Comparez XWiki aux CMS les plus connus

L'objectif de ce document est de comparer les wikis et CMS pour les usages internes en entreprise.

Qu'est-ce qu'un CMS ?

Définition

Un outil de "CMS" (de l'anglais Content Management System,  Système de Gestion de Contenus) dispose de fonctionnalités de publication et offre une interface d'administration (back-office) permettant à un ou plusieurs administrateurs de créer/publier ou organiser les différentes rubriques d'un site Web.

Idéalement, un CMS possède un système de workflow (chaîne de publication) permettant :

  • à une équipe éditoriale de travailler ensemble sur le contenu du site
  • à un responsable de publication de valider les différentes contributions avant leur mise en ligne
  • à un public de lecteurs de consulter le contenu publié

Les articles et le contenu du site sont en principe stockés dans une base de données, tandis que des templates (modèles de pages) permettent la mise en forme le contenu.

Cette famille de logiciels partage un ensemble de fonctionnalités :

  • la possibilité de travailler à plusieurs sur un document mais de manière séquentielle
  • une chaîne de publication (workflow) pour mettre en ligne le contenu des documents après validation
  • l'édition de page simplifiée permettant à des utilisateurs non-techniques de créer le contenu
  • la séparation des opérations de gestion de la forme et du contenu
  • des hyperliens permettant de relier les articles/documents entre eux
  • un moteur de recherche sur le texte
  • des tris spécifiques (par dates de modification, par auteur, liens...)
  • rarement, la gestion des versions (versionning)
  • administration de la page d'accueil du site et des rubriques et choix des modules affichés sur ces pages

Joomla!, Drupal, SPIP et Wordpress sont parmi les CMS les plus populaires.

Usages

Les CMS ont pour avantage de permettre de gérer dynamiquement la publication du contenu d'un site internet.

Dans un CMS, le contenu est dissocié du contenant. Cela est donc très facile d'utilisation pour des personnes n'ayant pas les compétences pour créer/développer intégralement un site internet. Ils n'ont qu'à créer le contenu en back office puis le publier pour qu'il soit accessible par tous.

L’évolution fonctionnelle des CMS ouvre leur champ d'applications possibles. Les CMS évolués peuvent maintenant répondre aux enjeux des organisations qui veulent mettre en place une offre de contenus complexe et intégrer des pratiques transversales de management de l’information. Les CMS apportent une réponse généraliste, correspondant aux attentes de la majorité des utilisateurs, avec l’avantage de couvrir progressivement tous les domaines, moins pointus mais avec couverture fonctionnelle plus large.

La plupart du temps les CMS sont utilisés pour la création de sites web de communication le plus souvent publics.

En entreprise, ils sont utilisés pour les cas suivants :

  • communication interne (département communication ou RH)
  • mise à disposition de contenus créés par des experts
  • création de documentation en mode web

Qu est-ce qu'XWiki ?

Qu'est-ce qu'un wiki ?

Un wiki est classiquement présenté comme un ensemble de pages Web modifiables par tous les utilisateurs y étant autorisés. Il permet donc la création collaborative de contenus (incluant du texte, des images, des vidéos...) ainsi que la création de liens entre ces contenus.

Il a été popularisé par la célèbre encyclopédie multilingue Wikipédia (créée en 2001) et qui est aujourd'hui l'un des sites web les plus visités dans le monde, avec ses plus de 17 millions d'articles (début 2011)

Les fonctionnalités de base d'un wiki sont les suivantes :

  • Création de pages ;
  • Modification de pages : il s'agit tout simplement de l'ajout, la modification ou la suppression de contenus ;
  • Création de liens entre les informations
  • Discussion : l'élaboration d'une page peut donner lieu à plusieurs échanges entre les contributeurs ;
  • Historique des modifications : il est possible de suivre l'ensemble des modifications apportées à une page wiki (qu'est-ce qui a été modifié, par qui, quand...) ;
  • Rollback : il est toujours possible de revenir en arrière et de récupérer une version précédente d'une page ;
  • Gestion des droits : chaque utilisateur inscrit sur un wiki possède des droits qui lui permettent de créer, de modifier, de consulter ou de supprimer des pages wiki.

Mais certains wikis, comme XWiki, vont plus loin en proposant des fonctionnalités supplémentaires adressant des besoins professionnels.

