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mai 30 2019

5 points communs aux équipes à distance efficaces

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Cet article a été publié pour la première fois sur LinkedIn, en anglais

De plus en plus d'entreprises se mettent à travailler en équipes à distance, car elles cherchent à atteindre un réseau mondial de collaborateurs et de services clients dans de multiples fuseaux horaires. Travailler au-delà des frontières géographiques et des fuseaux horaires peut devenir un avantage concurrentiel lorsque vous essayez d'atteindre un public mondial, mais cela pose aussi certains défis. Dans cet article, nous explorons cinq points communs aux équipes réparties qui ont du succès.

1. Outils numériques pour travailler ensemble

Dans un environnement à distance, la communication est essentielle. Recourir seulement au courrier électronique ne suffit pas. Avec des membres de l'équipe et des clients distribués sur différents fuseaux horaires, votre boîte de réception se remplira rapidement de messages, ce qui rendra difficile de rester éloquent, organisé et productif. Votre équipe utilisera probablement différents outils pour accomplir le travail et pour les interactions quotidiennes. La communication synchrone comme la communication asynchrone s'avèreront importantes.

Des outils comme Slack, Matrix, XWiki, GitHub, GitLab, Jira offrent un moyen pratique de stocker des connaissances, travailler sur des projets et rester en contact avec votre équipe.

Les indices non verbaux nous aident à saisir le contexte. Sans eux, il est vite arrivé de mal interpréter des messages purement textuels. Vous utiliserez donc probablement aussi des solutions comme Zoom ou Hangouts pour les réunions vidéo et vocales.

Un outil de signature électronique vous aidera souvent à éviter les inconvénients liés au scan et à l'envoi comme à la réception de documents physiques.

2. Confiance et transparence

Quand vous recrutez des personnes amenées à travailler à distance, vous souhaitez travailler avec des gens qui ont l'habitude d'avoir une trace de leurs réalisations. La confiance est essentielle lorsque vous ne partagez pas le même bureau avec vos collègues et que les résultats ne sont pas mesurés par le nombre d'heures passées au bureau. Avec la confiance, vient la responsabilité de faire avancer les choses.

La responsabilité est fondée sur la confiance et la confiance est fondée sur la transparence. Dans une culture ouverte et transparente, les gens peuvent communiquer librement et avoir rapidement accès à l'information dont ils ont besoin pour bien travailler.

Beaucoup d'équipes choisissent une approche agile, dans laquelle les membres publient chaque semaine ce qu'ils ont accompli, les travaux prévus pour la semaine suivante, ainsi que les problèmes rencontrés.

3. Procédures

De bonnes procédures sont importantes pour structurer les tâches et les échanges entre les équipes et ne pas réinventer la roue. Toutefois, les procédures ne doivent pas être rigides ni immuables : cela bloquerait l'innovation, c'est le risque du « nous avons toujours fait comme cela ».

4. Heures de travail

Lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, la plupart des heures de travail ne se superposent pas. Néanmoins, il est souvent avantageux d'utiliser les heures de travail communes, même peu nombreuses, pour organiser facilement des réunions et résoudre des questions urgentes.

5. Discussions en face-à-face

Les équipes à distance efficaces ont régulièrement des réunions de travail et de groupe, ainsi que des entretiens en tête-à-tête pour s'aligner sur les objectifs de l'entreprise et de carrière. Enregistrer les réunions est généralement une bonne idée, afin que les membres de l'équipe qui n'ont pas pu se joindre aux événements en direct puissent être en mesure d'y avoir accès de façon différée.

Les interactions directes et personnelles sont également extrêmement précieuses. De nombreuses entreprises organisent régulièrement des séminaires de durée variable au cours desquels toute l'équipe se réunit pour mieux se connaître, travailler sur des projets, s'amuser et célébrer ses réalisations. Les petites équipes peuvent aussi avoir leurs propres sessions de travail hors des bureaux pour s'aligner et travailler ensemble.

En fin de compte, les entreprises trouvent leurs propres recettes pour travailler à distance, les meilleures d'entre elles construisant en cours de route des cultures uniques.

