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oct. 14 2019

10 avantages à l'organisation des connaissances pour les managers

La gestion en général n'est pas facile et la gestion de l'information, encore moins. De nos jours, l'information n'est pas difficile à obtenir, en fait, il y en a parfois tout simplement trop, surtout dans l'environnement de travail. Cette situation peut être particulièrement problématique lorsque vous ne savez pas comment exploiter efficacement une information ou maximiser son potentiel de réutilisation. Auparavant, les outils classiques comme les livres blancs ou les courriels permettaient de faire le travail et de diffuser l'information dans toute l'organisation, mais ce n'est plus le cas maintenant. Les solutions d'aujourd'hui reposent sur des bases de connaissances et des plates-formes de collaboration où l'information peut être stockée et facilement accessible.

Toutefois, du point de vue de la gestion, qu'est-ce que cela implique réellement ? Pourquoi utiliser une telle solution ?

  • La réponse longue : les avantages de l'organisation des connaissances en gestion sont nombreux et, une fois adoptés, ils vous aideront à établir un environnement de travail pleinement fonctionnel où la collaboration est prospère et où l'information peut circuler efficacement à l'ensemble de votre organisation.

  • La réponse courte : assurer une efficacité et une productivité maximales.

Après 15 ans de gestion de l'information pour nous et pour nos clients, nous vous invitons à lire ci-dessous ce sur quoi les bons managers se concentrent habituellement.

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1. Optimiser l'utilisation des ressources

Sans un espace dédié où l'information est centralisée, les environnements de travail deviennent désorganisés, provoquant un sentiment de mauvaise orientation. L'un des nombreux avantages de l'organisation de l'information en management réside dans la possibilité d'utiliser au mieux les ressources. La disponibilité de méthodes, d'outils et de pratiques permet d'éviter les scénarios dans lesquels vos employés sont incapables de mener à bien des projets à long terme ou dans lesquels l'intérêt pour les objectifs de l'entreprise est réduit.

Sans une documentation appropriée ou un espace d'apprentissage dédié, qui est prêt à fouiller dans une bibliothèque de documents mal organisée ? La systématisation de l'organisation de l'information de manière exhaustive facilite le suivi et l'utilisation des ressources de manière coordonnée.

2. Identifier et compléter les lacunes en matière de connaissances

Un autre avantage fondamental de l'organisation de l'information en management est qu'elle consolide un meilleur flux de communication en complétant les lacunes des connaissances et en améliorant les performances. Les problèmes de communication sont éliminés, ce qui facilite la circulation de l'information entre les différents niveaux de l'entreprise.

Les plates-formes telles que XWiki ou tout autre CMS (Content Management System) facilitent la collaboration entre les départements et permettent de partager et de suivre librement les idées, stratégies ou suggestions. Ne vous inquiétez plus jamais de vous perdre dans l'océan infini d'informations que vous avez à traiter quotidiennement. 

3. Réduire les pertes de savoir-faire

Un atout important, le « savoir-faire » d'une entreprise se réfère aux connaissances cumulatives et à la capacité de gérer efficacement les choses. À ce titre, vous devez vous assurer qu'il est géré de façon efficace pour que l'entreprise puisse en bénéficier. Avec le départ d'employés expérimentés, il y a un risque accru que des informations essentielles disparaissent en même temps qu'eux. Bien que les nouvelles recrues soient bien informées, il faut parfois beaucoup de temps pour se familiariser avec les règlements de l'entreprise et atteindre la pleine productivité, ce qui n'est pas toujours le cas.

Parmi les nombreux avantages de l'organisation des connaissances en management, il y a aussi la capacité d'exploiter efficacement ce type d'information. En fournissant une plate-forme engagée où les informations accumulées peuvent être documentées et sécurisées, vous pouvez vous assurer que les départs se produisent sans perte de connaissances vitales pour l'entreprise. Cela élimine également l' « amnésie d'entreprise », dans laquelle les entreprises ont tendance à perdre la mémoire des choses et de la façon de les faire à la suite du départ de leurs employés.

4. Éviter les efforts redondants

Il est essentiel de pouvoir retrouver la bonne information en cas de besoin. Une fois que vous avez identifié et développé un processus efficace, la création (ou la mise à jour) de la page wiki appropriée devrait être la prochaine étape pour s'assurer qu'elle sera utilisée à l'avenir pour répondre aux besoins récurrents similaires. Lorsque la solution à un problème a été trouvée, vous voulez que cette information soit réutilisée.

Rendre les meilleures expériences de résolution de problèmes réutilisables ! Cela permettra d'éviter les scénarios dans lesquels un employé passe du temps à répéter ce qui a déjà été fait. Pourquoi passer du temps à réinventer la roue quand on peut l'utiliser pour inventer quelque chose de nouveau ?

5. Permettre une prise de décision meilleure et plus rapide

Une abondance d'informations peut transformer la prise de décision en un processus difficile et fastidieux. L'avantage ici de l'organisation des connaissances en management est qu'elle accélère le processus en fournissant l'ensemble des données pertinentes lorsqu'elles sont nécessaires. Par exemple, dans XWiki, les données sont stockées sous forme de pages Web structurées, ce qui signifie que des fonctions telles que le moteur de recherche avancée ou le filtrage par balises permettent de parcourir rapidement et facilement les informations.

La mise en œuvre d'une plate-forme dédiée garantit la cohérence et la pertinence de ce qui est partagé, ce qui, à son tour, conduit à des décisions fondées sur des preuves.

6. Éviter les erreurs du passé

Quand une organisation évolue, il y a des leçons à en tirer, tant sur les succès que sur les échecs. Avoir un espace collaboratif où elles peuvent être librement partagées est l'un des avantages de l'organisation de l'information en management, à long terme. Lorsque vos employés rencontrent des situations dans lesquelles ils ne savent pas trop comment procéder, le fait de pouvoir parcourir les documents passés dans des pages wiki bien structurées à la recherche de pointeurs pertinents peut les aider à les surmonter, tout en évitant les erreurs du passé. La systématisation de l'information rationalise le travail, ce qui permet de gagner du temps et, dans certains cas, d'économiser sur le budget.

