XWiki vs Sharepoint

Ce document a pour objectif de comparer XWiki à Sharepoint 2010 et leurs usages internes en entreprise.

Qu'est-ce que Sharepoint 2010 ?

"Microsoft Sharepoint 2010 est une plateforme web de gestion de l'information et de collaboration professionnelle visant à améliorer la productivité et à gérer du contenu, en utilisant via un navigateur Web toute l'expérience acquise sur Office" (source et définition Microsoft).

Les usages de Sharepoint

Sharepoint est un outil généraliste, tout en un, qui cible tout d'abord les usages de gestion documentaire basés sur les documents Office, de réseaux sociaux et de sites internet/intranet.

La partie "collaboration" de Sharepoint 2010 est centrée autour du partage de documents Office. Les wikis sont une des fonctionnalités commercialisées.
La partie wiki est mineure et reste basique en terme de fonctionnalités. Les liens entre informations Wikis et les autres informations ne sont pas encouragés.

Sharepoint dispose par ailleurs d'une plateforme de développement permettant la modification et l'adaptation aux besoins métier spécifiques. Celle-ci est basée sur les technologies de programmation Microsoft.

Qu'est-ce que XWiki ?

Qu'est-ce qu'un wiki ?

Un wiki est classiquement présenté comme un ensemble de pages Web modifiables par tous les utilisateurs y étant autorisés. Il permet donc la création collaborative de contenus (incluant du texte, des images, des vidéos...) ainsi que la création de liens entre ces contenus.

Il a été popularisé par la célèbre encyclopédie multilingue Wikipédia (créée en 2001) et qui est aujourd'hui l'un des sites web les plus visités dans le monde, avec ses plus de 17 millions d'articles (début 2011).

Les fonctionnalités de base d'un wiki sont les suivantes :

  • Création de pages ;
  • Modification de pages : il s'agit tout simplement de l'ajout, la modification ou la suppression de contenus ;
  • Création de liens entre les informations
  • Discussion : l'élaboration d'une page peut donner lieu à plusieurs échanges entre les contributeurs ;
  • Historique des modifications : il est possible de suivre l'ensemble des modifications apportées à une page wiki (qu'est-ce qui a été modifié, par qui, quand...) ;
  • Rollback : il est toujours possible de revenir en arrière et de récupérer une version précédente d'une page ;
  • Gestion des droits : chaque utilisateur inscrit sur un wiki possède des droits qui lui permettent de créer, de modifier, de consulter ou de supprimer des pages wiki.

Mais certains wikis, comme XWiki, vont plus loin en proposant des fonctionnalités supplémentaires adressant des besoins professionnels.

XWiki, un wiki de seconde génération

XWiki se distingue des wikis classiques en offrant des fonctionnalités dédiées au monde de l'entreprise comme par exemple :

  • L'import de documents Office (par exemple, un document Word est transformé en une page wiki ; XWiki conserve la mise en page, les images contenus dans le document, attache les images à la page wiki...),
  • La gestion des données non structurées (comme dans Wikipédia) mais aussi structurées (formulaires, tableurs...) ;
  • L'export de données dans différents formats (PDF, HTML, XAR...) ;
  • Un tableau de bord permettant d'avoir une vue d'ensemble des activités du wiki ;
  • La personnalisation du design du wiki (logo, couleurs, emplacement des menus...) ;
  • La connexion à l'annuaire d'entreprise (récupération des données, SSO...) ;
  • Une gestion fine des droits (par espace, par page, par groupe d'utilisateurs...) ;

Ses autres points forts sont sa flexibilité et son évolutivité.

En effet, XWiki est également une plateforme écrite en Java et permettant le développement d'applications.
Cela permet par exemple d'envisager la création d'applications spécifiques (application de gestion de réunions, gestion de relation client...).
De nombreuses extensions, applications et macros sont disponibles gratuitement (extensions.xwiki.org) en plus des fonctionnalités incluses par défaut dans la plateforme XWiki (platform.xwiki.org)

De plus, XWiki est un logiciel Open Source développé sous licence LGPL. Aussi vous êtes propriétaire de votre wiki et de ses données.

Pour en savoir plus sur notre engagement dans l'Open Source, découvrez notre Open Source Manifesto.

En entreprise, un wiki comme XWiki est plutôt utilisé de manière privée pour les cas d'usage suivants :

  • Base de connaissance
  • Intranet collaboratif
  • Documentation
  • Support

Comparatif entre Sharepoint et XWiki

Création et gestion du contenu

En matière de gestion de l'information, les deux solutions utilisent des approches différentes :

Sharepoint base sa solution sur Microsoft Office, obligeant ainsi les utilisateurs à utiliser ses services (Word, Excel, PowerPoint etc).
Cela nuit à la collaboration car cela nécessite l'ouverture des documents dans Office, génère des problèmes de compatibilité suivant les versions de Microsoft Office utilisées et augmente la complexité et les coûts de formation.