Et vous, avez-vous des conseils à partager sur ce sujet ?

mai 15 2019

Choisir une solution open source pour votre entreprise

Si vous faites partie des décideurs d'une startup ou d'une grande entreprise, vous comptez sur des personnes, des employés ou des collaborateurs pour apporter de la valeur à vos clients. Pour cela, ces personnes ont besoin d'un accès rapide à la bonne information à tout moment. Dans notre monde centré sur le mobile, les solutions collaboratives que vous choisissez détermineront le succès de votre entreprise. Vous avez besoin d'une solution pour organiser vos connaissances, communiquer avec les différentes équipes et avec les clients dispersés dans le monde entier.

Pourquoi choisir une solution collaborative au lieu des moyens de communication traditionnels ? L'information se perd dans des fils de discussion par e-mail, est exposée à des publics non souhaités ou placée de façon chaotique dans des documents qui circulent sans cesse. Votre entreprise souffre quand vous et vos collaborateurs ne disposez pas de la bonne information ou de la solution désirée par le client.

Ludovic Dubost, fondateur d'XWiki et PDG d'XWiki SAS, a discuté avec EFFORST sur les solutions pour les entreprises modernes, pour les décideurs qui veulent faire évoluer leur entreprise de manière efficace.


Nos solutions répondent-elles à vos besoins ?

Vous avez des difficultés avec la gestion et l'organisation de l'information ? Le logiciel XWiki a été développé pour aider les entreprises à organiser et partager leurs connaissances (avec des solutions telles que Intranet, Extranet, Digital Workplace, Base de connaissances et projets personnalisés), prêtes à s'adapter aux spécificités de votre entreprise et des processus.

Vous et vos collaborateurs en ligne voulez un outil d'édition crypté et privé qui vous permet un contrôle total sur le contenu et les documents sur lesquels vous travaillez ? CryptPad permet cela grâce à une suite d'éditeurs en ligne qui utilisent le chiffrement pour l'édition collaborative privée. Partagez du texte, du code, des présentations, des sondages, des listes de choses à faire, des kanbans et bien plus encore.

Notre équipe est prête à offrir des​​​​​​​ services professionnels pour aider votre entreprise à implémenter et adapter les outils qui répondent à vos besoins. emoticon_smile

nov. 07 2017

Rédiger une PON avec XWiki Procédures

Les procédures opérationnelles normalisées (PON) représentent un ensemble d'instructions par étapes créées par une organisation pour aider les employés à effectuer des opérations de routine complexes. XWiki a développé une structure polyvalente et prête à l'emploi pour tous les domaines qui peuvent être intéressés: administration, développement informatique, marketing, ressources humaines, logistique, et bien plus encore. C'est une solution adaptée à tout service qui cherche à mettre en place une procédure qui simplifierait ses processus. 

Voici 4 étapes pour créer des PONs faciles à suivre:

1. Faites vos recherches

Une des clés pour rédiger des procédures efficaces consiste à comprendre le processus qui sera documenté dans la procédure. Cela commence par la recherche, ou en d'autres termes, par la collecte d'informations.

Un example d'activité sera d'interroger les responsables des processus et les personnes qui s'occupent de leur mise en œuvre. Ce sont les personnes-ressource à consulter en raison de leur connaissance et de leur participation aux processus. De plus, cette recherche devrait vous aider à établir des objectifs en évaluant les capacités du processus d'apprentissage et en comparant les performances des leaders de l'industrie dans les domaines visées.

À faire: Incluez des captures d'écran, des images, des videos, et les meilleures pratiques.

À éviter: De relier les tâches à des outils spécifiques qui peuvent changer avec le temps.

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2. Établir une vue d'ensemble

Votre tâche consiste à créer une situation où les employés ne se contentent pas de suivre des procedures. Vous souhaitez qu'ils comprennent le rôle qu'ils jouent dans la réussite de l'entreprise. En fixant des objectifs alignés sur la stratégie organisationnelle, ils seront plus motivés à améliorer les procedures au fur et à mesure qu'ils grandiront avec l'entreprise.

Par conséquent, gardez à l'esprit que vos procédures devraient expliquer les actions à entreprendre pour la réalisation de votre business plan, tout en documentant les étapes impliquées et les effets des interactions avec d'autres processus.

