La qualité du résultat final n'est pas uniquement une question de mots dans une page, mais aussi, quand une question d'organisation des contenus dans la page et de liens entre les pages. Une des principales valeurs de Wikipedia est "l'organisation de l'information" qui a été créée par la communauté des contributeurs.

Cela est particulièrement important dans le contexte de l'entreprise, quand on compare les wikis aux réseaux sociaux d'entreprise ou aux systèmes de gestion de documents. Ces derniers outils ne permettent pas de collaborer efficacement sur l'organisation de l''information, ce qui aboutit à des résultats très pauvres en termes de navigation dans celle-ci.

Cela est d'autant plus vrai que le volume des connaissances est en plein boom. C'est ce que nous verrons dans le prochain article.

Ludovic Dubost
Président & Fondateur

Organisez le recrutement de votre entreprise avec notre nouvelle application de recrutement

Combien de fois avez-vous navigué dans des centaines de CV et d'emails en espérant trouver un jour un meilleur moyen de consulter toutes d'informations ? Dans les faits, le processus de recrutement est considérablement plus compliqué quand vous devez retrouver de l'information dispersée dans vos emails, sites de recrutement en ligne, tableurs et autres types de données.

Ce mois-ci, nous sommes ravis de vous présenter notre toute nouvelle application de recrutement XWiki, qui permettra aux équipes des Ressources Humaines :

  • d'organiser les candidatures
  • de suivre toutes les offres d'emplois

Trois manières simples d'organiser vos informations de recrutement :

1.  Ajoutez toutes vos offres d'emplois dans l'application de recrutement

Cela vous permet d'avoir toutes les informations sur vos offres d'emplois au même endroit.  Vous pourrez également filtrer vos annonces par stade de validation (Brouillon / Première relecture / Dernière relecture / Approuvé) ou par statut (Actif / Inactif / Prospection).

JobAreaHome.png

2. Créez les profils des candidats et reliez-les aux offres d'emploi auxquelles ils ont postulé

Les profils de candidats sont composés des informations suivantes:

  • L'onglet "Informations Personnelles" dans lequel vous pourrez mettre toutes les informations sur les candidats que vous avez interviewé et les postes pour lesquels ils ont postulé.
  • L'onglet "Candidature" dans lequel vous pourrez mettre la lettre de motivation, le CV ainsi que des informations concernant les sites ou canaux par lesquels le candidat a postulé.
  • L'onglet "Evaluation" dans lequel les recruteurs pourront donner leurs avis sur les candidats et leurs diplômes / expériences et noter leur performance.

Candidate.png

3. Retrouvez facilement vos candidats

Le tableau dynamique dans la page d'accueil de l'application vous permet de filtrer vos candidats par: 

  • Nom
  • Bureau
  • Offre d'emploi
  • Statut
  • Source
  • Date

RecruitmentAppHome.png

Essayez-la

L'application de recrutement est un outil simple, mais puissant pour organiser votre processus de recrutement. Vous pouvez facilement l'installer dans votre wiki en suivant ces instructions d'installation

Vous découvrez XWiki ?

Vous pouvez essayer XWiki et l'application de recrutement gratuitement en utilisant XWiki Cloud et en installant manuellement l'application>>.

Vous pouvez également aller sur le wiki Extensions sur xwiki.org pour découvrir d'autres applications.

XWiki participe à la deuxième édition des JPDS

Osez rencontrer une start-up !

A l’occasion des Journées du Patrimoine Des Starts-up (JPDS), la société XWiki SAS ouvre ses portes et vous invite à découvrir le monde du logiciel Open Source.

N’avez-vous jamais voulu observer de l’intérieur une start-up ? Ne vous êtes-vous jamais demandé comment fonctionnait une entreprise du Web et comment se mettent en place les projets Web ?

Ludovic Dubost, créateur de la société, et toute l’équipe de XWiki SAS seront heureux de vous accueillir le vendredi 13 septembre de 14h à 16h15 dans leurs locaux du 35 Rue Beaubourg à Paris.

Dans un premier temps, Ludovic vous présentera, lors d’une "mini conférence", son parcours ainsi que sa vision de l'entrepreneuriat.