Sharepoint agit plus en tant que bibliothèque de documents Office sur lesquels vos collaborateurs peuvent interagir. C'est une solution orientée desktop visant à pérenniser l'utilisation d'Office qui est la fonction historique de Sharepoint et la source principale de revenus de Microsoft.

Malheureusement cette approche est fortement inefficace car les résultats sont une information mal organisée, avec une collaboration faible, plutôt orientée sur l'archivage des documents importants. 

Microsoft tente de palier cela par l'ajout de fonctionnalités de Blog, Réseau Social et Wikis, mais ces fonctionnalités sont incomplètes et les utilisateurs sont désorientés sur la façon par laquelle ils doivent contribuer à l'outil, augmentant les coûts de formation ou d'adaptation pour simplifier l'outil.

Ceci oblige les utilisateurs à continuer à utiliser Microsoft Office, ce qui rentre tout à fait en contradiction avec l’esprit collaboratif et la tendance générale au 100% Web.

Bibliothèque de documents Office : l'édition du document se fait avec Office Word
sharepointlibrary.png

En revanche pour XWiki, tout est page. Chaque page wiki a une url et peut contenir soit du texte, des pièces jointes ou des données structurées.

Chaque page bénéficie des mêmes fonctionnalités de collaboration soit l’édition, les commentaires, les annotations, l'historique. Toutes les fonctionnalités sont utilisables par les navigateurs Internet les plus utilisés du marché réduisant les problèmes de compatibilité et de configuration.

Ainsi les documents sont accessibles, éditables, commentables directement depuis n'importe quel navigateur Internet. Par ailleurs, il est toujours possible d'exporter le document dans différents formats (Office, Pdf...) si vous souhaitez le conserver sur votre propre disque dur/serveur (usage desktop) ou bien encore d'attacher vos fichiers à la page en disposant de viewers web pour pouvoir les visualiser sans outils desktop.

Page wiki en édition, directement depuis le navigateur. L'éditeur Wysiwyg permet d'éditer le document facilement (ajout de liens, images, tableau, mise en page...)
wysiwygxwiki.png

L'avenir est au tout web. Opter pour XWiki maintenant, c'est anticiper la convergence des données sur le web.

D'un point de vue collaboratif

De part la façon dont les documents sont organisés dans Sharepoint, on comprend que l'aspect collaboratif de l'outil est faible.

En effet, Sharepoint organise les informations sous forme de silos (bibliothèque de documents) déconnectés les uns des autres. Les blogs, la gestion documentaire, les wikis, les applications sont séparés et mal connectés. Les flux d'activités et l'historisation ne sont pas connectés.

L'essentiel de la collaboration est dirigé vers le partage de documents Office, organisés sous forme de dossiers. Cette organisation ne permet pas de naviguer efficacement dans l'information partagée et décourage la participation.

En effet, les documents sont stockés dans des bibliothèques de documents, une bibliothèque appartenant généralement à une équipe ou à un service. L'information se retrouve donc cloisonnée, sans lien avec les autres documents pouvant être contenus dans la même bibliothèque ou dans une autre.

Les seules informations partagées seront les documents de taille importante tandis que les informations non structurées ou semi-structurées, pourtant nombreuses, ne seront pas partagées dans l'outil.

En revanche, avec XWiki, les documents peuvent être reliés les uns aux autres, chacun peut contribuer à son contenu et le mettre à jour facilement.

On peut effectuer une recherche de document au niveau d'un wiki en particulier (ex : le wiki de l'équipe marketing) ou bien au niveau des wikis des différentes équipes (marketing, finance, support etc.).

 Sharepoint : organisation de l'information en silos/bibliothèque de documents XWiki : Chaque document est une page wiki, pouvant être liée à d'autres

sharepointfr.png 
xwikifr.png

D'un point de vue technique

Sharepoint ne fonctionne qu'avec la gamme SQL Server (Bases de données Microsoft), alors qu'XWiki offre un vrai choix (MySQL, PostgreSQL, Oracle, bases portables...).
L'installation de Sharepoint (comme celle de SQL Server) est laborieuse et même moins documentée que celle d'XWiki.

Sharepoint fonctionne sur un interclassement (encoding) Latin1 bien précis. Un mauvais interclassement de la base de donnée interrompt l'installation. Un fonctionnement en standalone total est laborieux voir impossible à cause des mécanismes d'authentification proposés (NTLM ou Kerberos).

Enfin les mises à jour sont complexes.
En effet, à chaque version, tout le logiciel est refait. Si vous avez effectué des développements spécifiques avec Sharepoint rien ne garantit la compatibilité de ceux-ci avec la nouvelle version. Cela entraine de nouveaux développements et engendre de nouveaux coûts.

