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mai 30 2019

5 points communs aux équipes à distance efficaces

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Cet article a été publié pour la première fois sur LinkedIn, en anglais

De plus en plus d'entreprises se mettent à travailler en équipes à distance, car elles cherchent à atteindre un réseau mondial de collaborateurs et de services clients dans de multiples fuseaux horaires. Travailler au-delà des frontières géographiques et des fuseaux horaires peut devenir un avantage concurrentiel lorsque vous essayez d'atteindre un public mondial, mais cela pose aussi certains défis. Dans cet article, nous explorons cinq points communs aux équipes réparties qui ont du succès.

1. Outils numériques pour travailler ensemble

Dans un environnement à distance, la communication est essentielle. Recourir seulement au courrier électronique ne suffit pas. Avec des membres de l'équipe et des clients distribués sur différents fuseaux horaires, votre boîte de réception se remplira rapidement de messages, ce qui rendra difficile de rester éloquent, organisé et productif. Votre équipe utilisera probablement différents outils pour accomplir le travail et pour les interactions quotidiennes. La communication synchrone comme la communication asynchrone s'avèreront importantes.

Des outils comme Slack, Matrix, XWiki, GitHub, GitLab, Jira offrent un moyen pratique de stocker des connaissances, travailler sur des projets et rester en contact avec votre équipe.

Les indices non verbaux nous aident à saisir le contexte. Sans eux, il est vite arrivé de mal interpréter des messages purement textuels. Vous utiliserez donc probablement aussi des solutions comme Zoom ou Hangouts pour les réunions vidéo et vocales.

Un outil de signature électronique vous aidera souvent à éviter les inconvénients liés au scan et à l'envoi comme à la réception de documents physiques.

2. Confiance et transparence

Quand vous recrutez des personnes amenées à travailler à distance, vous souhaitez travailler avec des gens qui ont l'habitude d'avoir une trace de leurs réalisations. La confiance est essentielle lorsque vous ne partagez pas le même bureau avec vos collègues et que les résultats ne sont pas mesurés par le nombre d'heures passées au bureau. Avec la confiance, vient la responsabilité de faire avancer les choses.

La responsabilité est fondée sur la confiance et la confiance est fondée sur la transparence. Dans une culture ouverte et transparente, les gens peuvent communiquer librement et avoir rapidement accès à l'information dont ils ont besoin pour bien travailler.

Beaucoup d'équipes choisissent une approche agile, dans laquelle les membres publient chaque semaine ce qu'ils ont accompli, les travaux prévus pour la semaine suivante, ainsi que les problèmes rencontrés.

3. Procédures

De bonnes procédures sont importantes pour structurer les tâches et les échanges entre les équipes et ne pas réinventer la roue. Toutefois, les procédures ne doivent pas être rigides ni immuables : cela bloquerait l'innovation, c'est le risque du « nous avons toujours fait comme cela ».

4. Heures de travail

Lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, la plupart des heures de travail ne se superposent pas. Néanmoins, il est souvent avantageux d'utiliser les heures de travail communes, même peu nombreuses, pour organiser facilement des réunions et résoudre des questions urgentes.

5. Discussions en face-à-face

Les équipes à distance efficaces ont régulièrement des réunions de travail et de groupe, ainsi que des entretiens en tête-à-tête pour s'aligner sur les objectifs de l'entreprise et de carrière. Enregistrer les réunions est généralement une bonne idée, afin que les membres de l'équipe qui n'ont pas pu se joindre aux événements en direct puissent être en mesure d'y avoir accès de façon différée.

Les interactions directes et personnelles sont également extrêmement précieuses. De nombreuses entreprises organisent régulièrement des séminaires de durée variable au cours desquels toute l'équipe se réunit pour mieux se connaître, travailler sur des projets, s'amuser et célébrer ses réalisations. Les petites équipes peuvent aussi avoir leurs propres sessions de travail hors des bureaux pour s'aligner et travailler ensemble.

