Blog Archive

Articles de blog pour novembre 2017

Rédiger une PON avec XWiki Procédures

Les procédures opérationnelles normalisées (PON) représentent un ensemble d'instructions par étapes créées par une organisation pour aider les employés à effectuer des opérations de routine complexes. XWiki a développé une structure polyvalente et prête à l'emploi pour tous les domaines qui peuvent être intéressés: administration, développement informatique, marketing, ressources humaines, logistique, et bien plus encore. C'est une solution adaptée à tout service qui cherche à mettre en place une procédure qui simplifierait ses processus. 

Voici 4 étapes pour créer des PONs faciles à suivre:

1. Faites vos recherches

Une des clés pour rédiger des procédures efficaces consiste à comprendre le processus qui sera documenté dans la procédure. Cela commence par la recherche, ou en d'autres termes, par la collecte d'informations.

Un example d'activité sera d'interroger les responsables des processus et les personnes qui s'occupent de leur mise en œuvre. Ce sont les personnes-ressource à consulter en raison de leur connaissance et de leur participation aux processus. De plus, cette recherche devrait vous aider à établir des objectifs en évaluant les capacités du processus d'apprentissage et en comparant les performances des leaders de l'industrie dans les domaines visées.

À faire: Incluez des captures d'écran, des images, des videos, et les meilleures pratiques.

À éviter: De relier les tâches à des outils spécifiques qui peuvent changer avec le temps.

4 (1).png

2. Établir une vue d'ensemble

Votre tâche consiste à créer une situation où les employés ne se contentent pas de suivre des procedures. Vous souhaitez qu'ils comprennent le rôle qu'ils jouent dans la réussite de l'entreprise. En fixant des objectifs alignés sur la stratégie organisationnelle, ils seront plus motivés à améliorer les procedures au fur et à mesure qu'ils grandiront avec l'entreprise.

Par conséquent, gardez à l'esprit que vos procédures devraient expliquer les actions à entreprendre pour la réalisation de votre business plan, tout en documentant les étapes impliquées et les effets des interactions avec d'autres processus.

À faire: Montrez où le succès d'une procédure s'inscrit dans le cadre du plan de croissance de l'entreprise.

À éviter: D'oublier de donner des instructions à tous les départements impliqués dans le bon déroulement de la procédure.

5 (1).png

3. Offrir une structure aux procédures

Une procedure écrite est un guide avec des instructions par étapes pour aider le lecteur à travers une tâche, alors gardez les choses simples et claires. Avec XWiki Procédures, vous avez la chance d'étendre les procédures au niveau de toute l'entreprise, ou de les définir à une équipe. Donnez à votre procédure une structure qui facilitera les efforts de vos employés au lieu de les envoyer sur un chemin aléatoire qui prend du temps.

À faire: Insistez sur la séquence et la correlation entre les différentes tâches, car cela vous aidera à les suivre.

À éviter: D'oublier des étapes parce qu'elles semblent évidentes. Ce n'est jamais le cas.

1 (1).png

4. Impliquer les employés

Donnez à vos employés la possibilité de s'approprier le projet afin qu'ils puissent contribuer à la façon dont les choses évoluent dans votre organisation. Pour la plupart des entreprises, le problème ne vient pas des procédures, mais avec le façon dont elles sont presentées aux employes. Rendez-les agréables, faciles à suivre et surtout, appréciez ceux qui prennent le temps de les améliorer.

À faire: Organiser des brainstorming et proposez un accompagnement avant d'instaurer une nouvelle procédure, afin que tout le monde soit pleinement impliqué.

À éviter: D'ajouter simplement une procédure; prenez le temps d'expliquer ce qui n'est pas clair et modifiez si nécessaire.

2 (1).png

Conclusions:

1. Faites des recherches sur ce que fait la concurrence et sur les étapes à suivre. Personnalisez-les selon vos besoins.

2. Mettez l'accent sur la vue d'ensemble (big picture) et la façon dont les procédures aident votre entreprise à prospérer.

3. Prenez le temps de rendre vos procédures structurées, facile à suivre, avec des tâches claires.

4. Donnez la paternité à ceux qui travaillent sur la procédure. Encouragez-les à l'améliorer. 

TESTEZ-LE ICI!

Pas encore convaincu ? Testez XWiki Procédures gratuitement pendant 10 jours, sans conditions et aucune carte bancaire requise.

Nous serons présents à Paris Open Source Summit

Nous sommes heureux de vous annoncer que nous serons présents au Paris Open Source Summit les 6 et 7 décembre prochains.

DOreVJeWAAEgEKW.jpg

L'évènement aura lieu au centre de conférences «Les Docks de Paris» le mercredi 6 et le jeudi 7 décembre 2017. Vous pourrez nous trouver au stand B13. Le programme complet de l'événement ainsi que la liste des exposants est maintenant disponible. L'accès au salon est gratuit et l'inscription s'effectue via ce lien.