Vous pourrez ensuite participer à la vie d’un projet web : de la demande du client à la livraison du produit fini, vous aurez l'occasion, avec l’aide de nos équipes, de contribuer à la création d'un site intranet / internet.

Enfin, pour terminer cette journée, c'est autour d'un verre que vous pourrez venir échanger avec notre équipe. Un petit cadeau vous sera offert également pour vous remercier d'être passé. emoticon_smile

Les JPDS, c’est quoi ?

« Un moment de partage et de rencontre entièrement organisé par les entrepreneurs, pendant les journées du patrimoine. Les 12, 13 et  14 septembre 2013, partout en France, des chefs d’entreprises innovantes ouvrent leurs portes au grand public afin de lui faire découvrir leur quotidien de l’intérieur. C’est entièrement gratuit, mais l’inscription est obligatoire. »
Pour en savoir plus, cliquez ici.

Nous vous attendons nombreux le vendredi 13 septembre 2013 à 14h !
Inscrivez-vous sur le site JPDS

Le Top 10 des fonctionnalités du cycle XWiki 4.X

Si vous n'avez pas encore lu les dernières release notes XWiki, il se peut que vous ayez raté certaines des améliorations que nous avons mises en place au cours du cycle XWiki 4.X.
Cet article a pour but d'y remédier ! Découvrez dans les paragraphes suivants le top 10 de ce cycle 4.X, lequel avait pour thématiques "la facilité d'utilisation" et la "qualité".

XWiki est un outil puissant et extensible, c'est pourquoi nous avons porté une attention toute particulière sur "App Within Minutes" et sur l'"Extension Manager" qui ont chacun reçu leur lot d'améliorations.

1. L' Extension Manager simplifie l'installation et la gestion des extensions directement depuis l'interface d'administration d'XWiki. Introduit au cours du cycle 4.X, vous pouvez également l'utiliser pour mettre à niveau ou revenir à une version antérieure de vos extensions dans votre wiki.

Extensions.png

2. De nombreuses améliorations ont été apportées à App Within Minutes, notre application permettant aux utilisateurs d'XWiki de créer leurs propres applications en suivant trois étapes simples. Vous pouvez à présent associer une icône à votre application. Il est également possible de traduire cette application. Un nouveau panel Applications est affiché par défaut du côté droit de votre wiki : celui-ci liste toutes les applications courantes. Le panel contient également des liens vous permettant de créer ou d'installer facilement des applications.

AppWithinMinutesApplicationsPanel.png
AppWithinMinutes.png

3. Il est possible de cacher une page wiki. Cela signifie que vous pouvez décider si les événements déclenchés par ces pages, comme la création, la modification ou la suppression, apparaîtront dans le flux d'activité.

HiddenDocument.png

4. Avec les annotations et commentaires fusionnés par défaut, il est beaucoup plus facile de garder une trace des conversations sur les pages. Ces améliorations permettent notamment de répondre aux annotations.

Annotations.png

5. Le flux d'activité vous permet désormais de rester informé des changements que les utilisateurs effectuent sur les pages.

ActivityStream.png

6. Le fuseau horaire peut être directement paramétré depuis la page des préférences utilisateurs.

Localization.png

7. XWiki 4.X vient également avec de nouvelles variables pour les thèmes de couleurs qui peuvent être personnalisées à partir de l'assistant des thèmes de couleurs.
ColorTheme.png

8. L'interface utilisateur de l'annuaire utilisateurs peut être personnalisé en ajoutant de nouvelles colonnes au tableau dynamique des utilisateurs.

UserDirectory.png

9. Un administrateur peut configurer le profil utilisateur pour choisir les informations qui peuvent y apparaitre (dans l'onglet "profil" de la page de profil de l'utilisateur). Il n'est donc plus nécessaire de coder pour réaliser cela.

UserProfileCustomization.png

10. L'interface d'administration LDAP est prévue pour faciliter la configuration LDAP directement à partir du wiki. Auparavant, vous auriez eu à modifier les fichiers de configuration de XWiki.

admin-ldap-ui.png

Il est temps d'essayer XWiki par vous-même !

Vous souhaitez faire une mise à niveau ?

Contactez-nous et nous serons heureux de vous aider à mettre à niveau votre wiki avec la dernière version recommandée. Si vous êtes un utilisateur du Cloud, votre wiki a déjà été mis à niveau : XWiki 4.5 !