D'un point de vue économique

Microsoft Sharepoint est un outil cher en coût de licence et en coût de mise en œuvre.

En effet, étant généraliste il faut beaucoup de temps pour configurer et orienter l'usage de l'outil vers le besoin réel de l'organisation. Sharepoint est également dépendant de nombreux produits Microsoft (Windows Server, Microsoft SQL Server, Microsoft Office) générant des coûts de licences supplémentaires.

Le prix de Sharepoint 2010 est particulièrement complexe car il faut prendre en compte les options et les dépendances du produit. Certains ont fait des calculateurs de prix pour aider à comprendre le prix réel : http://community.bamboosolutions.com/blogs/sharepoint-2010-price-calculator/default.aspx

Pour la version Enterprise de Sharepoint 2010 il faut compter:

  • 5000$ + 95$ (version standard) par utilisateur + 83$ (version entreprise) par utilisateur
  • 1000$ + 40$ par utilisateur pour le Serveur Windows 2008
  • 7000$ pour Microsoft SQL serveur
  • 20000$ pour FAST Search

Soit pour 100 utilisateurs un prix de 54800$ (41679 Euros), pour 1000 utilisateur un prix total de 251000$ (191000 Euros), pour 10000 utilisateurs un prix total de plus de 2.2M$ (1.67MEuros).

Ces prix sont basés sur les informations disponibles à l’adresse donnée plus haut (http://community.bamboosolutions.com/blogs/sharepoint-2010-price-calculator/default.aspx) et sont donc des prix pratiqués aux USA. Les prix Européens peuvent être différents et en particulier supérieurs.

Ces tarifs n'incluent pas de support et de mise à jour pour lesquels il faut compter jusqu'à 50% de coûts supplémentaires.

De son côté XWiki Enterprise est Open Source et n'induit aucun coût de licence.

En choisissant XWiki, l'effort peut être porté vers le support, la formation et l'adaptation du produit aux besoins réels. Pour les usages d'organisation de l'information, il n'y a pas d'effort important de modification du produit au besoin car c'est son usage natif, l'effort peut alors être porté sur la personnalisation du produit/développements spécifiques.

Nous nous occupons de créer votre wiki selon vos besoins et clé en main.

Par ailleurs, une fois votre wiki créé, vous en êtes le propriétaire. Libre à vous de souscrire à un contrat de support ou bien de gérer votre wiki en interne. Les contrats de supports XWiki sont liés à la taille de l'installation et les tarifs sont très dégressifs par rapport au nombre d'utilisateurs. Un contrat de support XWiki peut aller de 3000 Euros annuel pour les plus petites installations jusqu'à environ 50 000 Euros annuels pour plus 10 000 utilisateurs et jusqu’à 10 wikis. Il existe plusieurs niveaux de support permettant un service plus important allant jusqu'à l'intervention sur la plateforme du client.

Enfin, la circulaire Ayrault du 19 septembre 2012 présente des orientations et des recommandations sur le bon usage des logiciels libres dans l'administration française.

Cette circulaire présente le logiciel libre comme offrant des solutions extrêmement intéressantes autant en termes de gestion des coûts qu'en termes d'indépendance technologique.

Le coût global de possession d'XWiki est bien plus faible que celui de Sharepoint, que ce soit au niveau de la mise en place ou de l'évolution.

Avant tout investissement, vous devez prendre en compte à la fois les fonctionnalités de l'outil et son coût total. A fonctionnalités équivalentes, XWiki a un coût total bien moins élevé que Sharepoint.

Enfin, les services proposés par l'équipe XWiki SAS sont des services de proximité incluant l'accompagnement du client tout au long de son projet.

Les usages de Sharepoint et d'XWiki dans les entreprises

Les usages de Sharepoint et d'XWiki au sein de l'entreprise sont assez semblables.

Ces outils permettent de réaliser :

  • des intranets, extranet
  • des bases de connaissances,
  • de la documentation, du support, 
  • des sites éducatifs,
  • des sites web complets
  • du RSE

Pourquoi utiliser XWiki plutôt que Sharepoint ?

Il y a plusieurs raisons à cela :

D'un point de vue financierD'un point de vue humainD'un point de vue technologique
  • L'absence de coût de licence et de dépendance à la solution
  • L'allocation de tout son budget dans le développement d'applications personnalisées
  • Le coût total d'acquisition d'XWiki qui est nettement inférieur à celui d'un Sharepoint
  • Le coût de mise à jour et d'upgrade est faible par rapport à celui de Sharepoint

 

  •  La rapidité de mise en place du projet
  • Une entreprise dynamique et réactive, un service de support de qualité
  • L'organisation de l'information est supérieure dans XWiki
  • XWiki vous permet de passer à l'entreprise 2.0

XWiki est bien moins consommateur de ressources financières et humaines et offre un produit Open Source, évolutif et tourné vers l'avenir.