Lancer un projet wiki au sein d'une entreprise ne s'improvise pas. Par ailleurs, la mise en place d'une stratégie de communication et de promotion ne peut que favoriser l'adhésion des utilisateurs.
En effet, vous pouvez mettre en place tous les outils que vous voulez, si personne ne sait :
- qu'ils existent,
- qu'ils sont utiles,
- qu'ils sont complémentaires des outils existants,
- qu'ils ont telle ou telle fonctionnalité,
- qu'ils ont de la valeur ajoutée...
le succès escompté ne sera pas forcément au rendez-vous. C'est un peu comme lorsque vous animez un blog et qu'aucun internaute ne lit vos articles parce qu'il ne sait pas que votre blog existe.
En outre, il est de bonne augure d'impliquer/de motiver (selon ses moyens de chacun bien sûr) le plus possible les utilisateurs.
Nous ne disons pas que cela est suffisant pour que cela marche mais cela y contribue en bonne partie ; de même que la constitution d'une équipe dédiée chargée de former les utilisateurs, de répondre à leurs questions et de susciter l'adhésion et l'appropriation.
Plusieurs des clients d'XWiki SAS ont su adopter cette démarche de promotion, de découverte et/ou d'implication. Notamment :
- Aelia (filiale du groupe Lagardère, spécialiste du Travel Retail depuis 1852) : pour qui XWiki SAS a développé un intranet permettant aux collaborateurs et particulièrement aux conseillers de vente (dans les boutiques des aéroports) de trouver toutes les informations dont ils ont besoin pour travailler ;
- Fidelia Assistance (Leader sur le le marché de l'assistance en France, et assisteur du Groupe COVEA (MAAF, MMA, GMF)) chez qui XWiki SAS a mis en place, mieux qu'un intranet, un référentiel documentaire à "enrichissement collectif" (Wikidélia) pour organiser la mise à disposition d’une information centralisée, fiable et à jour, à l’ensemble des salariés de la société ;
- l'AIFE (L'Agence pour l'informatique financière de l'État) où un wiki a été installé et configuré pour recevoir toute la documentation de Chorus, le logiciel de comptabilité de l'Etat.
Les actions que nos 3 clients ont menées sont diverses, et concernent la phase de lancement ainsi que la phase de maturation/évolution :
- organisation d'une campagne événementielle pour lancer leur wiki, avec l'impliction d'une majorité de collaborateurs ;
- création de documents promotionnels : affiches (à placer à des endroits stratégiques), plaquettes (décrivant les fonctionnalités), BD humoristique (celle de l'AIFE raconte l'histoire de la structure), ou guide pratique... ;
- commande de goodies : t-shirts aux couleurs du wiki (pour l'équipe en charge de sa promotion, ou pour tous les employés présents à l'événement de lancement), remise de clés USB à l'ensemble des collaborateurs (pour Fidelia Assistance), ... ;
- mise en place d'un quizz sur le wiki pour faire gagner des lots. Chez Fidelia Assistance, l’objectif était d’inciter les collaborateurs à consulter l'intranet, à naviguer sur l’ensemble de ses espaces, à chercher tout type d’information pour au final en acquérir la maîtrise ;
- publication d'articles dans les journaux et newsletters internes ;
- organisation d'un concours visant à créer une "wiki-mascotte " pour animer les supports de communications Wiki (Fidelia Assistance).
Et vous qu'avez-vous mis en place ? Quelles sont vos clés du succès ?
