La gestion collaborative de documents et de contenus dans le secteur public

déc. 11 2015

Qu'importe le secteur dans lequel vous exercez votre activité : le digital est partout !
Le secteur public n’échappe pas à cette réalité. Il doit évoluer et mettre en oeuvre des stratégies de gestion collaborative de l'information afin de mieux organiser, partager et valoriser son patrimoine informationnel. 

Les données présentées ci-dessous se basent sur l'enquête conduite par MARKESS de mai à juillet 2015 auprès d'un échantillon de 60 décideurs du secteur public, ainsi que sur des études récentes réalisées par MARKESS. Le livre blanc issu de cette étude est disponible ici.

La recherche de documents reste une fonction à optimiser dans les organismes publics

D'après l'enquête MARKESS précédemment citée, en 2015 :

  • 77% des décideurs du secteur public considèrent que la recherche d’informations et de documents pour effectuer leurs missions reste perfectible
  • 6% d’entre eux sont satisfaits des moyens mis à leur disposition
  • 17% se révèlent mécontents

En somme, la recherche d'information est clairement un axe à améliorer au sein des organismes du secteur public.

Des difficultés perçues pour accéder aisément aux documents et informations clés

Parmi les causes de frustration, trois difficultés empêchant l'accès rapide et facile aux documents ont été relevées :

  • le mauvais classement des informations pour 80% des répondants
  • la surabondance d’e-mails
  • le manque de recherche transversale pour plus de 60% d’entre eux

Les solutions pour améliorer le partage de documents et contenus

Des solutions existent et ont d'ores et déjà été mise en place. Mais le fait de ne pas avoir pensé la stratégie de gestion de l'information au niveau global entraine son lot de complications : silos, informations stockées en local, doublons, impossibilité de partager le contenu entre outils.

Les acteurs leaders pour l’organisation des documents et contenus

Il y a une prise de conscience de la part du secteur public que la manière de gérer l'information et les contenus n'est pas optimale. 

Mais dès lors qui est en charge de conduire ces changements ?

D'après l'étude, c'est le Directeur des Systèmes d’Information qui est pour 82% des décideurs du secteur public l’acteur majeur en charge de l’organisation des contenus. Ces résultats corroborent ceux présentés dans cet article : La DSI, leader de la transformation digitale en entreprise.

Loin derrière apparait en seconde position le responsable des archives pour 48% et le directeur général des services à hauteur de 40% des décideurs du secteur public.

Au-delà de leurs aspects techniques impliquant la nécessaire collaboration de la DSI, l’implémentation de ces solutions comporte une très forte dimension organisationnelle et humaine qui doit être pensée et impulsée au plus haut niveau. L’intervention de la direction générale semble donc incontournable.

Les profils métiers (communication, ressources humaines…) s’accaparent également du sujet en démontrant les bénéfices opérationnels de telles solutions de partage des connaissances.

Les solutions de gestion de documents et contenus plébiscitées

Les logiciels propriétaires déployés sur site retiennent l’attention d’une majorité de décideurs du secteur public interrogés : 66% d’entre eux évoquent avoir déjà retenu ce modèle d’implémentation de leur solution de gestion de documents et contenus ou le prévoir prochainement. 

Le second modèle le plus plébiscité est celui des logiciels open source déployés sur site : 57% des décideurs interrogés ont déjà mis en place des logiciels open source ou prévoit d’y recourir.

Le Saas et le Cloud tardent encore à se faire accepter. Les affaires Snowden, ou encore Safe Harbor peuvent expliquer ces résultats.

L’utilisation de logiciels libres de gestion collaborative au sein du secteur public

Fin 2012, était publiée la circulaire Ayrault encourageant les administrations françaises à faire usage de logiciels libres. 

De plus en plus d’administrations comparent systématiquement les solutions libres et propriétaires, le choix de l’open source n’étant plus l’apanage de communautés internes aux administrations férues du sujet.

Les principales motivations des administrations centrales sont surtout la garantie de l’interopérabilité avec d’autres solutions et la conservation de la maîtrise applicative pour plus d’une administration centrale sur deux.

La mesure de l’impact d’une mauvaise gestion des documents et contenus

Les études 2014 de MARKESS dédiées au secteur public montrent que les trois priorités stratégiques des administrations françaises sont clairement orientées vers :

  • la recherche de l’amélioration de la relation aux usagers
  • l’amélioration du mode de travail des agents
  • la maîtrise des dépenses publiques

Néanmoins 64% d’entre elles n’ont jamais mesuré l’impact d’une mauvaise gestion de leurs contenus.

En résumé

Le volume d’informations (documents papier ou dématérialisés, données structurées et non structurées, échanges vocaux, images…) manipulées quotidiennement par les différentes administrations françaises ouvre un vaste champ des possibles quant à l’optimisation de leur gestion et partage au service de l’efficacité des agents du secteur public.

Les administrations ont d’ores et déjà pris conscience ces dernières années de la nécessité d’améliorer leurs pratiques pour évoluer vers plus de fonctionnalités collaboratives. Cependant, ces réflexions ont été le plus souvent conduites en silos (métier par métier ou administration par administration), aboutissant au constat actuel d’une démultiplication des outils sans communication les uns avec les autres.

A l’heure de la rationalisation et de la transversalité, des marges de progrès sont donc possibles, tant dans la modernisation des solutions vers des fonctionnalités collaboratives plus innovantes que sur l’aspect organisationnel. 

L’implication de tous les acteurs d’une administration semble incontournable pour mener de tels projets, au premier rang desquels les directions générales, les élus ou toute direction en charge de problématiques transversales (numérique, innovation, modernisation…).

La démonstration des bénéfices de ces projets auprès des décideurs au plus haut niveau, grâce à des indicateurs en phase avec leurs orientations stratégiques (maîtrise budgétaire, amélioration de la relation usager, optimisation des processus internes), est sans conteste l’une des clés du succès pour impulser leur développement.

A propos de MARKESS
MARKESS est une société d’études indépendante spécialisée dans l’analyse des marchés des technologies du numérique et des stratégies de modernisation des entreprises et administrations. Depuis sa création en 1997, MARKESS réalise plus de 5000 interviews par an de décideurs et prestataires pour aider tant les organisations utilisatrices à mieux comprendre et tirer parti des technologies du numérique que les offreurs à mettre au point une stratégie optimale pour cibler ces marchés.
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