7. Accroître l'efficacité et la productivité

La gestion de l'information est devenue une caractéristique d'une meilleure productivité. Préserver le savoir en le centralisant sur une plateforme accessible et intuitive (comme un wiki) est l'un des avantages les plus notables de l'organisation de l'information en management. Nous avons tous besoin d'information pour faire notre travail efficacement, mais ce qui est essentiel, c'est d'avoir l'information à notre disposition lorsqu'elle est nécessaire, sans avoir à lire des documents imprimés ou à fouiller dans des centaines de courriels.

La préservation des connaissances sous la forme de bases de données fiables et de procédures d'intégration complètes peut également contribuer à faciliter et à accélérer le processus d'intégration, favorisant ainsi la productivité et l'efficacité à long terme. Être capable d'apprendre rapidement et efficacement peut vous donner un avantage dans l'environnement d'affaires d'aujourd'hui, qui évolue rapidement.

8. Favoriser une culture de travail collaboratif innovante

Les plates-formes centrées sur l'information encouragent les employés à partager toutes les informations importantes assimilées à travers le temps, en fonction des réalisations et des échecs, ainsi que de l'expérience. Alors que l'entreprise grandit et évolue, il devient de plus en plus difficile de suivre et de tenir compte avec précision de toutes les opinions exprimées.

Dans XWiki, par exemple, on peut partager des idées (et les voter), participer à des sondages ou à des forums de discussion afin d'obtenir de multiples perspectives sur des sujets spécifiques. Cela permet non seulement de créer un environnement de travail collaboratif, mais aussi d'encourager l'innovation et de motiver les employés à apprendre de leurs expériences mutuelles. De cette façon, la collaboration peut se développer.

9. Faciliter la collaboration entre les équipes à travers les fuseaux horaires.

Selon la structure de votre entreprise, vos équipes peuvent être distribuées sur différents fuseaux horaires. La collaboration entre les équipes représentant un défi en soi, les plate-formes centrées sur l'information deviennent ainsi un aspect essentiel à considérer parmi les avantages de l'organisation de la connaissance en gestion.

Le fait d'avoir de l'information facilement accessible aux employés dans différents fuseaux horaires minimise les frictions et évite les obstacles à la collaboration. Par exemple, dans XWiki, il est possible de reprendre là où un collègue s'est arrêté et de modifier, ajouter et améliorer le document ou la page en question. Il est même possible d'activer la collaboration en temps réel afin de travailler simultanément sur un document, quel que soit sa localisation ou son fuseau horaire.

10. Garantir le respect du RGPD et la protection des données

La sécurisation de l'information est une préoccupation majeure dans la plupart des entreprises, d'autant plus aujourd'hui, alors que la conformité à la réglementation RGPD est une nécessité. Sans une méthode appropriée de sécurisation de l'information, des données importantes peuvent être dispersées ou même perdues, à moins qu'il n'y ait une trace claire de toutes.

Pour vous donner une idée de la façon dont les plate-formes collaboratives peuvent vous aider à résoudre ce problème, avec XWiki, grâce aux différents types d'autorisations, il est facile de gérer l'accès aux actions comme lire, modifier, commenter, supprimer. Cela permet de s'assurer que l'information est protégée, tout en restant accessible à ceux qui en ont besoin. D'autres outils de collaboration, tels que CryptPad, vous offrent des supports sécurisés pour partager des données que vous ne partageriez autrement que face à face.

 

Qu'aimeriez-vous ajouter à la liste ?  Faites-nous le savoir dans un commentaire ou contactez-nous sur les médias sociaux !

L'information dicte les flux de travail et, plus encore, l'accès à l'information.  L'objectif d'une meilleure gestion est de réduire les vides juridiques au sein de l'entreprise et d'encourager un environnement de travail transparent et collaboratif.  Nous ne prétendons pas que la mise en place d'un outil d'organisation de l'information résoudra tous vos problèmes, mais nous savons qu'il est plus facile de siroter un Pina Colada aux Maldives en sachant que votre équipe a les bonnes informations au bout de ses doigts.  

C'est à vous de décider comment vous pouvez utiliser une telle solution ou laquelle est la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.

sept. 30 2019

Protection supplémentaire pour votre wiki avec la nouvelle application antivirus XWiki

La plupart d'entre nous avons un logiciel antivirus installé sur nos ordinateurs pour protéger les données contre les attaques de type malwares. Les logiciels antivirus jouent un rôle clé dans la protection de notre système en détectant les menaces et en assurant la sécurité de nos données. Nous sommes également conscients que nous ne devons pas ouvrir de pièces jointes dans les courriels non sollicités provenant d'adresses de courriel inconnues. Mais avez-vous pensé au fait que des virus pourraient également résider dans les pièces jointes de votre wiki ? Si votre wiki n'est pas complètement isolé, vous allez toujours faire face au risque de virus, en particulier lorsque vous téléchargez des fichiers externes sur le wiki. Ce qui compte, c'est ce que vous faites pour vous protéger des dommages potentiels, en particulier pour éviter d'infecter les appareils de vos utilisateurs qui pourraient télécharger des pièces jointes infectées.

La nouvelle application antivirus XWiki offre une protection supplémentaire de votre wiki en analysant les pièces jointes téléchargées via un moteur antivirus dédié. L'antivirus effectue divers contrôles et vérifications à l'aide d'algorithmes robustes et de sa vaste base de données de virus.

