Recherche et développement

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nov. 07 2017

Rédiger une PON avec XWiki Procédures

Les procédures opérationnelles normalisées (PON) représentent un ensemble d'instructions par étapes créées par une organisation pour aider les employés à effectuer des opérations de routine complexes. XWiki a développé une structure polyvalente et prête à l'emploi pour tous les domaines qui peuvent être intéressés: administration, développement informatique, marketing, ressources humaines, logistique, et bien plus encore. C'est une solution adaptée à tout service qui cherche à mettre en place une procédure qui simplifierait ses processus. 

Voici 4 étapes pour créer des PONs faciles à suivre:

1. Faites vos recherches

Une des clés pour rédiger des procédures efficaces consiste à comprendre le processus qui sera documenté dans la procédure. Cela commence par la recherche, ou en d'autres termes, par la collecte d'informations.

Un example d'activité sera d'interroger les responsables des processus et les personnes qui s'occupent de leur mise en œuvre. Ce sont les personnes-ressource à consulter en raison de leur connaissance et de leur participation aux processus. De plus, cette recherche devrait vous aider à établir des objectifs en évaluant les capacités du processus d'apprentissage et en comparant les performances des leaders de l'industrie dans les domaines visées.

À faire: Incluez des captures d'écran, des images, des videos, et les meilleures pratiques.

À éviter: De relier les tâches à des outils spécifiques qui peuvent changer avec le temps.

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2. Établir une vue d'ensemble

Votre tâche consiste à créer une situation où les employés ne se contentent pas de suivre des procedures. Vous souhaitez qu'ils comprennent le rôle qu'ils jouent dans la réussite de l'entreprise. En fixant des objectifs alignés sur la stratégie organisationnelle, ils seront plus motivés à améliorer les procedures au fur et à mesure qu'ils grandiront avec l'entreprise.

Par conséquent, gardez à l'esprit que vos procédures devraient expliquer les actions à entreprendre pour la réalisation de votre business plan, tout en documentant les étapes impliquées et les effets des interactions avec d'autres processus.

À faire: Montrez où le succès d'une procédure s'inscrit dans le cadre du plan de croissance de l'entreprise.

À éviter: D'oublier de donner des instructions à tous les départements impliqués dans le bon déroulement de la procédure.

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3. Offrir une structure aux procédures

Une procedure écrite est un guide avec des instructions par étapes pour aider le lecteur à travers une tâche, alors gardez les choses simples et claires. Avec XWiki Procédures, vous avez la chance d'étendre les procédures au niveau de toute l'entreprise, ou de les définir à une équipe. Donnez à votre procédure une structure qui facilitera les efforts de vos employés au lieu de les envoyer sur un chemin aléatoire qui prend du temps.

À faire: Insistez sur la séquence et la correlation entre les différentes tâches, car cela vous aidera à les suivre.

À éviter: D'oublier des étapes parce qu'elles semblent évidentes. Ce n'est jamais le cas.

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4. Impliquer les employés

Donnez à vos employés la possibilité de s'approprier le projet afin qu'ils puissent contribuer à la façon dont les choses évoluent dans votre organisation. Pour la plupart des entreprises, le problème ne vient pas des procédures, mais avec le façon dont elles sont presentées aux employes. Rendez-les agréables, faciles à suivre et surtout, appréciez ceux qui prennent le temps de les améliorer.

À faire: Organiser des brainstorming et proposez un accompagnement avant d'instaurer une nouvelle procédure, afin que tout le monde soit pleinement impliqué.

À éviter: D'ajouter simplement une procédure; prenez le temps d'expliquer ce qui n'est pas clair et modifiez si nécessaire.

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Conclusions:

1. Faites des recherches sur ce que fait la concurrence et sur les étapes à suivre. Personnalisez-les selon vos besoins.

2. Mettez l'accent sur la vue d'ensemble (big picture) et la façon dont les procédures aident votre entreprise à prospérer.

3. Prenez le temps de rendre vos procédures structurées, facile à suivre, avec des tâches claires.

4. Donnez la paternité à ceux qui travaillent sur la procédure. Encouragez-les à l'améliorer. 

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oct. 16 2017

XWiki lance Procédures: SOPs faites simples

Avez-vous déjà perdu du temps à chercher les étapes d'un processus perdus dans le fil de vos emails? Nous aussi. Nous avons donc décidé de résoudre le problème et de créer une solution autours des Procédures Opérationnelles Standard (POSs): XWiki Procédures.

