XWiki vs RSE

Qu'est-ce qu'un Réseau Social d'Entreprise (RSE) ?

Définition et fonctionnalités

Un Réseau Social d'Entreprise (RSE) est une plateforme visant à créer ou à développer des liens sociaux entre les individus d’une même organisation en leur fournissant des services de partage, de mise en relation, de recherche ou encore de suivi.

Il permet à ses utilisateurs d'accéder à une multitude d'informations, de travailler ensemble et partager des documents, d'échanger des avis, de découvrir les savoir-faire informels de leurs collègues et de faire valoir leurs propres compétences.

Contrairement aux réseaux sociaux grand public tels que Facebook ou LinkedIn, un RSE est interne à l'entreprise. La plupart des données échangées sont des données privées, propres au fonctionnement et à la vie de l'entreprise.

Du point de vue de l'utilisateur, celui-ci voit son statut dans l'entreprise changer. Il passe ainsi d'un statut d’anonymat relatif à une présence virtuelle sur l'intranet grâce à son profil sur le RSE (naissance d'une identité numérique dans l'entreprise).

Ce type d'outil entraîne donc des changements et modifications dans la manière de travailler.

En termes de fonctionnalités, la plupart des RSE disposent des suivantes :

  • Fiche profil utilisateur
  • Flux d'activité
  • Tableau de bord
  • Messages
  • Partages de contenus
  • Recherche
  • Espace de travail
  • Blogs et microblogging
  • Outils d'administration
  • Outils de suivi statistique

Certains RSE offrent des modules complémentaires, comme des outils de collaboration sur le document, des modules d'édition ou d'intégration avec d'autres logiciels, etc.

Yammer, Jive, bluekiwi et Knowledge Plaza sont parmi les RSE les plus populaires.

Des RSE Open Source existent également. Par exemple : Elgg, BuddyPress et Exo Social.

Cas d'usage

En entreprise, les RSE sont utilisés pour :

  • Renforcer les liens entre les collaborateurs
  • Améliorer la communication
  • Valoriser les expertises internes
  • Partager les retours d'expérience
  • Animer des concertations
  • Conduire le changement
  • Collaborer / travailler ensemble

Ils sont souvent installés en vue de compléter des outils déjà en place au sein de l'intranet.

Qu'est-ce que XWiki ?

Qu'est-ce qu'un wiki ?

Un wiki est classiquement présenté comme un ensemble de pages Web modifiables par tous les utilisateurs y étant autorisés. Il permet donc la création collaborative de contenus (incluant du texte, des images, des vidéos...) ainsi que la création de liens entre ces contenus.

Il a été popularisé par la célèbre encyclopédie multilingue Wikipédia (créée en 2001) et qui est aujourd'hui l'un des sites web les plus visités dans le monde, avec ses plus de 17 millions d'articles (début 2011).

Les fonctionnalités de base d'un wiki sont les suivantes :

  • Création de pages ;
  • Modification de pages : il s'agit tout simplement de l'ajout, la modification ou la suppression de contenus ;
  • Création de liens entre les informations
  • Discussion : l'élaboration d'une page peut donner lieu à plusieurs échanges entre les contributeurs ;
  • Historique des modifications : il est possible de suivre l'ensemble des modifications apportées à une page wiki (qu'est-ce qui a été modifié, par qui, quand...) ;
  • Rollback : il est toujours possible de revenir en arrière et de récupérer une version précédente d'une page ;
  • Gestion des droits : chaque utilisateur inscrit sur un wiki possède des droits qui lui permettent de créer, de modifier, de consulter ou de supprimer des pages wiki.

Mais certains wikis, comme XWiki Enterprise, vont plus loin en proposant des fonctionnalités supplémentaires adressant des besoins professionnels.

XWiki Enterprise, un wiki de seconde génération

XWiki Enterprise se distingue des wikis classiques en offrant des fonctionnalités dédiées au monde de l'entreprise comme par exemple :

  • L'import de documents Office (par exemple, un document Word est transformé en une page wiki ; XWiki conserve la mise en page, les images contenus dans le document, attache les images à la page wiki...),
  • La gestion des données non structurées (comme dans Wikipédia) mais aussi structurées (formulaires, tableurs...) ;
  • L'export de données dans différents formats (PDF, HTML, XAR...) ;
  • Un tableau de bord permettant d'avoir une vue d'ensemble des activités du wiki ;
  • La personnalisation du design du wiki (logo, couleurs, emplacement des menus...) ;
  • La connexion à l'annuaire d'entreprise (récupération des données, SSO...) ;
  • Une gestion fine des droits (par espace, par page, par groupe d'utilisateurs...) ;

Ses autres points forts sont sa flexibilité et son évolutivité.

En effet, XWiki Enterprise est également une plateforme écrite en Java et permettant le développement d'applications.
Cela permet par exemple d'envisager la création d'applications spécifiques (application de gestion de réunions, gestion de relation client...).