Les contrôles s'effectuent en deux étapes :

  • Directement au moment du téléchargement, en annulant l'opération de téléchargement au cas où un fichier infecté serait détecté, ne permettant ainsi pas au fichier infecté d'atteindre votre wiki.
  • Périodiquement, en analysant toutes les pièces jointes sur votre wiki (y compris les sous-wikis), afin de couvrir le cas où une base de données de virus mise à jour périodiquement serait ainsi en mesure de détecter une menace qui était auparavant inconnue. La période de mise à jour est configurable à l'aide d'un planificateur.

Pour vous faciliter la tâche, l'application antivirus est livrée avec ClamAV intégré par défaut. ClamAV est la solution antivirus de référence pour les logiciels libres. Cependant, d'autres moteurs antivirus peuvent également être facilement implémentés et configurés pour être utilisés par l'application antivirus.

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Une fois l'application installée, la section Antivirus sera disponible dans la zone d'Administration XWiki, avec des options pour configurer la connexion au serveur antivirus ClamAV. Après la configuration, l'application antivirus commencera à fonctionner pour empêcher les utilisateurs de joindre des fichiers infectés aux pages de votre wiki.

Chaque fois qu'une pièce jointe infectée est détectée pendant l'analyse périodique, elle est immédiatement supprimée, afin de neutraliser la menace. Vous pourriez être curieux de savoir pourquoi il ne désinfecte pas le fichier. La foire aux questions de ClamAV en explique la raison (en anglais). La réponse courte est que la plupart du temps, les fichiers infectés sont compromis au-delà de la récupération et ce qui reste après la désinfection est soit corrompu, soit dangereux.

À la fin de chaque analyse périodique, un e-mail de synthèse est généré et envoyé à tous les principaux administrateurs du wiki. Le rapport contient les informations suivantes :

  • Pièces jointes infectées qui ont été détectées et automatiquement supprimées
  • Pièces jointes infectées qui n'ont pas été supprimées (c'est-à-dire qui pourraient encore constituer une menace), si elles existent
  • Erreurs survenues lors de l'analyse de certaines pièces jointes

Chaque incident, (détecté lors du téléchargement) ou lors d'une analyse planifiée, est enregistré dans le journal de l'antivirus qui est affiché dans la même section Administration.

Vous pouvez essayer l'Antivirus App en l'installant à partir du gestionnaire d'extensions de votre wiki.

L'application est incluse dans XWiki Pro, donc nos clients Silver et au-delà y ont déjà accès gratuitement. Vous pouvez installer l'application directement à partir du gestionnaire d'extensions ou contacter notre équipe de support pour vous aider.

Silvia Macovei, Responsable de l'activité Cloud d'XWiki

sept. 02 2019

Comment créer des diagrammes dans XWiki

Les diagrammes sont parfaits pour transmettre facilement des idées de manière visuelle. Ils sont utiles aussi bien pour communiquer une vue d'ensemble que pour décomposer des concepts complexes.

Avec le bon outil, la création de diagrammes devient facile. L'application XWiki Pro Diagram propose une interface utilisateur claire, basée sur l'intégration jgraph/draw.io. Draw.io est un logiciel de création de diagrammes open source en ligne pour la création de maquettes, de diagrammes UML, graphiques, BPMN, cartes mentales, wireframes, diagrammes réseau et beaucoup plus.

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En utilisant cet outil, vous pourrez :

  • créer et éditer des diagrammes
  • importer des diagrammes existants
  • inclure des diagrammes dans d'autres pages wiki

Depuis la version 1.7 de l'application Diagram Pro, vous bénéficiez d'exports de diagrammes au format PDF améliorés. De plus, les images insérées dans un diagramme sont maintenant stockées comme pièces jointes sur la page du diagramme.

Pour tester l'application, vous pouvez l'installer directement depuis votre instance XWiki à l'aide du gestionnaire d'extensions. Vous n'aurez pas à passer des heures à apprendre à l'utiliser : quelques minutes vous suffiront à maîtriser les notions de base.

Si vous êtes déjà client XWiki, à partir de notre plan Silver, vous avez accès gratuitement à l'ensemble des applications XWiki Pro, y compris l'application Diagram. Veuillez prendre contact avec notre équipe de support qui vous fera parvenir une licence gratuite.

Ne manquez pas notre prochaine version qui apportera la gestion des liens XWiki dans les diagrammes exportés au format PDF, ainsi que des boutons de zoom en mode visualisation.

Enfin, vous pouvez également découvrir l'application dans cette vidéo d'une minute :


Silvia Macovei, Responsable de l'activité Cloud d'XWiki

août 23 2019

15 méthodes pour former des équipes fortes dans les entreprises pratiquant le travail à distance

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Travailler à distance, c'est génial pour plusieurs raisons : un plus grand nombre de talents, un meilleur équilibre travail / vie privée, plus de concentration et de productivité. Mais cela pose aussi des défis, avec la nécessité de mettre en œuvre plus d'outils, de processus et de documentation et de déployer plus d'efforts pour instaurer une culture de la transparence. Au cours des 15 dernières années, nous avons adopté un mode de travail flexible, les collaborateurs ayant la liberté de travailler entièrement ou partiellement à distance. Dans cet article, nous explorons certaines des choses que nous avons apprises et des conseils que les entreprises peuvent suivre pour construire des équipes à distance plus fortes.

1. Communiquez votre histoire et la vision de l'entreprise

Exposer l'histoire de l'entreprise et avoir une vision stratégique claire est non seulement bon pour les affaires, mais aussi essentiel à la cohésion de votre équipe. L'histoire de l'entreprise rappelle aux membres de l'équipe la génèse du projet et de sa réussite, et l'énoncé d'une vision établit l'orientation pour l'avenir. Définir l'impact que l'entreprise veut avoir sur le monde aidera également l'équipe à mieux comprendre pourquoi leur travail est important et en comment leurs objectifs s'articulent avec la situation globale. L'objectif dans le fait de communiquer sur une vision est d'inspirer et d'engager l'équipe.

