XWiki vs GED

Qu'est-ce qu'un logiciel de GED ?

Définition et fonctionnalités

La Gestion Electronique des Documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.
Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

C'est à cet aspect "logiciel" que nous nous intéresserons dans ce document.

La GED met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition (numérisation de documents papier), d'indexation, de classement, de gestion et stockage, d'accès (navigation et recherche) et de consultation des documents et ne consiste donc pas en un simple dépôt de documents.

Ce type de gestion de documents contribue à la mise en place de processus de travail collaboratif ainsi que de capitalisation et d'échanges d'information. 

Les logiciels de GED permettent la prise en compte de tout le cycle de vie du document qui comprend 4 étapes majeures :

  • L'acquisition
  • Le classement
  • Le stockage
  • La diffusion

 desquelles découlent un certain nombre de fonctionnalités dans les logiciels de GED :

  • Numérisation de documents couplée ou non avec un logiciel de reconnaissance de caractère
  • Import/export de documents
  • Métadonnées
  • Indexation (métadonnées + mots clé)
  • Recherche (données structurées/non structurées, full text)
  • Sauvegarde
  • Droits d'accès
  • Workflow

Parmi les logiciels de GED les plus connus, on trouve Sharepoint, Alfresco, KnowledgeTree, Nuxeo et Exoplatform.

Cas d'usage

Ces logiciels sont utilisés pour créer :

  • Des bases de connaissances
  • Des bibliothèques de documents
  • De la documentation
  • Stocker/sauvegarder électroniquement des documents
  • ....

En plus de ces cas d'usages, les logiciels de GED ont pour avantages de permettre :

  • De centraliser et contrôler les informations essentielles
  • De sécuriser l'information (documents, plans, contrats, ...)
  • De partager/d'accéder à l'information en temps réel, d'où que l'on soit.

Qu'est-ce que XWiki ?

Qu'est-ce qu'un wiki ?

Un wiki est classiquement présenté comme un ensemble de pages Web modifiables par tous les utilisateurs y étant autorisés. Il permet donc la création collaborative de contenus (incluant du texte, des images, des vidéos...) ainsi que la création de liens entre ces contenus.

Il a été popularisé par la célèbre encyclopédie multilingue Wikipédia (créée en 2001) et qui est aujourd'hui l'un des sites web les plus visités dans le monde, avec ses plus de 17 millions d'articles (début 2011).

Les fonctionnalités de base d'un wiki sont les suivantes :

  • Création de pages ;
  • Modification de pages : il s'agit tout simplement de l'ajout, la modification ou la suppression de contenus ;
  • Création de liens entre les informations
  • Discussion : l'élaboration d'une page peut donner lieu à plusieurs échanges entre les contributeurs ;
  • Historique des modifications : il est possible de suivre l'ensemble des modifications apportées à une page wiki (qu'est-ce qui a été modifié, par qui, quand...) ;
  • Rollback : il est toujours possible de revenir en arrière et de récupérer une version précédente d'une page ;
  • Gestion des droits : chaque utilisateur inscrit sur un wiki possède des droits qui lui permettent de créer, de modifier, de consulter ou de supprimer des pages wiki.

Mais certains wikis, comme XWiki, vont plus loin en proposant des fonctionnalités supplémentaires adressant des besoins professionnels.

XWiki, un wiki de seconde génération

XWiki se distingue des wikis classiques en offrant des fonctionnalités dédiées au monde de l'entreprise comme par exemple :

  • L'import de documents Office (par exemple, un document Word est transformé en une page wiki ; XWiki conserve la mise en page, les images contenus dans le document, attache les images à la page wiki...),
  • La gestion des données non structurées (comme dans Wikipédia) mais aussi structurées (formulaires, tableurs...) ;
  • L'export de données dans différents formats (PDF, HTML, XAR...) ;
  • Un tableau de bord permettant d'avoir une vue d'ensemble des activités du wiki ;
  • La personnalisation du design du wiki (logo, couleurs, emplacement des menus...) ;
  • La connexion à l'annuaire d'entreprise (récupération des données, SSO...) ;
  • Une gestion fine des droits (par espace, par page, par groupe d'utilisateurs...) ;

Ses autres points forts sont sa flexibilité et son évolutivité.

