Réussir sa veille en 5 étapes

sept. 22 2015

La veille, enjeu stratégique pour l'entreprise

Dans une économie globale, fortement compétitive et en constante évolution, la veille est une nécessité pour toute organisation voulant assurer sa pérennité.

Investir du temps et de l'argent dans une stratégie de veille permet :

  • d’anticiper les changements
  • de repérer les opportunités
  • de détecter les menaces

Que ce soit au niveau de son marché et de la compétition, des technologies existantes ou en devenir, ou bien encore au niveau des tendances de consommation et de le société, investir dans sa veille peut vous permettre d'avoir un temps d'avance, ou vous éviter d'avoir un temps de retard qui pourrait s'avérer fatal à votre activité.

Malheureusement, la veille n'est que trop rarement bien effectuée par manque de moyens et/ou de temps et l'on considère à tort la simple collecte d'informations comme de la veille. 

Or la veille, c'est « l’observation et l’analyse de l’environnement suivies de la diffusion bien ciblée des informations sélectionnées et traitées, utiles à la prise de décision stratégique. » (François Jakobiak)

En effet, la veille n’a de valeur que si l’information brute collectée est enrichie par des analyses, qui seront par la suite synthétisées puis diffusées et capitalisées dans le but d'aider à la prise de décision. L'absence de traitement et d’enrichissement rend la veille quasi inutile car difficilement exploitable.

Penser la veille comme un projet

Pour réussir son projet de veille, il est essentiel de définir ses besoins, ses objectifs et ses priorités :

  • Pourquoi on veut faire de la veille ? 
  • Pour qui ?  
  • Sur quels canaux ?
  • A quelle fréquence ?

Si l'on ne définit pas correctement ces quelques points, on risque de recueillir trop d'informations, incluant beaucoup de bruits parasites. Il faut à tout prix éviter l'infobésité. 

Il faut prioriser, pour faciliter le travail de sélection, d’organisation et de stockage par la suite. Vouloir tout répertorier est une mauvaise pratique car dans la plupart des cas cela disperse la veille et éloigne des objectifs initiaux.

5 étapes pour une veille en bonne et due forme

Pour mettre en place une veille structurée dans les règles de l'art, il faut respecter les étapes suivantes :

  • Sélectionner : alertes, réseaux sociaux professionnels et personnels, flux RSS (possible via des aggrégateurs de flux), des outils comme Google News ou les moteurs de recherche
  • Analyser et traiter : il faut impérativement synthétiser toutes ces informations pour les rendre exploitables
  • Diffuser : il faut communiquer sur les résultats via des newsletters ou des rapports/résumés. Une veille est inutile si personne n'en connait les résultats.
  • Capitaliser : il s'agit de centraliser la connaissance dans des bases de connaissance pour la partager et la faire fructifier.
  • Évaluer : il s'agit de comparer les résultats de la veille aux objectifs initiaux et de procéder aux ajustements nécessaires. La prise de feedback auprès des différentes équipes quant à l'utilité des résultats de la veille produite est une bonne pratique. Il ne faut pas oublier que la veille sert l'entreprise et qu'elle doit par conséquent être utile aux équipes concernées au sein de l'organisation.

L'humain au coeur de la stratégie de veille

Aujourd'hui, de nombreuses solutions permettant l'automatisation de la collecte des données (crawlers) sont disponibles. Cependant, il n'existe pas de solutions automatisées optimales pour le traitement des données.

En effet, les phases de sélection, d'organisation et d'analyse reposent essentiellement sur des compétences humaines : ce sont des hommes qui permettent la valorisation de l'information en l'interprétant et en la rendant exploitable pour la prise de décision.

Afin d'être en mesure de capitaliser la connaissance issue de la veille, il est important d'intégrer la gestion des connaissances au processus de veille : 

  • Où stocker la connaissance ?
  • Qui peut gérer la connaissance ?
  • Qui peut accéder à la connaissance ?
  • Comment transférer/partager la connaissance ? Avec qui ?

Pour permettre aux équipes de veille de travailler dans des conditions optimales et leur permettre de valoriser et partager le fruit de leur travail, il leur faut des outils adaptés.

Le wiki, un outil incontournable pour capitaliser sa veille et gérer les connaissances

Le wiki est une solution logicielle qui a fait ses preuves pour la gestion des connaissances notamment grâce à Wikipédia que l'on ne présente plus.

En entreprise, les besoins en gestion des connaissances sont plus contraignants, plus précis et plus structurés que de simples articles. Il convient donc de repérer les fonctionnalités qui vous sont incontournables pour gérer votre veille opérationnellement : 

  • Gérer/Créer les connaissances avec la possibilité d'Editer/Modifier/Sauvegarder les contenus
  • Rechercher des informations via un moteur de recherche (si possible multi-critères), des nuages de tags etc.
  • Stocker les connaissances dans une base de données
  • Partager les connaissances grâce à des fonctionnalités de partage sur les réseaux sociaux, l'envoi d'emails ou encore l'export de documents
  • Sécuriser les contenus en définissant qui a accès à quoi (gestion des droits)
  • Informer vos collaborateurs grâces aux notifications, messages d'alerte
  • Accéder à l'information depuis n'importe où, depuis n'importe quel terminal
  • Echanger grâce aux commentaires, annotations, forum, FAQ
  • S'intégrer dans l'existant grâce à des API ouvertes, et une compatibilité avec les standards du marché

XWiki Collaboration Suite (XCS) répond nativement à ces besoins.

N'hésitez pas à contacter l'équipe XWiki SAS pour en savoir plus sur les projets de veille que nous avons mis en place chez nos clients.

XCS est un outil de capitalisation et de visualisation adapter à la plupart des besoins de gestion des connaissances issues de la veille.