Cette année, notre CEO Ludovic Dubost animera une suite de conférences sur le thème «Solutions Open Source pour utilisateurs finaux - 'One job, one solution'». Après une introduction présentant l'avancement des Solutions Open Source pour les entreprises, douze Solutions Open Source seront présentées (XWiki, Avencall, Axelor, CryptPad, Matrix, BlueMind, Maarch, Nexedi, Open-DSI, ATOL C&D, Rudder et France Labs de 13h30 à 18h00, dans l'espace «Clap». XWiki sera présenté par Vincent Massol de 14h à 14h20, et Aaron McSween, Ingénieur en recherche et développement sur le projet CryptPad interviendra lors de cette conférence de 15h00 à 15h15.

En parallèle, Ludovic interviendra sur le thème «How can traditional companies benefit from tools used by the leading tech companies» de 14h50 à 15h10 dans l'espace «Le Mixage».

Finalement, de 17h10 à 17h30, vous pourrez retrouver Ludovic et Vincent dans un table ronde sur le thème «Valorisation et dissémination par l’Open Source : quels enseignements tirer de projets existants ?».

Nous sommes impatients de vous rencontrer et de répondre à vos questions relatives à notre communauté ! N'hésitez pas à nous suivre sur Twitter pour rester informé de nos dernières avancées.

Ludovic Dubost (XWiki) anime une track sur le thème «Solutions Open Source pour les utilisateurs finaux - 'One Job, one Solution'»

Quel est le meilleur choix : un logiciel développé par une poignée, ou bien par des centaines de développeurs ? Aujourd'hui, les communautés forgées autour de logiciels Open Source permettent à ces derniers d'améliorer leur sécurité et leur fonctionnalités.

Cette année, le Paris Open Source Summit nous a permis de tenir une track, une suite de conférences, sur l'importance des solutions Open Source chez les utilisateurs finaux. Cette track sera animée par Ludovic ainsi que 11 spécialistes internationaux du monde de l'Open Source. Les conférences traiteront des différences clés pouvant être apportés par des solutions Open Source en comparaison avec des solutions propriétaires. Nous nous intéresserons également aux avantages des solutions Open Source sur le marché, incluant sécurité, qualité, flexibilité, support et bien d'autres.

Rendez-vous dans la salle «Clap» à partir de 13h30.

Description de la track:

L'Open Source est omniprésent dans le domaine de l'infrastructure et du développement. Néanmoins dans le secteur Applications, la compétition est plus féroce avec les fournisseurs de Logiciels Propriétaires aussi bien en tant que Premise Software que sur le Cloud. Nous proposons une demie-journée sur le thème des solutions d'applications Open Source actuellement en compétition dans Applications Space. La première présentation concernera l'état de l'art  d'Open Source Applications et leur positionnement via à vis des fournisseurs propriétaires et du Cloud. Un point sera fait sur l'avancée de ces applications ainsi que sur les business modèles utilisés par les fournisseurs d'Open Source Application. Ensuite plusieurs fournisseurs d'Applications présenteront leurs solutions et les avantages qu'elles apportent à leurs utilisateurs et clients.

Program:

13h30-14h00Open Source Applications competing against proprietary on-premise and Cloud SolutionsFRLudovic Dubost, XWiki
14h00-14h20XWiki, Wiki Collaboration as an alternative to Confluence or SharepointFRVincent Massol, XWiki
14h20-14h40Xivo, la téléphonie Open Source, concurrent de Centrex et Skype / LyncFRLaurent Demange, Avencall
14h40-15h00Un ERP Open SourceFRLaith Jubair, Axelor
15h00-15h15Cryptpad: Secure Online CollaborationENAaron McSween, Cryptpad/XWiki
15h15-15h30Encrypted decentralised communication with Matrix and Riot as an alternative to Slack.ENMatthew Hodgson, Matrix
16h00-16h20BlueMind,l’alternative Open Source à MS Exchange, O365 ou Gmail.FRSylvain Garcia, BlueMind
16h20-16h40Maarch RM : Archivage électronique normé pour les entreprisesFRJean-Louis Ercolani, Maarch
16h40-17h00Nexedi, un ERP Open SourceFRJean-Paul Smets, Nexedi
17h00-17h15 Dolibarr, un ERP orienté TPE & PMEFRPhilippe Scofoni, Open-DSI
17h15-17h30REMOcRA, une solution open source au service de la gestion des risquesFRCharles-Henry Vagner, ATOL C&D
17h30-17h45Rudder, l’outil DevOPS Open Source d’automatisation et de vérificationFRAlexis Mousset, Rudder
Ilan Costa, Jaguar Network
17h45-18h00Datafari, gérer ses documents avec une solution de rechercheFRCédric Ulmer, France Labs