XWiki est nouveau pour vous ?

Vous pouvez créer un wiki gratuitement sur le cloud en quelques minutes.

Les outils collaboratifs continuent leur déploiement

Il y a quelques mois, Arctus a publié les résultats de son enquête sur les intranets en 2013. Cette dernière a été menée entre janvier et avril 2013 et a permis de recueillir les réponses de plus de 400 personnes. Elles résident majoritairement en France (86,4 %), travaillent, pour 59 % d'entre elles, dans des entreprises de 1000 à plus de 10000 salariés et appartiennent aussi bien au secteur public et parapublic que privé.

Les questions s'articulaient autour de 4 thèmes principaux : Information et communication, Collaboratif, Réseau Social d'Entreprise (RSE) et Stratégie numérique. Voici les principaux enseignements :

Information et communication

  • Les métiers des RH sont toujours ceux qui publient le plus sur l'intranet (79 %)
  • Les informations produits, proposés sur l'intranet, perdent du terrain alors que les informations pratiques sont en augmentation
  • La gouvernance de l'intranet progresse

Collaboratif

  • Dans le Top 15 des fonctionnalités disponibles aujourd’hui sur l'intranet, on trouve en tête l'annuaire d'entreprise, le moteur de recherche et le webmail et on note une belle progression (+ 15 %) des applications internes. De manière générale, la capitalisation des connaissances redevient un sujet prioritaire.
  • On note une progression significative de l'ensemble des types d'espaces collaboratifs
  • Parmi les fonctionnalités de ces espaces, ce sont les alertes mail ou Flux RSS qui progressent le plus (+ 52 %)
  • Concernant l'appropriation des outils collaboratifs, on constate qu'ils sont utilisés plus régulièrement (+ 19 %)

Espaces-Communautaires-Arctus.jpg

RSE et fonctions sociales

  • Parmi le Top 10 des services disponibles aujourd’hui, on trouve en tête le SSO (avec la plus forte progression : + 8 %), l'enquête en ligne et les alertes emails, qui perdent du terrain
  • Peu de changements par rapport à l'année 2012 concernant la gouvernance du RSE. 28 % des répondants (contre 29 % en 2012), indiquent qu'une charte des comportements des utilisateurs et des acteurs de l'intranet a été mise en place
  • Le nombre de community managers grandit : 43 % en 2013, contre 37 % en 2012 

Stratégie numérique

  • Les derniers projets numériques mis en place concernent des plateformes collaboratives (46 %)
  • Le principal sponsor est la DSI avec 42 %, devant la Direction de la communication (41 %). La Direction des RH arrive en 5ème position avec 20 %. Pour 7 % des répondants, il n'y a aucun sponsor.
  • Bonne nouvelle, des études de besoin (63 %) et la rédaction d'un cahier des charges (66 %) précèdent le choix d'une solution technique.
  • Les tablettes et smartphones vont continuer à se déployer fortement
  • L’exécution de tâches depuis l’extérieur est de plus en plus répandue et les tâches diversifiées (intégrer du contenu pour 50 % des répondants ou encore travailler sur un espace collaboratif pour 48 % d'entre eux-)
  • La réussite d'un projet numérique repose en priorité sur 1) l'implication des directions, 2) une étude des besoins des utilisateurs, le cadrage du projet et la définition des objectifs du dispositif et 3) une conduite du changement

Profil-Batisseur-Arctus.jpg

A la fin du rapport, on trouve une répartition des entreprises ayant participé à l'enquête selon des socio-types définis par Arctus. Chacun d'entre eux est caractérisé par le degré de maturité en termes de fonctionnalités proposées et de gouvernance implémentée dans l'intranet. Le socio-type principal est le "Bâtisseur" (30,6 %), malgré une légère baisse par rapport à 2012. Les deux suivants sont les socio-types "Conservateur" (29,9 %) et "Consciencieux" (16,8 %).

Nous vous donnons rendez-vous à l'Open World Forum

Cette année encore, nous sommes heureux de participer à l'Open World Forum, qui s'annonce exceptionnel d'après son président (en anglais).

owf-banner.jpg

Nous le sommes d'autant plus que l'événement évolue dans sa forme. Des conférences (nombreuses et variées) seront toujours proposées, mais il sera aussi possible aux visiteurs de venir rencontrer des éditeurs, des cabinets de conseil... sur les stands installés durant toute la durée de l'événement.