2. Définissez vos valeurs

Les valeurs sont les principes uniques qui guident la réalisation de la vision. Les valeurs doivent être clairement articulées et consignées dans un manuel, afin que chacun puisse les lire au fur et à mesure qu'il évolue dans l'équipe. Les décisions devraient alors être prises en fonction des valeurs. Comme chaque nouvel employé aura un impact sur votre culture, il est important que vous recrutiez en gardant ces valeurs à l'esprit. Les dirigeants devraient donner l'exemple en définissant ces principes et en les respectant. Cependant, les valeurs ne sont pas immuables, de sorte qu'au fur et à mesure que votre équipe grandit, vous voudrez peut-être les réexaminer.

3. Organiser le travail

Il est essentiel de bâtir l'infrastructure qui permet aux gens de collaborer efficacement. Les équipes doivent avoir accès à différents outils de collaboration tels que Slack,  Mattermost ou Riot pour le chat, XWiki pour la collaboration et la gestion des connaissances, OpenProject, GitLab ou Trello pour la gestion des projets et des tâches. Chez XWiki, nous utilisons Riot pour rester en contact avec l'équipe et nous l'adorons. C'est très facile à utiliser et c'est open source. Pas surprenant, la plupart de notre travail est organisé en XWiki, personnalisé avec des applications pour l'adapter à nos besoins exacts.

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4. Établir une culture de la transparence et du partage des connaissances

Le partage des connaissances et des processus devraient être au cœur de toutes les entreprises à distance. Ils facilitent l'intégration et contribuent à la transparence. Le partage des connaissances accroît également l'efficacité et minimise les frictions, car l'information devient facilement accessible aux employés sans souffrir de différences de fuseaux horaires.

Chez XWiki, nous essayons de documenter autant que possible les connaissances, à travers la documentation des produits et des projets, les bases de connaissances, les FAQs, les guides d'intégration, etc. Une bonne règle de base est que chaque fois que quelqu'un pose une question sur un chat, les réponses doivent pointer autant que possible vers les documents associés. Bien sûr, il est plus facile de poster une réponse directe sur le chat, mais il est plus utile sur le long terme de stocker cette réponse dans un document pour référence ultérieure.

5. Recruter pour des compétences générales, pas seulement pour des compétences techniques

Lors de l'évaluation d'un employé potentiel, il est important d'évaluer les compétences techniques, mais vous devriez également examiner les compétences générales et la culture d'entreprise. D'excellentes aptitudes à la communication et à la rédaction sont essentielles pour bien réussir dans un rôle à distance.

De nombreuses équipes à distance trouvent également utile que le candidat fasse un petit travail rémunéré avant de proposer une offre d'emploi. Cela aidera le candidat à mieux comprendre le poste et aidera l'équipe à mieux évaluer les compétences.​​​​​​​

6. Faire des appels vidéo

Du fait du manque d'indices non verbaux dans la communication écrite, utiliser la vidéo autant que possible peut être une bonne idée. Bien qu'elle ne remplace pas les interactions en personne, elle aide à éliminer une partie de la solitude et de l'isolement que les travailleurs à distance peuvent éventuellement ressentir. Des outils tels que Zoom et Google Hangouts sont des options excellentes pour organiser les appels vidéo. À l'avenir, nous pourrions même travailler dans un bureau de réalité virtuelle.

7. Organiser des réunions régulières

Les réunions avec tous les employés sont excellentes pour présenter les nouveaux membres de l'équipe, faire des annonces, reconnaître les réalisations, présenter la situation de l'entreprise et répondre aux questions. De nombreuses entreprises à distance organisent aussi régulièrement des réunions d'équipe, des lancements de projets et des rétrospectives, ainsi que des "standups" quotidiens.

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8. Organiser des séminaires d'entreprise

Les conversations en ligne, ce sont super, mais rien ne vaut les interactions réelles en personne. Les séminaires ou meetings off-site réguliers de l'entreprise sont d'excellentes occasions pour les gens de consolider des relations qui se construisent principalement virtuellement. Vous pouvez découvrir comment nous organisons notre séminaire annuel en lisant cet article.

9. Rechercher l'équilibre entre communication synchrone et asynchrone​​​​​​​

L'équilibre entre communication synchrone et asynchrone est difficile à atteindre. Pour les longues discussions, pour les retours d'information importants et le brainstorming, le temps passé en face à face peut être préférable. La communication asynchrone est tout aussi importante lorsque vous essayez d'entrer dans un état dynamique et de faire le travail de fond. De nombreux travailleurs à distance diront que le travail asynchrone est la façon dont ils réussissent à accomplir leur travail. Il existe de nombreuses façons de faire de l'asynchrone, de l'email aux chats, forums et commentaires. Vous n'avez qu'à choisir les outils et le ratio qui conviennent le mieux à vous et à votre équipe.

10. Encourager les traditions de l'entreprise

Il est facile de célébrer des événements et d'établir des traditions lorsque les gens se voient tous les jours au bureau, mais il y a aussi des choses que vous pouvez faire en équipe à distance. Voici quelques idées : célébrer des anniversaires, organiser des hackathons et d'autres défis, participer à des séminaires ou à des meetings off-iste de la société et des équipes.

11. Avoir une fontaine d'eau virtuelle

Lorsque vous travaillez dans un environnement virtuel, il se peut que vous ne parliez que du travail. Il est aussi facile d'oublier les pauses. Cependant, les discussions informelles qui vont au-delà du travail sont essentielles pour établir des relations, rester en bonne santé, énergique et productif. N'ayez pas peur d'utiliser des émoticônes et des gifs pour exprimer vos émotions.

Donut est une excellente extension de Slack qui réunit au hasard des personnes de différentes équipes. Ils sont ensuite encouragés à discuter de leur vie et à apprendre à mieux se connaître.