De nombreuses extensions, applications et macros sont disponibles gratuitement (extensions.xwiki.org) en plus des fonctionnalités incluses par défaut dans la plateforme XWiki (platform.xwiki.org)

De plus, XWiki Enterprise est un logiciel Open Source développé sous licence LGPL. Aussi vous êtes propriétaire de votre wiki et de ses données.

Pour en savoir plus sur notre engagement dans l'Open Source, découvrez notre Open Source Manifesto.

En entreprise, un wiki comme XWiki Enterprise est plutôt utilisé de manière privée pour les cas d'usage suivants :

  • Base de connaissance
  • Intranet collaboratif
  • Documentation
  • Support

Comparatif XWiki Enterprose / RSE

Les RSE comme XWiki Enterprise sont des plateformes collaboratives proposant de nombreuses fonctionnalités orientées Entreprise 2.0.

La transparence est une dimension très forte dans ces deux outils.

De prime abord, ces deux types d'outils semblent proches, cependant des différences demeurent.

Les RSE ont pour point de départ l'utilisateur et ses activités. C'est l'utilisateur qui est la donnée clé : il partage, suit, commente des documents. Il interagit avec d'autres utilisateurs du réseau social. Les RSE mettent en avant les individus aux dépends des ressources informatiques.

Aussi leurs dimensions fondamentales sont :

  • La gestion et la présentation des données personnelles / vue personnelle sur le réseau : Profil/tableau de bord et flux d'activité
  • Le rapprochement des membres et recherches d'expertise
  • La communication entre les membres
  • Le travail collaboratif et capitalisation du savoir-faire, gestion de projet : groupes, espaces collaboratifs, wiki, blog.

Ce type d'outil est donc centré sur l'utilisateur et son flux d'activités (dimension humaine importante).

En revanche pour XWiki Enterprise, c'est le document qui prime.
L'objectif est de créer et de collaborer sur un document dans le but de l'enrichir collaborativement. Les fonctionnalités de réseau social viennent renforcer/soutenir ce travail autour du document, en permettant aux utilisateurs de suivre l'activité sur un document ou une tâche en particulier.
Le document est la donnée centrale et est le premier bénéficiaire des fonctionnalités collaboratives de la plateforme.

En résumé, on peut dire qu'un RSE est un outil propice à la discussion et à l'échange alors que XWiki Enterprise est plus orienté vers la collaboration, la construction, création, ce qui en fait deux outils complémentaires.

 RSE : l'utilisateur est central XWiki Enterprise : le document / l'information est central
RSEFR.pngXWikiFR.png

Les différences : forces et faiblesses

Les RSE sont actuellement une solution à la mode surfant sur le phénomène des réseaux sociaux grand public. Ce sont donc une des solutions vers lesquelles les DSI, Dir Com et DRH s'orientent assez naturellement pour mettre en place leur intranet social ou leur plateforme collaborative.

Le tableau ci-dessous récapitule les forces et faiblesses de ces deux outils :

 XWiki EnterpriseRSE
 Forces
  • Structuration de l'information
  • Collaboration autour du document
  • Permet de capter les savoirs/développer des idées
  • Véritable plateforme collaborative extensible et évolutive
  • Plateforme de développement d'applications
  • Fin des cloisonnements
  • Développement des idées
  • Recherche de synergies
  • Rapprochements des collaborateurs
  • Renforcement de la notion d'appartenance
  • Permet de capturer les flux d'échange informel
 Faiblesses
  • Nécessité d'animer le wiki
  • Changement de méthode de travail (espaces de fichiers partagés et emails)
  • Peu de structuration de l'information
  • Perte d'information : obsolescence rapide de l'information
  • Changement culturel à maîtriser (approche centrée sur les individus, nouvelles formes de communication/accès à l'information)
  • Nécessite d'avoir le soutien de la DG
  • Beaucoup d'efforts pour animer le réseau au départ

Peut-on faire du RSE avec XWiki Enterprise ?

Il est tout-à-fait possible de faire du RSE avec XWiki Enterprise, qui dispose nativement de fonctionnalités sociales :

  • Flux d'activité
  • Profil utilisateur que l'on peut compléter grâce à la compatibilité avec les annuaires LDAP
  • Mise à jour du statut
  • Message
  • Fonctionnalité de suivi de page/espace
  • Notification par mail
  • Discussions : commentaires et annotations
  • Groupe et espace de travail à la demande (grâce à XWiki Workspaces)

Tout en conservant sa capacité à structurer l'information.

Flux d'activitéCommentaires et annotationsProfil utilisateur
ActivityStream.png AddAnnotation.png RegisteredUserProfile.png

Pourquoi utiliser XWiki Enterprise plutôt qu'un RSE ?

Lorsqu'on a besoin d'un RSE mais pas seulement. Un intranet social ne se résume pas à un réseau social. Une plateforme collaborative a bien plus à offrir d'autant plus qu'elle peut pallier les faiblesses des RSE.

On recommandera l'usage de XWiki Enterprise lorsque :

  • La création collaborative de documents est nécessaire
  • La notion de structuration de l'information et des documents est un critère déterminant

XWiki pallie à la plupart des faiblesses des RSE à savoir :

  • La perte et l'obsolescence de l'information
  • Le manque de structure des informations