En fin de compte, les entreprises trouvent leurs propres recettes pour travailler à distance, les meilleures d'entre elles construisant en cours de route des cultures uniques.

Et vous, avez-vous des conseils à partager sur ce sujet ?

mai 15 2019

Choisir une solution open source pour votre entreprise

Si vous faites partie des décideurs d'une startup ou d'une grande entreprise, vous comptez sur des personnes, des employés ou des collaborateurs pour apporter de la valeur à vos clients. Pour cela, ces personnes ont besoin d'un accès rapide à la bonne information à tout moment. Dans notre monde centré sur le mobile, les solutions collaboratives que vous choisissez détermineront le succès de votre entreprise. Vous avez besoin d'une solution pour organiser vos connaissances, communiquer avec les différentes équipes et avec les clients dispersés dans le monde entier.

Pourquoi choisir une solution collaborative au lieu des moyens de communication traditionnels ? L'information se perd dans des fils de discussion par e-mail, est exposée à des publics non souhaités ou placée de façon chaotique dans des documents qui circulent sans cesse. Votre entreprise souffre quand vous et vos collaborateurs ne disposez pas de la bonne information ou de la solution désirée par le client.

Ludovic Dubost, fondateur d'XWiki et PDG d'XWiki SAS, a discuté avec EFFORST sur les solutions pour les entreprises modernes, pour les décideurs qui veulent faire évoluer leur entreprise de manière efficace.


Nos solutions répondent-elles à vos besoins ?

Vous avez des difficultés avec la gestion et l'organisation de l'information ? Le logiciel XWiki a été développé pour aider les entreprises à organiser et partager leurs connaissances (avec des solutions telles que Intranet, Extranet, Digital Workplace, Base de connaissances et projets personnalisés), prêtes à s'adapter aux spécificités de votre entreprise et des processus.

Vous et vos collaborateurs en ligne voulez un outil d'édition crypté et privé qui vous permet un contrôle total sur le contenu et les documents sur lesquels vous travaillez ? CryptPad permet cela grâce à une suite d'éditeurs en ligne qui utilisent le chiffrement pour l'édition collaborative privée. Partagez du texte, du code, des présentations, des sondages, des listes de choses à faire, des kanbans et bien plus encore.

Notre équipe est prête à offrir des​​​​​​​ services professionnels pour aider votre entreprise à implémenter et adapter les outils qui répondent à vos besoins. emoticon_smile

avr. 10 2019

Créer une base de connaissances efficace avec XWiki Pro

Les outils de collaboration aident les petites et grandes entreprises à numériser et à transformer leurs opérations.

Chez XWiki, nous aidons les organisations à centraliser et à organiser leurs informations afin que les connaissances ne se perdent pas et que les équipes travaillent mieux ensemble.

Si vous souhaitez progresser dans votre démarche de gestion des connaissances, nous vous invitons à considérer l'utilisation d'XWiki Pro, un ensemble complet d'applications qui étendent la plate-forme XWiki standard pour améliorer la productivité et la transparence dans votre organisation.

XWiki Pro répond à trois défis majeurs rencontrés par les organisations :

  • le renforcement de la collaboration et l'harmonisation des équipes

  • l'affichage et l'organisation de l'information, de manière efficace

  • l'intégration avec d'autres outils, pour que tout reste accessible depuis un endroit commun.

XWiki Collaboration

Lorsqu'il s'agit de renforcer la collaboration et la transparence au sein de l'équipe, l'application Calendrier est un excellent choix pour suivre les événements, tandis que les réunions d'équipe peuvent être planifiées grâce à l'application dédiée. L'application Forum encourage les conversations et le partage des connaissances entre les membres de l'équipe, tandis que l'application Idées offre le cadre idéal pour encourager l'innovation.

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Le deuxième ensemble d'applications répond à vos besoins de création et d'organisation de contenu. Le Gestionnaire de fichiers peut être utilisé pour gérer les fichiers à l'intérieur du wiki. Avec l'application Diagramme, vous pourrez enrichir votre contenu et créer différents types de diagrammes directement à partir de vos pages wiki.