12. Offrir et recueillir régulièrement du feedback​​​​

Le feedback critique doit être offert autant que possible en face à face. De cette façon, vous pouvez également voir tous les indices non verbaux, qui ne sont pas visibles par chat ou par e-mail. Une bonne règle de base est que si un chat s'intensifie ou prend trop de temps, il pourrait être utile de faire un appel vidéo à la place. Faire confiance à l'équipe et supposer une mauvaise communication (pas de mauvaises intentions) sont de bons principes à respecter.

La collecte de feedbacks anonymes est un excellent moyen de mesurer le niveau de bien être de l'équipe et de voir ce qui peut être amélioré à tous les niveaux.

 

13. Faire des rendez-vous en tête-à-tête

Gérer votre équipe dans une culture à distance demande beaucoup de proactivité. Comme les conversations impromptues sont moins susceptibles de se produire, il est important de planifier des conversations régulières en tête-à-tête avec l'équipe. Vous devriez cependant essayer de ne pas transformer les tête-à-têtes en mises à jour de situation. Avoir un agenda en ligne partagé peut aider à garder les conversations sur la bonne voie. La création d'une liste des mesures à prendre à la fin peut aider à concrétiser les points discutés.

14. Mesurer la performance des employés​​​​​​​

Dans les régions à distance, les employés peuvent passer beaucoup de temps à se demander s'ils font vraiment du bon travail, surtout s'ils ont déjà travaillé dans un milieu traditionnel. La productivité ne se mesure pas en nombre d'heures passées au bureau, il est donc important de se concentrer sur l'établissement d'objectifs et la mesure des résultats. Les mesures, combinées au feedback de l'équipe et à un questionnaire individuel, devraient offrir le contexte pour mesurer et améliorer la performance.

15. Investir dans le bien-être mental de votre équipe

En l'absence d'un bureau où se rendre tous les jours, les collaborateurs peuvent finir par se sentir déconnectés. En plus de cela, le syndrome de l'imposteur pourrait commencer à se manifester. C'est le sentiment que nous ne méritons pas ce que nous avons gagné et que les autres vont nous dénoncer comme des escrocs. C'est particulièrement un problème avec le travail à distance, où les autres membres de l'équipe ne peuvent pas vous voir à votre bureau tous les jours.

Il peut être utile de tenir un registre des réussites et de donner/recevoir du feedback en temps utile. Les espaces de coworking ou les réseaux professionnels peuvent être d'excellents endroits pour rencontrer des gens qui partagent les mêmes idées et avoir plus d'interactions face à face. De nombreuses entreprises offrent une formule de coworking.

La plupart des employés à distance ont la liberté d'organiser leur temps en fonction de leurs besoins, ce qui est l'un des principaux avantages. Mais cela peut aussi facilement se retourner contre vous si l'équipe reste connectée 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les entreprises devraient encourager les pauses et décourager les heures supplémentaires.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur le travail à distance, nous vous recommandons également :

Alors que la technologie évolue, la façon dont nous envisageons le travail est en train de se transformer et il est certain que de plus en plus d'entreprises remettront en question le modèle actuel et adopteront une culture axée sur le travail à distance. Voilà quelques idées tirées des observations et de notre expérience. Je serais ravie d'avoir votre avis sur ce sujet.

Silvia Macovei, Responsable de l'activité Cloud d'XWiki

juil. 02 2019

Enrichissement de notre portail client pour les utilisateurs d'XWiki Cloud

Depuis plusieurs années, XWiki Network est un lieu d'échanges avec nos clients autour de leurs demandes de support. Nous avons récemment commencé à repenser cette plate-forme de support pour nos utilisateurs d'XWiki Cloud. Vous pouvez accéder à la nouvelle version de notre portail client directement depuis le wiki du cloud en utilisant le lien "Signaler un problème"

Cette dernière version de notre portail client  contient :

  • Des améliorations pour la gestion des tickets d'assistance avec un meilleur éditeur pour signaler un problème requérant une assistance du support professionnel XWiki
  • La possibilité d'acheter des applications (y compris XWiki Pro, l'ensemble complet d'applications dédiées à la productivité et aux entreprises) directement depuis la boutique*.

Chez XWiki, nous nous efforçons de toujours apporter le meilleur niveau de satisfaction à nos clients. Dans cet objectif, nous recueillons vos remarques et nous les prenons en compte lorsque nous discutons des nouvelles fonctionnalités et des améliorations à apporter à nos nos services.

Depuis plusieurs années, nous envoyons chaque année une enquête qui invite nos clients à donner leur avis sur les services que nous offrons, ainsi que sur le produit.

Le nombre de clients qui répondent à cette enquête reste stable au fil du temps, mais nous souhaiterions nous assurer de faire au mieux pour obtenir des commentaires plus réguliers et encore plus nombreux. Nous privilégions toujours les approches simples, nécessitant un nombre minimal de clics. C'est pourquoi nous avons ajouté un mode unique d'évaluation et une zone de commentaires (dans le cas où vous jugeriez la qualité de nos services moins bonne que "Excellente" beaming-face-with-smiling-eyes-google.png).

En recueillant davantage d'avis et de commentaires de votre part, nous saurons mieux d'une part ce que vous appréciez, d'autre part sur quelles améliorations nous focaliser en priorité. Nous encourageons donc tous nos utilisateurs d'XWiki Cloud à sélectionner le niveau de satisfaction qui leur semble le plus proche de leur expérience client.

Restez à l'écoute pour connaître bientôt les améliorations qui seront apportées au cours de la prochaine période.

Oana Florea, Gestionnaire du support client

*A partir du niveau Silver, nos clients du support recevront à leur demande un bon d'achat gratuit pour XWiki Pro.

mai 30 2019

5 points communs aux équipes à distance efficaces

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Cet article a été publié pour la première fois sur LinkedIn, en anglais

De plus en plus d'entreprises se mettent à travailler en équipes à distance, car elles cherchent à atteindre un réseau mondial de collaborateurs et de services clients dans de multiples fuseaux horaires. Travailler au-delà des frontières géographiques et des fuseaux horaires peut devenir un avantage concurrentiel lorsque vous essayez d'atteindre un public mondial, mais cela pose aussi certains défis. Dans cet article, nous explorons cinq points communs aux équipes réparties qui ont du succès.