XWiki, un wiki de seconde génération

XWiki se distingue des wikis classiques en offrant des fonctionnalités dédiées au monde de l'entreprise comme par exemple :

  • L'import de documents Office (par exemple, un document Word est transformé en une page wiki ; XWiki conserve la mise en page, les images contenus dans le document, attache les images à la page wiki...),
  • La gestion des données non structurées (comme dans Wikipédia) mais aussi structurées (formulaires, tableurs...) ;
  • L'export de données dans différents formats (PDF, HTML, XAR...) ;
  • Un tableau de bord permettant d'avoir une vue d'ensemble des activités du wiki ;
  • La personnalisation du design du wiki (logo, couleurs, emplacement des menus...) ;
  • La connexion à l'annuaire d'entreprise (récupération des données, SSO...) ;
  • Une gestion fine des droits (par espace, par page, par groupe d'utilisateurs...) ;

Ses autres points forts sont sa flexibilité et son évolutivité. XWiki est en effet également une plateforme de développement d'applications.
Cela permet par exemple d'envisager la création d'applications spécifiques (application de gestion de réunions, gestion de relation client...).
De nombreuses extensions, applications et macros sont disponibles gratuitement.

XWiki est un logiciel Open Source sous licence LGPL.

La société XWiki SAS propose par ailleurs toute une gamme de services comprenant le conseil, le développement, le support, la formation et l'hébergement.

En entreprise, un wiki comme XWiki est plutôt utilisé de manière privée pour les cas d'usage suivants :

  • Base de connaissance
  • Intranet collaboratif
  • Documentation
  • Support

Comparatif entre les CMS et XWiki

Un wiki et un CMS servent tous les deux à créer, éditer et publier du contenu. De prime abord, on peut dire que ce sont deux technologies proches.

De plus,on constate que certains CMS intègrent de plus en plus de fonctionnalités collaboratives et, de l'autre, les wikis de nouvelle génération, comme XWiki, intègrent des applications de structuration des contenus ainsi qu'une interface de gestion des droits complète.

On note toutefois quelques différences notables en termes de création et gestion du contenu mais également en termes d'usages des outils dans les entreprises.

Création et gestion du contenu

D'une manière générale, la séparation entre l'éditeur et le lecteur est plus forte dans un CMS classique du type Joomla, Drupal, Wordpress que dans un wiki. Pour simplifier, on pourrait dire qu'un wiki a beaucoup d'éditeurs et beaucoup de lecteurs tandis qu'un CMS classique a peu d'éditeurs et un grand nombre de lecteurs. De même, on peut dire qu'un CMS est fermé à priori alors qu'XWiki est ouvert à priori (avant tout paramétrage de droits).

En termes d'édition des contenus, les CMS sont orientés process alors que les wikis focalisent sur la collaboration.

Un CMS:

  1. focalise sur le contenu et le publie au moyen de modèles standardisés
  2. sert à publier des informations approuvées qui ont été validées par un workflow
  3. a généralement un groupe limité d'éditeurs/contributeurs
  4. est utilisé pour du contenu relativement statique (qui ne change pas ou n'est pas amené à changer régulièrement), et maintenu par des personnes non-techniques (équipe dédiée / comité de rédaction)
  5. met l'accent sur la mise en forme (style et présentation) : modèles de pages normés pour un rendu professionnel
  6. dissocie l'interface d'édition/création de celle de consultation

En revanche,

Un wiki :

  1. est constitué de pages, chacune présentant un sujet
  2. voit son contenu amélioré collaborativement
  3. a généralement un grand nombre de contributeurs
  4. est utilisé pour des sites "vivants", dynamiques, en perpétuel changement et maintenu par toute personne souhaitant contribuer au contenu
  5. met l'accent sur le contenu plus que sur la forme: moins de mise en forme, mais grande facilité à retrouver et mettre à jour l'information
  6. a son interface d'édition incluse dans celle de consultation

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Utilisation des wikis et des CMS dans l'entreprise

Au niveau des sponsors dans l'entreprise

Il est intéressant de voir que les outils sont poussés par des acteurs différents dans l'entreprise.

On constate que les outils de CMS sont généralement sollicités par le département communication ou RH alors que les wikis le sont par des chefs de projets, la DSI ou les entités métier opérationnelles (services clients, opérations,...).

Cela a des conséquences sur la rapidité et la manière dont sont mises en place ces solutions dans l'entreprise.
Les CMS sont généralement mis en place pour le site public ou le site interne de communication et dans un second temps, il y a une demande pour des fonctions plus collaboratives. Tandis que les wikis font l'objet d'installation "départementale" ce qui leur permet une entrée et une mise en place rapide dans l'entreprise puis, dans un second temps, font l'objet d'une généralisation par la DSI.