À faire: Montrez où le succès d'une procédure s'inscrit dans le cadre du plan de croissance de l'entreprise.

À éviter: D'oublier de donner des instructions à tous les départements impliqués dans le bon déroulement de la procédure.

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3. Offrir une structure aux procédures

Une procedure écrite est un guide avec des instructions par étapes pour aider le lecteur à travers une tâche, alors gardez les choses simples et claires. Avec XWiki Procédures, vous avez la chance d'étendre les procédures au niveau de toute l'entreprise, ou de les définir à une équipe. Donnez à votre procédure une structure qui facilitera les efforts de vos employés au lieu de les envoyer sur un chemin aléatoire qui prend du temps.

À faire: Insistez sur la séquence et la correlation entre les différentes tâches, car cela vous aidera à les suivre.

À éviter: D'oublier des étapes parce qu'elles semblent évidentes. Ce n'est jamais le cas.

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4. Impliquer les employés

Donnez à vos employés la possibilité de s'approprier le projet afin qu'ils puissent contribuer à la façon dont les choses évoluent dans votre organisation. Pour la plupart des entreprises, le problème ne vient pas des procédures, mais avec le façon dont elles sont presentées aux employes. Rendez-les agréables, faciles à suivre et surtout, appréciez ceux qui prennent le temps de les améliorer.

À faire: Organiser des brainstorming et proposez un accompagnement avant d'instaurer une nouvelle procédure, afin que tout le monde soit pleinement impliqué.

À éviter: D'ajouter simplement une procédure; prenez le temps d'expliquer ce qui n'est pas clair et modifiez si nécessaire.

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Conclusions:

1. Faites des recherches sur ce que fait la concurrence et sur les étapes à suivre. Personnalisez-les selon vos besoins.

2. Mettez l'accent sur la vue d'ensemble (big picture) et la façon dont les procédures aident votre entreprise à prospérer.

3. Prenez le temps de rendre vos procédures structurées, facile à suivre, avec des tâches claires.

4. Donnez la paternité à ceux qui travaillent sur la procédure. Encouragez-les à l'améliorer. 

TESTEZ-LE ICI!

Pas encore convaincu ? Testez XWiki Procédures gratuitement pendant 10 jours, sans conditions et aucune carte bancaire requise.

janv. 15 2016

La lampe XWiki 2 : 10 000 lux sinon rien !

Cela fera bientôt 4 ans que nous avons fabriqué la Lampe XWiki !
Celle-ci fonctionne toujours à merveille et est du plus bel effet lors de nos réunions. Elle fait sensation !
Nous avions également réalisé une seconde lampe pour notre bureau de Iasi, en Roumanie.

Depuis, nous avons adopté un autre style de lampe : une lampe de luminothérapie ! (N'ayez crainte ! nous ne nous sommes pas reconvertis, nous faisons toujours des wikis emoticon_wink).  ...

nov. 27 2015

Pourquoi votre société doit encourager ses employés à partager leurs connaissances

Dans un article paru récemment sur le site Havard Business Review, j'ai été surpris par un chiffre : 31,5 milliards de dollars US. Ce chiffre ne représente pas un gain mais bel et bien une perte : celle liée au mauvais transfert de la connaissance dans les entreprises du classement Fortune 500 (en cumulé).

Ce montant est considérable et reste selon moi assez incompréhensible lorsque l'on sait qu'il existe des solutions pour palier à cela. A travers cet article nous allons essayer d'en comprendre les raisons. ...

oct. 07 2015

Safe harbor invalidé : et après ?

Ca y est c'est fait ! Mardi 6 octobre 2015, la Cour de Justice de l'Union Européenne (CJUE) a décidé de suspendre le "Safe Harbor", un accord encadrant l'utilisation des données des internautes européens par les entreprises américaines, dont les géants Google, Facebook et Apple.

La "sphère de sécurité" ou "Safe Habor" était le fruit d'un accord du 26 juillet 2000 dans lequel la Commission Européenne considérait d’office que les pays signataires accordaient un niveau de protection conforme aux standards européens aux données privées des citoyens de l’UE.  ...

sept. 22 2015

Réussir sa veille en 5 étapes

La veille, enjeu stratégique pour l'entreprise

Dans une économie globale, fortement compétitive et en constante évolution, la veille est une nécessité pour toute organisation voulant assurer sa pérennité.