1. Outils numériques pour travailler ensemble

Dans un environnement à distance, la communication est essentielle. Recourir seulement au courrier électronique ne suffit pas. Avec des membres de l'équipe et des clients distribués sur différents fuseaux horaires, votre boîte de réception se remplira rapidement de messages, ce qui rendra difficile de rester éloquent, organisé et productif. Votre équipe utilisera probablement différents outils pour accomplir le travail et pour les interactions quotidiennes. La communication synchrone comme la communication asynchrone s'avèreront importantes.

Des outils comme Slack, Matrix, XWiki, GitHub, GitLab, Jira offrent un moyen pratique de stocker des connaissances, travailler sur des projets et rester en contact avec votre équipe.

Les indices non verbaux nous aident à saisir le contexte. Sans eux, il est vite arrivé de mal interpréter des messages purement textuels. Vous utiliserez donc probablement aussi des solutions comme Zoom ou Hangouts pour les réunions vidéo et vocales.

Un outil de signature électronique vous aidera souvent à éviter les inconvénients liés au scan et à l'envoi comme à la réception de documents physiques.

2. Confiance et transparence

Quand vous recrutez des personnes amenées à travailler à distance, vous souhaitez travailler avec des gens qui ont l'habitude d'avoir une trace de leurs réalisations. La confiance est essentielle lorsque vous ne partagez pas le même bureau avec vos collègues et que les résultats ne sont pas mesurés par le nombre d'heures passées au bureau. Avec la confiance, vient la responsabilité de faire avancer les choses.

La responsabilité est fondée sur la confiance et la confiance est fondée sur la transparence. Dans une culture ouverte et transparente, les gens peuvent communiquer librement et avoir rapidement accès à l'information dont ils ont besoin pour bien travailler.

Beaucoup d'équipes choisissent une approche agile, dans laquelle les membres publient chaque semaine ce qu'ils ont accompli, les travaux prévus pour la semaine suivante, ainsi que les problèmes rencontrés.

3. Procédures

De bonnes procédures sont importantes pour structurer les tâches et les échanges entre les équipes et ne pas réinventer la roue. Toutefois, les procédures ne doivent pas être rigides ni immuables : cela bloquerait l'innovation, c'est le risque du « nous avons toujours fait comme cela ».

4. Heures de travail

Lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, la plupart des heures de travail ne se superposent pas. Néanmoins, il est souvent avantageux d'utiliser les heures de travail communes, même peu nombreuses, pour organiser facilement des réunions et résoudre des questions urgentes.

5. Discussions en face-à-face

Les équipes à distance efficaces ont régulièrement des réunions de travail et de groupe, ainsi que des entretiens en tête-à-tête pour s'aligner sur les objectifs de l'entreprise et de carrière. Enregistrer les réunions est généralement une bonne idée, afin que les membres de l'équipe qui n'ont pas pu se joindre aux événements en direct puissent être en mesure d'y avoir accès de façon différée.

Les interactions directes et personnelles sont également extrêmement précieuses. De nombreuses entreprises organisent régulièrement des séminaires de durée variable au cours desquels toute l'équipe se réunit pour mieux se connaître, travailler sur des projets, s'amuser et célébrer ses réalisations. Les petites équipes peuvent aussi avoir leurs propres sessions de travail hors des bureaux pour s'aligner et travailler ensemble.

En fin de compte, les entreprises trouvent leurs propres recettes pour travailler à distance, les meilleures d'entre elles construisant en cours de route des cultures uniques.

Et vous, avez-vous des conseils à partager sur ce sujet ?

mai 15 2019

Choisir une solution open source pour votre entreprise

Si vous faites partie des décideurs d'une startup ou d'une grande entreprise, vous comptez sur des personnes, des employés ou des collaborateurs pour apporter de la valeur à vos clients. Pour cela, ces personnes ont besoin d'un accès rapide à la bonne information à tout moment. Dans notre monde centré sur le mobile, les solutions collaboratives que vous choisissez détermineront le succès de votre entreprise. Vous avez besoin d'une solution pour organiser vos connaissances, communiquer avec les différentes équipes et avec les clients dispersés dans le monde entier.

Pourquoi choisir une solution collaborative au lieu des moyens de communication traditionnels ? L'information se perd dans des fils de discussion par e-mail, est exposée à des publics non souhaités ou placée de façon chaotique dans des documents qui circulent sans cesse. Votre entreprise souffre quand vous et vos collaborateurs ne disposez pas de la bonne information ou de la solution désirée par le client.

Ludovic Dubost, fondateur d'XWiki et PDG d'XWiki SAS, a discuté avec EFFORST sur les solutions pour les entreprises modernes, pour les décideurs qui veulent faire évoluer leur entreprise de manière efficace.


Nos solutions répondent-elles à vos besoins ?

Vous avez des difficultés avec la gestion et l'organisation de l'information ? Le logiciel XWiki a été développé pour aider les entreprises à organiser et partager leurs connaissances (avec des solutions telles que Intranet, Extranet, Digital Workplace, Base de connaissances et projets personnalisés), prêtes à s'adapter aux spécificités de votre entreprise et des processus.

Vous et vos collaborateurs en ligne voulez un outil d'édition crypté et privé qui vous permet un contrôle total sur le contenu et les documents sur lesquels vous travaillez ? CryptPad permet cela grâce à une suite d'éditeurs en ligne qui utilisent le chiffrement pour l'édition collaborative privée. Partagez du texte, du code, des présentations, des sondages, des listes de choses à faire, des kanbans et bien plus encore.