Les Procédures Opérationnelles Standard (POSs) représentent un moyen formel de créer un processus. XWiki vous offre une structure adaptable et prête à l'emploi pour tous les domaines d'activité: management, development IT, marketing, RH, transport. Plus simplement, XWiki Procédures est à destination de tous les services voulant mettre en place des procédures pour optimiser leurs processus. Cet outil répond aux besoins des professionnels qui s'occupent de la gestion des connaissances et qui veulent améliorer la collaboration, la structure de leurs contenus et leurs POSs.

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En choisissant XWiki Procédures, plutôt que des outils classiques (listes écrites, emails, document standard), vous bénéficierez de fonctions haut de gamme qui vous aideront à:

  • Gagner du temps pour ce qui compte vraiment; 
  • Faciliter la transmission de connaissance; 
  • Réduire les erreurs et les redondances;
  • Créer de la valeur ajouté à votre entreprise.

Pour répondre aux besoins croissants des entreprises voulant utiliser une méthode reconnue et efficace pour organiser ses tâches, nous avons choisi une solution basée sur le Cloud qui est accessible à partir de n'importe quel appareil. Avec XWiki Procédures vous pourrez attribuer des droits utilisateur, leur déléguer des responsabilités, avoir accès à l'historique des modifications, ou encore personnaliser et organiser votre contenu pour répondre à votre structure organisationnelle.

En utilisant XWiki Procédures il vous est possible de débuter à une échelle réduite. Vous pourrez ensuite développer votre base de procédures que ce soit pour des processus particulier ou pour l'entreprise entière, sans difficulté et sans délai.

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août 01 2017

3 problèmes communs de l'importation de données intranet et comment les éviter

Nombreux directeurs considèrent qu'en ce que concerne la migration de l’Intranet, il suffit de déplacer tout leur contenu sur un nouveau système pour obtenir une intégration harmonieuse.
Évidemment, dans la plupart des cas, ceci n'est pas valable. Non seulement cette approche peut-elle conduire à des problèmes d'expérience utilisateur, mais elle génère également l'impossibilité de gérer et d'affiner votre base de données.

Prenez le temps de lire les trois erreurs suivantes font par la plupart des personnes lors de la migration de données de leur intranet, afin que vous puissiez les éviter dans votre organisation!


1. Avoir omis un audit de contenu au préalable

L'erreur la plus courante parmi les entreprises qui migrent vers un intranet est de penser que tout le contenu de leur système actuel est également précieux. Cela conduit à conclure que tout le contenu doit être migré sur le nouveau système. Cependant, comme nous l'avons découvert au cours de nos 14 années d'expérience, la migration du contenu intégral est très inefficace. Une meilleure approche consiste à effectuer un audit de contenu pour savoir quel est le contenu que vous avez sur votre système actuel et quel est celui dont vous avez vraiment besoin.

Votre audit de contenu devrait répondre aux questions suivantes:

  • Quelle est la quantité de contenu?
  • Quel est l'âge de votre contenu?
  • Quelles sont les métadonnées de votre contenu?
  • Quelle est la valeur de votre contenu?

Nous pouvons vous offrir notre aide dans tous les projets de migration de votre solution existante vers XWiki, en prenant en charge vos données. Dans le cadre de nos projets de récupération de données, nous mettons en œuvre la méthodologie suivante, conçue pour faciliter la transition:

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2. Avoir oublié de créer la structure de fichiers sur le nouvel intranet

La plupart des organisations souhaitent moderniser son intranet existant afin de profiter des avantages d'une plateforme nouvelle ou meilleure. Cependant, en migrant vers une nouvelle plateforme vous pouvez rencontrer des changements inattendus dans la façon dont votre intranet fonctionne. Un intranet bien structuré identifie les différences importantes entre les vieilles et les nouvelles plateformes, de sorte que vous puissiez prédire les problèmes qui peuvent survenir après la migration, et les résoudre.

Cette stratégie devrait vous faire savoir quelles sont les données que vous devez migrer, qu'est que vous devez archiver et qu'est ce que vous pouvez supprimer. Toutes les entreprises devraient avoir une stratégie de gouvernance de contenu mise en place de toute façon, mais si vous ne l'avez pas actuellement, une migration intranet est une bonne occasion de l’élaborer.