Investir du temps et de l'argent dans une stratégie de veille permet :

  • d’anticiper les changements
  • de repérer les opportunités
  • de détecter les menaces

Que ce soit au niveau de son marché et de la compétition, des technologies existantes ou en devenir, ou bien encore au niveau des tendances de consommation et de le société, investir dans sa veille peut vous permettre d'avoir un temps d'avance, ou vous éviter d'avoir un temps de retard qui pourrait s'avérer fatal à votre activité. ...

juil. 06 2015

6 conseils pour favoriser la collaboration au sein de votre entreprise

Au sein d’une entreprise, le travail en équipe est très important. Collaborer efficacement implique de savoir partager les informations clés, opérationnelles et/ou stratégiques de votre entreprise avec l'ensemble de vos équipes pour que chacun puisse améliorer sa productivité.

Vos données constituant le coeur de votre entreprise, vos équipes ainsi que les clients et partenaires avec lesquels vous collaborez doivent être en mesure d'accéder aux informations, de les traiter, d'en discuter et de les partager.

Afin de favoriser la collaboration au sein d'une entreprise, il faut repenser la manière de travailler :

1) Encourager la liberté d'expression
La créativité est particulièrement stimulée dans les environnements où les gens peuvent s'exprimer librement, sans avoir peur de se tromper même s'ils sont dans une position hiérarchique inférieure.

2) Valoriser la performance collective
Les systèmes de valorisation et de reconnaissance de la performance sont souvent centrés sur les performances individuelles. Bien que l’individu souhaite que l’on reconnaisse sa contribution personnelle, un équilibre doit exister avec la prise en compte des performances collectives.

3) Faciliter le travail collaboratif
Les échanges de pièces jointes dans les emails, ainsi que les documents dispersés entre le bureau, le cloud et les serveurs d'entreprise peuvent nuire à la collaboration entre les employés. Pour favoriser la collaboration dans votre entreprise il faut donner les bons outils à vos collaborateurs. La technologie a évolué et grâce à des outils spécialisés, il est désormais possible de structurer, centraliser et partager les informations plus facilement. 

4) Ne pas abuser de l'email et opter pour une solution plus avancée
Ceux qui pensent que l'email favorise la collaboration se trompent. L'email n'est pas synonyme de collaboration, il s'agit juste d'un outil de communication. Les technologies évoluent et de nombreux outils prennent désormais en compte cette dimension collaborative. Il est maintenant possible d'échanger dans un contexte précis et de ne plus perdre de temps à retrouver les informations liées à des points spécifiques de la discussion.

5) Casser les silos afin de permettre le travail collaboratif
L'usage des nouveaux outils collaboratifs et sociaux permet de casser les silos d'information, de gagner en productivité et de développer l'intelligence collective. Les collaborateurs peuvent y créer des communautés dédiées à leur métier et échanger autour de problématiques communes tout en créant des liens avec des contenus produits par d’autres entités.

6) Renforcer la cohésion
Il est très important d'associer chaque personne de l'équipe avec le plus de décisions possible. Ainsi, ils pourront non seulement partager d’éventuelles idées mais aussi seront plus motivés à appliquer ces décisions. Par ailleurs, c'est aussi un moyen de créer de la communication autour des flux de travail afin d'éviter de se retrouver dans des situations où les efforts sont dupliqués. 

juil. 03 2015

Geek 1, canicule 0

En ces temps de canicule, le moral et le physique du travailleur sont mis à rude épreuve. Cet épisode caniculaire sera suivi par deux mois d'été, alors ce n'est que le début.
Comment faire face à la chaleur, surtout quand on est "geek", coincé au bureau avec des ordinateurs au bord de la surchauffe ? ...

déc. 19 2014

La liste des listes de cadeaux de Noël open source et geek

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Plus que quelques jours avant Noël !!!! Vous manquez d'inspiration ? Nous avons la solution ! Nous avons sélectionné une série de listes de cadeaux à consulter avec intérêt. En espérant que vous trouverez votre bonheur, passez de bonnes fêtes de fin d'année !