Notre équipe est prête à offrir des​​​​​​​ services professionnels pour aider votre entreprise à implémenter et adapter les outils qui répondent à vos besoins. emoticon_smile

avr. 10 2019

Créer une base de connaissances efficace avec XWiki Pro

Les outils de collaboration aident les petites et grandes entreprises à numériser et à transformer leurs opérations.

Chez XWiki, nous aidons les organisations à centraliser et à organiser leurs informations afin que les connaissances ne se perdent pas et que les équipes travaillent mieux ensemble.

Si vous souhaitez progresser dans votre démarche de gestion des connaissances, nous vous invitons à considérer l'utilisation d'XWiki Pro, un ensemble complet d'applications qui étendent la plate-forme XWiki standard pour améliorer la productivité et la transparence dans votre organisation.

XWiki Pro répond à trois défis majeurs rencontrés par les organisations :

  • le renforcement de la collaboration et l'harmonisation des équipes

  • l'affichage et l'organisation de l'information, de manière efficace

  • l'intégration avec d'autres outils, pour que tout reste accessible depuis un endroit commun.

XWiki Collaboration

Lorsqu'il s'agit de renforcer la collaboration et la transparence au sein de l'équipe, l'application Calendrier est un excellent choix pour suivre les événements, tandis que les réunions d'équipe peuvent être planifiées grâce à l'application dédiée. L'application Forum encourage les conversations et le partage des connaissances entre les membres de l'équipe, tandis que l'application Idées offre le cadre idéal pour encourager l'innovation.

XWiki_information_organisation

Le deuxième ensemble d'applications répond à vos besoins de création et d'organisation de contenu. Le Gestionnaire de fichiers peut être utilisé pour gérer les fichiers à l'intérieur du wiki. Avec l'application Diagramme, vous pourrez enrichir votre contenu et créer différents types de diagrammes directement à partir de vos pages wiki.

XWiki_tool_integration

Nous savons que les équipes peuvent utiliser beaucoup d'autres outils différents pour créer et gérer du contenu. En fonction de vos besoins spécifiques, vous pouvez également travailler de manière fluide avec des outils externes grâce à l'intégration d'XWiki avec Google Apps, Office365, OnlyOffice, Active Directory.

XWiki Pro propose plus que des applications : il s'agit aussi d'un accompagnement fourni par des professionels. Notre équipe d'experts est prête à vous guider à chaque étape de votre expérience avec XWiki.

Par ailleurs, votre investissement dans XWiki Pro contribue à la construction et à l'amélioration du produit et des applications open source XWiki.

Si vous êtes un client du support technique ou un utilisateur d'XWiki Cloud, vous avez déjà accès à XWiki Pro à partir du niveau Silver.

XWiki offre une excellente plate-forme de création et d'organisation de l'information. En utilisant des données structurées et XWiki Pro, vous pouvez progresser dans l'adaptation de la gestion des connaissances à vos besoins, en déclinant les fonctionnalités des applications pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.

Pour essayer XWiki Pro, recherchez "XWiki Pro" dans le Gestionnaire d'extensions de votre wiki, puis installez l'application et obtenez une licence d'essai.

Par ailleurs, votre souscription à XWiki Pro contribue à la construction et à l'amélioration du produit et des applications open source XWiki.

nov. 07 2017

Rédiger une PON avec XWiki Procédures

Les procédures opérationnelles normalisées (PON) représentent un ensemble d'instructions par étapes créées par une organisation pour aider les employés à effectuer des opérations de routine complexes. XWiki a développé une structure polyvalente et prête à l'emploi pour tous les domaines qui peuvent être intéressés: administration, développement informatique, marketing, ressources humaines, logistique, et bien plus encore. C'est une solution adaptée à tout service qui cherche à mettre en place une procédure qui simplifierait ses processus. 

Voici 4 étapes pour créer des PONs faciles à suivre:

1. Faites vos recherches

Une des clés pour rédiger des procédures efficaces consiste à comprendre le processus qui sera documenté dans la procédure. Cela commence par la recherche, ou en d'autres termes, par la collecte d'informations.

Un example d'activité sera d'interroger les responsables des processus et les personnes qui s'occupent de leur mise en œuvre. Ce sont les personnes-ressource à consulter en raison de leur connaissance et de leur participation aux processus. De plus, cette recherche devrait vous aider à établir des objectifs en évaluant les capacités du processus d'apprentissage et en comparant les performances des leaders de l'industrie dans les domaines visées.

À faire: Incluez des captures d'écran, des images, des videos, et les meilleures pratiques.

À éviter: De relier les tâches à des outils spécifiques qui peuvent changer avec le temps.

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2. Établir une vue d'ensemble

Votre tâche consiste à créer une situation où les employés ne se contentent pas de suivre des procedures. Vous souhaitez qu'ils comprennent le rôle qu'ils jouent dans la réussite de l'entreprise. En fixant des objectifs alignés sur la stratégie organisationnelle, ils seront plus motivés à améliorer les procedures au fur et à mesure qu'ils grandiront avec l'entreprise.

Par conséquent, gardez à l'esprit que vos procédures devraient expliquer les actions à entreprendre pour la réalisation de votre business plan, tout en documentant les étapes impliquées et les effets des interactions avec d'autres processus.

À faire: Montrez où le succès d'une procédure s'inscrit dans le cadre du plan de croissance de l'entreprise.

À éviter: D'oublier de donner des instructions à tous les départements impliqués dans le bon déroulement de la procédure.

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3. Offrir une structure aux procédures

Une procedure écrite est un guide avec des instructions par étapes pour aider le lecteur à travers une tâche, alors gardez les choses simples et claires. Avec XWiki Procédures, vous avez la chance d'étendre les procédures au niveau de toute l'entreprise, ou de les définir à une équipe. Donnez à votre procédure une structure qui facilitera les efforts de vos employés au lieu de les envoyer sur un chemin aléatoire qui prend du temps.