En effet, XWiki est également une plateforme écrite en Java et permettant le développement d'applications.
Cela permet par exemple d'envisager la création d'applications spécifiques (application de gestion de réunions, gestion de relation client...).

De nombreuses extensions, applications et macros sont disponibles gratuitement (extensions.xwiki.org) en plus des fonctionnalités incluses par défaut dans la plateforme XWiki (platform.xwiki.org)

De plus, XWiki est un logiciel Open Source développé sous licence LGPL. Aussi vous êtes propriétaire de votre wiki et de ses données.

Pour en savoir plus sur notre engagement dans l'Open Source, découvrez notre Open Source Manifesto.

En entreprise, un wiki comme XWiki est plutôt utilisé de manière privée pour les cas d'usage suivants :

  • Base de connaissance
  • Intranet collaboratif
  • Documentation
  • Support

Comparatif entre XWiki et les solutions de GED

Même si l'on retrouve des fonctionnalités et des cas d'usages similaires pour ces deux solutions, il demeure quelques différences :

  • En termes d'approche : les wikis sont orientés sur la "collaboration autour du document" alors que les logiciels de GED sont plus axés sur le "partage des documents".
  • En termes de structure des documents : les documents wiki sont des pages que l'on peut exporter dans plusieurs formats (pdf, word etc.) alors que dans une GED, les documents sont sous la forme de fichiers (de différents formats).
  • En terme de positionnement : enfin, même si les deux solutions envisagées changent les méthodes de travail au sein de l'entreprise, la solution XWiki est une vraie solution Enterprise 2.0, le document étant en réalité une page web (associée à une url).

Les différences : forces/faiblesses

 XWikiGED
Forces
  • Structuration de l'information
  • Import de documents électroniques et papier (XAMBOX)
  • Collaboration autour du document
  • Permet de capter les savoirs/développer des idées
  • Véritable plateforme collaborative extensible et évolutive
  • Plateforme de développement d'applications 
  • Structuration de l'information
  • Import de documents électroniques et papiers
  • Partage de documents
  • Centralisation de l'information
Faiblesses
  • Nécessité d'animer le wiki
  • Changement de méthode de travail (vs espaces de fichiers partagés et emails)
  • Pas de collaboration autour du document
  • Evolution des méthodes de travail mais pas de révolution Enterprise 2.0

Pourquoi utiliser XWiki plutôt que des solutions de GED ?

Les avantages de XWiki sur les usages de GED

L'un des avantages principaux de XWiki sur les usages de GED, est que XWiki offre une véritable solution Enterprise 2.0 apportant de nouvelles façons de travailler en entreprise.

En plus d'offrir des fonctionnalités de partage de documents et d'informations, XWiki permet de collaborer autour de ceux-ci.

Par ailleurs, les documents sont des pages wiki. Il n'est pas nécessaire d'avoir forcément le logiciel adapté pour ouvrir le fichier sur son ordinateur/ ni de télécharger le document. Un simple navigateur web vous permet de créer, consulter, éditer, commenter ou annoter un document.

Libre à vous d'exporter votre page wiki au format PDF ou doc afin d'avoir votre document en local.

Est-ce que l'on peut faire de la GED avec XWiki ?

Il est tout à fait possible de faire de la GED avec XWiki grâce aux fonctionnalités suivantes :

  • Import de documents word et dans de nombreux autres formats
  • Possibilité d'attacher des fichiers aux pages wiki
  • Création d'espaces pour classer vos fichiers
  • Possibilité de personnaliser votre XWiki afin de créer vos propres entrées/menus d'accès à l'information
  • Fonction de recherches sur les métadonnées et sur le texte (y compris dans les documents joints)
  • Fonctionnalités de partage/suivi/échange sur les documents