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Nous savons que les équipes peuvent utiliser beaucoup d'autres outils différents pour créer et gérer du contenu. En fonction de vos besoins spécifiques, vous pouvez également travailler de manière fluide avec des outils externes grâce à l'intégration d'XWiki avec Google Apps, Office365, OnlyOffice, Active Directory.

XWiki Pro propose plus que des applications : il s'agit aussi d'un accompagnement fourni par des professionels. Notre équipe d'experts est prête à vous guider à chaque étape de votre expérience avec XWiki.

Par ailleurs, votre investissement dans XWiki Pro contribue à la construction et à l'amélioration du produit et des applications open source XWiki.

Si vous êtes un client du support technique ou un utilisateur d'XWiki Cloud, vous avez déjà accès à XWiki Pro à partir du niveau Silver.

XWiki offre une excellente plate-forme de création et d'organisation de l'information. En utilisant des données structurées et XWiki Pro, vous pouvez progresser dans l'adaptation de la gestion des connaissances à vos besoins, en déclinant les fonctionnalités des applications pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.

Pour essayer XWiki Pro, recherchez "XWiki Pro" dans le Gestionnaire d'extensions de votre wiki, puis installez l'application et obtenez une licence d'essai.

Par ailleurs, votre souscription à XWiki Pro contribue à la construction et à l'amélioration du produit et des applications open source XWiki.

nov. 07 2017

Rédiger une PON avec XWiki Procédures

Les procédures opérationnelles normalisées (PON) représentent un ensemble d'instructions par étapes créées par une organisation pour aider les employés à effectuer des opérations de routine complexes. XWiki a développé une structure polyvalente et prête à l'emploi pour tous les domaines qui peuvent être intéressés: administration, développement informatique, marketing, ressources humaines, logistique, et bien plus encore. C'est une solution adaptée à tout service qui cherche à mettre en place une procédure qui simplifierait ses processus. 

Voici 4 étapes pour créer des PONs faciles à suivre:

1. Faites vos recherches

Une des clés pour rédiger des procédures efficaces consiste à comprendre le processus qui sera documenté dans la procédure. Cela commence par la recherche, ou en d'autres termes, par la collecte d'informations.

Un example d'activité sera d'interroger les responsables des processus et les personnes qui s'occupent de leur mise en œuvre. Ce sont les personnes-ressource à consulter en raison de leur connaissance et de leur participation aux processus. De plus, cette recherche devrait vous aider à établir des objectifs en évaluant les capacités du processus d'apprentissage et en comparant les performances des leaders de l'industrie dans les domaines visées.

À faire: Incluez des captures d'écran, des images, des videos, et les meilleures pratiques.

À éviter: De relier les tâches à des outils spécifiques qui peuvent changer avec le temps.

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2. Établir une vue d'ensemble

Votre tâche consiste à créer une situation où les employés ne se contentent pas de suivre des procedures. Vous souhaitez qu'ils comprennent le rôle qu'ils jouent dans la réussite de l'entreprise. En fixant des objectifs alignés sur la stratégie organisationnelle, ils seront plus motivés à améliorer les procedures au fur et à mesure qu'ils grandiront avec l'entreprise.

Par conséquent, gardez à l'esprit que vos procédures devraient expliquer les actions à entreprendre pour la réalisation de votre business plan, tout en documentant les étapes impliquées et les effets des interactions avec d'autres processus.

À faire: Montrez où le succès d'une procédure s'inscrit dans le cadre du plan de croissance de l'entreprise.

À éviter: D'oublier de donner des instructions à tous les départements impliqués dans le bon déroulement de la procédure.

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3. Offrir une structure aux procédures

Une procedure écrite est un guide avec des instructions par étapes pour aider le lecteur à travers une tâche, alors gardez les choses simples et claires. Avec XWiki Procédures, vous avez la chance d'étendre les procédures au niveau de toute l'entreprise, ou de les définir à une équipe. Donnez à votre procédure une structure qui facilitera les efforts de vos employés au lieu de les envoyer sur un chemin aléatoire qui prend du temps.