Au niveau des structures des entreprises

On peut constater aujourd’hui des différences au niveau des entreprises utilisant ces deux solutions logicielles pour leurs usages internes :

  • les CMS sont généralement utilisés par les entreprises à la hiérarchie rigide et dans une certaine mesure par celles ayant une hiérarchie transversale. On conserve un état d'esprit très orienté process avec approval flow/work flow, distinction entre l'équipe qui publie l'information et l'ensemble des personnes en bénéficiant. On parlera alors d'un outil Top Down, unilatéral.
  • Les wikis en revanche sont particulièrement prisés par les entreprises utilisant une organisation transversale, en réseau ou métier. Il s'agit plutôt de structure à la hiérarchie plate où les échanges sont nombreux, plurilatéraux. Les process y sont moins omniprésents. La plupart des entreprises de nouvelles technologies (Google, Apple), à l'organisation très transversale et dynamique, utilisent très largement les wikis.

Néanmoins, les wikis de seconde génération, comme XWiki grâce, entre autres, à la gestion des droits fine, permettent d'adresser les besoins de tout type d'entreprise et en particulier de faire évoluer les pratiques de travail en entreprise vers l'entreprise 2.0, contrairement aux CMS, pour lesquels les méthodes de travail correspondent plus à de l'entreprise 1.0.

L'entreprise 2.0 est une notion utilisée pour décrire des modifications sociales et en réseau des intranets d'entreprise et autres plateformes logicielles traditionnelles. Une entreprise est dite 2.0 lorsqu’elle intègre le web 2.0 et ses pratiques collaboratives dans sa stratégie globale.

Pourquoi utiliser XWiki plutôt qu'un CMS ?

Les avantages d'XWiki sur les usages de CMS

Dans les sections précédentes, nous avons démontré qu'un wiki et un CMS sont deux solutions de prime abord proches, mais qu'il subsiste des différences notables entre elles deux.

De nos jours, les besoins en terme de wiki se multiplient.
En effet, les entreprises et les équipes évoluent vers des organisations en réseau où le travail collaboratif et le partage d'information est plébiscité. Cependant, l'organisation du contenu et la gestion des droits d'accès demeurent des besoins immuables au sein des entreprises.

Les wikis de seconde génération prennent en charge la gestion des droits mais également l'intégration d'applications et de fonctionnalités d'organisation et de structuration du contenu.

On recommandera l'usage d'XWiki lorsque l'aspect collaboratif est important et où l'objectif est de faire participer et contribuer tout un chacun.
On le conseillera également lorsque le besoin d'ouverture d'espace à la demande est nécessaire, par exemple pour travailler sur un projet donné.

Enfin, on poussera à l'utilisation d'un wiki lorsque des échanges plus plats et moins formalisés sont souhaités.

Les avantages d'XWiki sur les usages CMS sont nombreux.

Tout d'abord, ses fonctionnalités collaboratives du type annotations, commentaires permettent d'enrichir le contenu collaborativement ce que ne permettent pas les CMS (du moins nativement).

L'éditeur WYSIWYG natif d'XWiki ainsi que son interface utilisateur intuitive permettent facilement la création de contenus et de liens entre les pages.

XWiki dispose également d'une intégration Office (liseuse de documents Office, import/export de documents Office).

Dans XWiki la gestion des droits est aisée et transparente. Le wiki étant ouvert a priori, il est possible de fermé/restreindre les droits a posteriori.

Les modèles de pages permettent de conserver une certaine homogénéité dans la structure et le contenu des documents.

L'historique des pages ainsi que le versionning empêchent toute perte d'information.

Enfin, l'administration s'effectue directement au niveau de la page. Il n'existe pas de cloisonnement entre l'espace de création des contenus et celui de consultation. Tout est intégré dans le site.

Est-ce qu'on peut faire du CMS avec XWiki ?

Il est possible de faire du CMS avec XWiki.

Tout d'abord d'un point de vue visuel/esthétique, il est possible de personnaliser XWiki et d'en faire un site web de publication de contenu au design élaboré comme l'illustre les deux visuels ci-dessous.

 Site de la CNAM du Languedoc-RoussillonSite de l'Observatoire des Bâtiments Basse Consommation
CNAM-LR.png ObservatoireBBC.png

La gestion des droits fine permet également de différencier/cloisonner la partie d'administration/création de contenu de celle visible par les personnes navigant sur le site web.

Ainsi, seul le comité de rédaction est en mesure de publier/modifier le contenu du site. On entre alors dans une démarche Top Down, peu de contributeurs et beaucoup de lecteurs.

Cette configuration d'XWiki est particulièrement utile pour pousser de l'information vers des publics interne ou externe à l'entreprise.

Il est intéressant de faire du CMS avec XWiki lorsque les besoins en CMS sont légers et qu'on ne souhaite pas multiplier les outils différents dans l'entreprise.