Retrouvez-nous sur le stand F3 (PDF) et venez nous écouter sur différents sujets (certaines dates ou créneaux horaires sont susceptibles de changer) : 

Pour s'inscrire : http://www.openworldforum.org/registration/

Les wikis en entreprise

Voici notre deuxième article de la série "Comment la culture wiki peut changer votre entreprise" (retrouvez la liste complète ici).

Le wiki de base et Wikipedia ne sont pas des wikis d'entreprise. Toutefois, Wikipedia s'est développé et plusieurs logiciels wiki ont été créés dans le but de répondre aux besoins des entreprises. Ces logiciels ont été simplement appelés "wikis d'entreprise".

Les organisations sont confrontées aux mêmes difficultés que celles que l'on peut observer sur Wikipedia (par exemple) à savoir la gestion des connaissances. Mais il y a quelques différences.

Le défi, toujours grandissant, de la connaissance

Les entreprises sont faites d'individus qui travaillent ensemble. Chacun d'entre eux gère de l'information. Et dans "l'économie de la connaissance" d'aujourd'hui, les entreprises gèrent de plus en plus d'informations.

Les employés ont besoin d'avoir accès à l'information traitée par d'autres employés. Historiquement, le partage de l'information est principalement "one to one" avec une petite part de l'information partagée au cours de réunions ou de formations ; l'information peut être diffusée d'une personne vers plusieurs ou de plusieurs personnes vers plusieurs autres.

Les entreprises et les salariés sont également devenus plus mobiles ; les employés changent de poste ou d'entreprise. Les entreprises peuvent également se développer plus rapidement et s'étendre davantage à l'international, avec des employés physiquement moins présents dans un même lieu.

Les entreprises font ainsi face à un défi sur la façon de rendre la connaissance plus accessible et de la diffuser plus efficacement.

L'information perdue

Les entreprises sont également confrontées au défi de "l'information perdue" lorsque les employés quittent l'entreprise.

Si vous embauchez un stagiaire dans votre entreprise, que va t-il rester de son travail après son départ ? Si le travail du stagiaire est de créer une tâche ou de produire quelque chose de matériel, pas de soucis, mais si son travail consiste à produire des "connaissances", il est essentiel de faire le nécessaire pour qu'elles ne soient pas perdues une fois le stage terminé.

Accès à l'information et productivité

Dans chaque entreprise aujourd'hui, les employés posent constamment des questions à d'autres employés sur "comment faire ceci ou cela" ; chaque semaine, les employés refont quelque chose qu'un autre employé a déjà fait auparavant. Les gains de productivité seront énormes si le "défi de la connaissance" est résolu. Et pour certaines entreprises, la non-résolution de ce défi peut mettre en danger leur vie dans la mesure où elles deviennent moins compétitives.

Ludovic Dubost
Président & Fondateur

Rétrospective des améliorations de XWiki entre les cycles 2.4 et 5.1

Pendant le séminaire XWiki SAS 2013, Ecaterina Moraru, notre ingénieur en charge de l'ergonomie et du design, a préparé une présentation dans laquelle elle effectue une revue des améliorations et des fonctionnalités qui ont été ajoutées à XWiki Enterprise depuis la version 2.4 jusqu'à la version 5.1.

Pour les fonctionnalités qui existaient avant 2.4, une vue comparative est disponible, et présente le look des fonctionnalités avant et après. Les personnes ayant contribué aux améliorations de ces fonctionnalités sont également présentées.

Pour avoir la liste complète des améliorations apportées au cours de ces cycles, n'hésitez pas à consulter les releases notes de XWiki. L'article de blog original de Ecaterina est disponible sur le blog de xwiki.org.

Les slides de notre dernier petit déjeuner clients

Mardi, nous avons organisé notre 2ème petit déjeuner clients de l'année auquel ont participé les sociétés Socomore et Voyage Privé. Nous sommes heureux d'avoir pu leur donner la parole pour leur permettre de présenter leur projet avec XWiki :

Au cours de ce petit déjeuner, les dernières évolutions de notre produit ont également été présentées par Vincent Massol :