À faire: Insistez sur la séquence et la correlation entre les différentes tâches, car cela vous aidera à les suivre.

À éviter: D'oublier des étapes parce qu'elles semblent évidentes. Ce n'est jamais le cas.

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4. Impliquer les employés

Donnez à vos employés la possibilité de s'approprier le projet afin qu'ils puissent contribuer à la façon dont les choses évoluent dans votre organisation. Pour la plupart des entreprises, le problème ne vient pas des procédures, mais avec le façon dont elles sont presentées aux employes. Rendez-les agréables, faciles à suivre et surtout, appréciez ceux qui prennent le temps de les améliorer.

À faire: Organiser des brainstorming et proposez un accompagnement avant d'instaurer une nouvelle procédure, afin que tout le monde soit pleinement impliqué.

À éviter: D'ajouter simplement une procédure; prenez le temps d'expliquer ce qui n'est pas clair et modifiez si nécessaire.

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Conclusions:

1. Faites des recherches sur ce que fait la concurrence et sur les étapes à suivre. Personnalisez-les selon vos besoins.

2. Mettez l'accent sur la vue d'ensemble (big picture) et la façon dont les procédures aident votre entreprise à prospérer.

3. Prenez le temps de rendre vos procédures structurées, facile à suivre, avec des tâches claires.

4. Donnez la paternité à ceux qui travaillent sur la procédure. Encouragez-les à l'améliorer. 

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Pas encore convaincu ? Testez XWiki Procédures gratuitement pendant 10 jours, sans conditions et aucune carte bancaire requise.

août 01 2017

3 problèmes communs de l'importation de données intranet et comment les éviter

Nombreux directeurs considèrent qu'en ce que concerne la migration de l’Intranet, il suffit de déplacer tout leur contenu sur un nouveau système pour obtenir une intégration harmonieuse.
Évidemment, dans la plupart des cas, ceci n'est pas valable. Non seulement cette approche peut-elle conduire à des problèmes d'expérience utilisateur, mais elle génère également l'impossibilité de gérer et d'affiner votre base de données.

Prenez le temps de lire les trois erreurs suivantes font par la plupart des personnes lors de la migration de données de leur intranet, afin que vous puissiez les éviter dans votre organisation!


1. Avoir omis un audit de contenu au préalable

L'erreur la plus courante parmi les entreprises qui migrent vers un intranet est de penser que tout le contenu de leur système actuel est également précieux. Cela conduit à conclure que tout le contenu doit être migré sur le nouveau système. Cependant, comme nous l'avons découvert au cours de nos 14 années d'expérience, la migration du contenu intégral est très inefficace. Une meilleure approche consiste à effectuer un audit de contenu pour savoir quel est le contenu que vous avez sur votre système actuel et quel est celui dont vous avez vraiment besoin.

Votre audit de contenu devrait répondre aux questions suivantes:

  • Quelle est la quantité de contenu?
  • Quel est l'âge de votre contenu?
  • Quelles sont les métadonnées de votre contenu?
  • Quelle est la valeur de votre contenu?

Nous pouvons vous offrir notre aide dans tous les projets de migration de votre solution existante vers XWiki, en prenant en charge vos données. Dans le cadre de nos projets de récupération de données, nous mettons en œuvre la méthodologie suivante, conçue pour faciliter la transition:

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2. Avoir oublié de créer la structure de fichiers sur le nouvel intranet

La plupart des organisations souhaitent moderniser son intranet existant afin de profiter des avantages d'une plateforme nouvelle ou meilleure. Cependant, en migrant vers une nouvelle plateforme vous pouvez rencontrer des changements inattendus dans la façon dont votre intranet fonctionne. Un intranet bien structuré identifie les différences importantes entre les vieilles et les nouvelles plateformes, de sorte que vous puissiez prédire les problèmes qui peuvent survenir après la migration, et les résoudre.