À faire: Insistez sur la séquence et la correlation entre les différentes tâches, car cela vous aidera à les suivre.

À éviter: D'oublier des étapes parce qu'elles semblent évidentes. Ce n'est jamais le cas.

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4. Impliquer les employés

Donnez à vos employés la possibilité de s'approprier le projet afin qu'ils puissent contribuer à la façon dont les choses évoluent dans votre organisation. Pour la plupart des entreprises, le problème ne vient pas des procédures, mais avec le façon dont elles sont presentées aux employes. Rendez-les agréables, faciles à suivre et surtout, appréciez ceux qui prennent le temps de les améliorer.

À faire: Organiser des brainstorming et proposez un accompagnement avant d'instaurer une nouvelle procédure, afin que tout le monde soit pleinement impliqué.

À éviter: D'ajouter simplement une procédure; prenez le temps d'expliquer ce qui n'est pas clair et modifiez si nécessaire.

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Conclusions:

1. Faites des recherches sur ce que fait la concurrence et sur les étapes à suivre. Personnalisez-les selon vos besoins.

2. Mettez l'accent sur la vue d'ensemble (big picture) et la façon dont les procédures aident votre entreprise à prospérer.

3. Prenez le temps de rendre vos procédures structurées, facile à suivre, avec des tâches claires.

4. Donnez la paternité à ceux qui travaillent sur la procédure. Encouragez-les à l'améliorer. 

TESTEZ-LE ICI!

Pas encore convaincu ? Testez XWiki Procédures gratuitement pendant 10 jours, sans conditions et aucune carte bancaire requise.

août 01 2017

3 problèmes communs de l'importation de données intranet et comment les éviter

Nombreux directeurs considèrent qu'en ce que concerne la migration de l’Intranet, il suffit de déplacer tout leur contenu sur un nouveau système pour obtenir une intégration harmonieuse.
Évidemment, dans la plupart des cas, ceci n'est pas valable. Non seulement cette approche peut-elle conduire à des problèmes d'expérience utilisateur, mais elle génère également l'impossibilité de gérer et d'affiner votre base de données.

Prenez le temps de lire les trois erreurs suivantes font par la plupart des personnes lors de la migration de données de leur intranet, afin que vous puissiez les éviter dans votre organisation!


1. Avoir omis un audit de contenu au préalable

L'erreur la plus courante parmi les entreprises qui migrent vers un intranet est de penser que tout le contenu de leur système actuel est également précieux. Cela conduit à conclure que tout le contenu doit être migré sur le nouveau système. Cependant, comme nous l'avons découvert au cours de nos 14 années d'expérience, la migration du contenu intégral est très inefficace. Une meilleure approche consiste à effectuer un audit de contenu pour savoir quel est le contenu que vous avez sur votre système actuel et quel est celui dont vous avez vraiment besoin.

Votre audit de contenu devrait répondre aux questions suivantes:

  • Quelle est la quantité de contenu?
  • Quel est l'âge de votre contenu?
  • Quelles sont les métadonnées de votre contenu?
  • Quelle est la valeur de votre contenu?

Nous pouvons vous offrir notre aide dans tous les projets de migration de votre solution existante vers XWiki, en prenant en charge vos données. Dans le cadre de nos projets de récupération de données, nous mettons en œuvre la méthodologie suivante, conçue pour faciliter la transition:

OurMethodo.png

2. Avoir oublié de créer la structure de fichiers sur le nouvel intranet

La plupart des organisations souhaitent moderniser son intranet existant afin de profiter des avantages d'une plateforme nouvelle ou meilleure. Cependant, en migrant vers une nouvelle plateforme vous pouvez rencontrer des changements inattendus dans la façon dont votre intranet fonctionne. Un intranet bien structuré identifie les différences importantes entre les vieilles et les nouvelles plateformes, de sorte que vous puissiez prédire les problèmes qui peuvent survenir après la migration, et les résoudre.

Cette stratégie devrait vous faire savoir quelles sont les données que vous devez migrer, qu'est que vous devez archiver et qu'est ce que vous pouvez supprimer. Toutes les entreprises devraient avoir une stratégie de gouvernance de contenu mise en place de toute façon, mais si vous ne l'avez pas actuellement, une migration intranet est une bonne occasion de l’élaborer.

Par exemple, les fichiers pourraient être stockés dans des endroits étranges sur votre nouvel intranet, ce qui pourrait rendre difficile pour vos utilisateurs d'y accéder en menant leurs activités courantes. Utilisez vos solutions de gouvernance et de structure pour anticiper les problèmes comme celles-ci et trouvez des solutions pour remédier ces questions avant qu'elles deviennent un problème pour vos utilisateurs.

3. Avoir fait la migration par vous-mêmes

Pour saisir toutes les informations et connaissances de votre entreprise, il est important que la nouvelle solution soit capable de gérer cette transition. C'est pourquoi nous pouvons vous aider dans le processus. Pour éviter la perte des données et pour gagner du temps, nous avons automatisé et sécurisé cette importation.

Voilà les principaux avantages de l’import des données avec XWiki:

  • Chaque document devient une page Web;
  • Les documents sont accessibles depuis n'importe quel navigateur Web;
  • Modifier et afficher les interfaces sur la même page (sans back-office);
  • Diminution ou disparition des silos d'information;
  • Ajout de diverses fonctionnalités pour collaborer autour du contenu: commentaires et annotations;
  • Notre technologie vous permet d'effectuer des importations massives de documents dans votre wiki, ce qui réduit le risque de perte de données à presque aucun.

Vous souhaitez en savoir plus? Contactez nous à sales@xwiki.com ou testez notre solution gratuitement, pour vous convaincre. Sans attaches.

Alina Luchian
Spécialiste du marketing et du contenu @XWiki