Par exemple, les fichiers pourraient être stockés dans des endroits étranges sur votre nouvel intranet, ce qui pourrait rendre difficile pour vos utilisateurs d'y accéder en menant leurs activités courantes. Utilisez vos solutions de gouvernance et de structure pour anticiper les problèmes comme celles-ci et trouvez des solutions pour remédier ces questions avant qu'elles deviennent un problème pour vos utilisateurs.

3. Avoir fait la migration par vous-mêmes

Pour saisir toutes les informations et connaissances de votre entreprise, il est important que la nouvelle solution soit capable de gérer cette transition. C'est pourquoi nous pouvons vous aider dans le processus. Pour éviter la perte des données et pour gagner du temps, nous avons automatisé et sécurisé cette importation.

Voilà les principaux avantages de l’import des données avec XWiki:

  • Chaque document devient une page Web;
  • Les documents sont accessibles depuis n'importe quel navigateur Web;
  • Modifier et afficher les interfaces sur la même page (sans back-office);
  • Diminution ou disparition des silos d'information;
  • Ajout de diverses fonctionnalités pour collaborer autour du contenu: commentaires et annotations;
  • Notre technologie vous permet d'effectuer des importations massives de documents dans votre wiki, ce qui réduit le risque de perte de données à presque aucun.

Vous souhaitez en savoir plus? Contactez nous à sales@xwiki.com ou testez notre solution gratuitement, pour vous convaincre. Sans attaches.

Alina Luchian
Spécialiste du marketing et du contenu @XWiki

oct. 13 2016

XWiki SAS et OW2 collaborent pour améliorer l'éditeur collaboratif realtime XWiki

OW2 et XWiki sont fiers de vous annoncer leur collaboration pour la réalisation d'un éditeur collaboratif en temps réel amélioré dans XWiki.

Alors que Google Docs et sa fonctionnalité d'édition collaborative en temps réel sont devenus une part importante des méthodes de travail modernes (sans papier), les entreprises européennes et du reste du monde sont de plus en plus méfiantes quant à la conservation des données off-shore et aux politiques de confidentialité de Google. ...

avr. 08 2016

La revue de deuxième année du projet européen Learn PAd : une réussite

Cela fait plus de 2 ans que le projet Learn PAd a commencé et en ce début de mois d'avril, il était temps de faire un bilan de ces 2 années auprès de l'Union Européenne. Cette revue marque une étape importante puisqu'il s'agit de l'avant dernière revue de ce projet.

Et pour celle-ci, le consortium a décidé de prendre un risque : une démonstration en temps-réel de la plateforme déployée sur une architecture distribuée (4 serveurs pour un routeur). ...

déc. 03 2015

Meeting Learn PAd à Vilnius

23 Novembre 2015 : rendez-vous pris à Vilnius en Lituanie, pour un nouveau rassemblement des partenaires du projet Learn PAd.

Au total : 4 jours, dont 2 consacrés à des discussions générale et scientifique, suivis de 2 journées consacrées à des discussions techniques. Cette réunion était importante car elle arrivait quelques jours après le premier test de la plateforme auprès d'utilisateurs de l'administration italienne. ...

oct. 13 2015

Réunion technique Learn PAd à Rome

La semaine dernière, XWiki s'est rendu à Rome pour le projet Learn PAd. Il s'agissait d'une séance de travail intensif avec l'aide du CNR afin d'accélérer le développement de la plateforme Learn PAd. L'Université de l'Aquila était également présente pour apporter son aide sur les transformations de modèles. Cela fut très utile. ...

sept. 22 2015

Réunion de rentrée Learn PAd à Ancône, Italie

Après les vacances d'été, tous les partenaires de Learn PAd se sont retrouvés dans les locaux de Regione Marche à Ancône, pour leur meeting trimestriel. ...

août 03 2015

Projet Open PaaS

XWiki Labs est fier d'annoncer notre participation au projet de recherche OpenPaaS en collaboration avec nos partenaires  Linagora et Nexedi, et avec le soutien académique des Universités du laboratoire Loria de l'INRIA et du laboratoire LIX de l'École Polytechnique. ...

juil. 01 2015

Réunion finale et démonstration du projet EESC

Le lundi 22 juin 2015 avait lieu la réunion de démonstration finale des services développés dans le cadre du projet EESC.
Pour rappel, le projet EESC a pour objectif l'expérimentation d'ENT intégrant des fonctionnalités sociales dans les collèges. ...