Cette stratégie devrait vous faire savoir quelles sont les données que vous devez migrer, qu'est que vous devez archiver et qu'est ce que vous pouvez supprimer. Toutes les entreprises devraient avoir une stratégie de gouvernance de contenu mise en place de toute façon, mais si vous ne l'avez pas actuellement, une migration intranet est une bonne occasion de l’élaborer.

Par exemple, les fichiers pourraient être stockés dans des endroits étranges sur votre nouvel intranet, ce qui pourrait rendre difficile pour vos utilisateurs d'y accéder en menant leurs activités courantes. Utilisez vos solutions de gouvernance et de structure pour anticiper les problèmes comme celles-ci et trouvez des solutions pour remédier ces questions avant qu'elles deviennent un problème pour vos utilisateurs.

3. Avoir fait la migration par vous-mêmes

Pour saisir toutes les informations et connaissances de votre entreprise, il est important que la nouvelle solution soit capable de gérer cette transition. C'est pourquoi nous pouvons vous aider dans le processus. Pour éviter la perte des données et pour gagner du temps, nous avons automatisé et sécurisé cette importation.

Voilà les principaux avantages de l’import des données avec XWiki:

  • Chaque document devient une page Web;
  • Les documents sont accessibles depuis n'importe quel navigateur Web;
  • Modifier et afficher les interfaces sur la même page (sans back-office);
  • Diminution ou disparition des silos d'information;
  • Ajout de diverses fonctionnalités pour collaborer autour du contenu: commentaires et annotations;
  • Notre technologie vous permet d'effectuer des importations massives de documents dans votre wiki, ce qui réduit le risque de perte de données à presque aucun.

Vous souhaitez en savoir plus? Contactez nous à sales@xwiki.com ou testez notre solution gratuitement, pour vous convaincre. Sans attaches.

Alina Luchian
Spécialiste du marketing et du contenu @XWiki

oct. 24 2016

Contrats Open-Bar

L'émission Cash Investigation du 18 octobre a traité le sujet du contrat Open-Bar de Microsoft avec le Ministère de la Défense, denoncé depuis des années par l'April.

Je suis heureux de voir cette émission, car XWiki, éditeur de logiciel libre de partage d'informations, se trouve confronté à ce type de contrats (pas seulement par Microsoft) qui nous bloque régulièrement et nous empèche d'accéder à des marchés (publics et privés). Qui plus est quand on regarde de plus près, on voit que cela se fait au détriment de la concurrence, au détriment du client qui fini par payer plus cher la solution "Open-Bar", et au détriment des utilisateurs des logiciels qui ont un moins bon service. ...

sept. 14 2016

Les résultats du 6e Panorama Top 250 des éditeurs et créateurs de logiciels français

Mardi 13 septembre 2016 a été révélée la 6ième édition du TOP 250 des éditeurs de logiciels français.

Cette édition livre des résultats très encourageants pour le secteur.

12,4 Mds € de chiffre d’affaires en 2015

  • +35% de croissance entre 2013 et 2015 ; +15% entre 2014 et 2015
  • 25% du chiffre d’affaires est réalisé en mode Saas
  • 16% du chiffre d’affaires est consacré à la R&D en 2015 (pour les acteurs générant plus de 75% de leur chiffre d’affaires total via l’activité d’édition)
  • 64% du chiffre d’affaires est effectué à l’international (pour les entreprises à plus de 100M€ de CA)

17 800 emplois créés en 2 ans (2013-2015)

  • 86% des entreprises prévoient de recruter pour l’année à venir
  • près de 60% des effectifs des éditeurs français sont basés en France

A noter que pour cette édition, XWiki se classe 302e au général et 119e parmi les éditeurs “horizontaux”, c'est-à-dire proposant une offre générale à tous les secteurs d’activité.

Benjamin Lanciaux
Marketing Communications Manager