Recherche et développement

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mai 30 2019

5 points communs aux équipes à distance efficaces

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Cet article a été publié pour la première fois sur LinkedIn, en anglais

De plus en plus d'entreprises se mettent à travailler en équipes à distance, car elles cherchent à atteindre un réseau mondial de collaborateurs et de services clients dans de multiples fuseaux horaires. Travailler au-delà des frontières géographiques et des fuseaux horaires peut devenir un avantage concurrentiel lorsque vous essayez d'atteindre un public mondial, mais cela pose aussi certains défis. Dans cet article, nous explorons cinq points communs aux équipes réparties qui ont du succès.

1. Outils numériques pour travailler ensemble

Dans un environnement à distance, la communication est essentielle. Recourir seulement au courrier électronique ne suffit pas. Avec des membres de l'équipe et des clients distribués sur différents fuseaux horaires, votre boîte de réception se remplira rapidement de messages, ce qui rendra difficile de rester éloquent, organisé et productif. Votre équipe utilisera probablement différents outils pour accomplir le travail et pour les interactions quotidiennes. La communication synchrone comme la communication asynchrone s'avèreront importantes.

Des outils comme Slack, Matrix, XWiki, GitHub, GitLab, Jira offrent un moyen pratique de stocker des connaissances, travailler sur des projets et rester en contact avec votre équipe.

Les indices non verbaux nous aident à saisir le contexte. Sans eux, il est vite arrivé de mal interpréter des messages purement textuels. Vous utiliserez donc probablement aussi des solutions comme Zoom ou Hangouts pour les réunions vidéo et vocales.

Un outil de signature électronique vous aidera souvent à éviter les inconvénients liés au scan et à l'envoi comme à la réception de documents physiques.

2. Confiance et transparence

Quand vous recrutez des personnes amenées à travailler à distance, vous souhaitez travailler avec des gens qui ont l'habitude d'avoir une trace de leurs réalisations. La confiance est essentielle lorsque vous ne partagez pas le même bureau avec vos collègues et que les résultats ne sont pas mesurés par le nombre d'heures passées au bureau. Avec la confiance, vient la responsabilité de faire avancer les choses.

La responsabilité est fondée sur la confiance et la confiance est fondée sur la transparence. Dans une culture ouverte et transparente, les gens peuvent communiquer librement et avoir rapidement accès à l'information dont ils ont besoin pour bien travailler.

Beaucoup d'équipes choisissent une approche agile, dans laquelle les membres publient chaque semaine ce qu'ils ont accompli, les travaux prévus pour la semaine suivante, ainsi que les problèmes rencontrés.

3. Procédures

De bonnes procédures sont importantes pour structurer les tâches et les échanges entre les équipes et ne pas réinventer la roue. Toutefois, les procédures ne doivent pas être rigides ni immuables : cela bloquerait l'innovation, c'est le risque du « nous avons toujours fait comme cela ».

4. Heures de travail

Lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, la plupart des heures de travail ne se superposent pas. Néanmoins, il est souvent avantageux d'utiliser les heures de travail communes, même peu nombreuses, pour organiser facilement des réunions et résoudre des questions urgentes.

5. Discussions en face-à-face

Les équipes à distance efficaces ont régulièrement des réunions de travail et de groupe, ainsi que des entretiens en tête-à-tête pour s'aligner sur les objectifs de l'entreprise et de carrière. Enregistrer les réunions est généralement une bonne idée, afin que les membres de l'équipe qui n'ont pas pu se joindre aux événements en direct puissent être en mesure d'y avoir accès de façon différée.

Les interactions directes et personnelles sont également extrêmement précieuses. De nombreuses entreprises organisent régulièrement des séminaires de durée variable au cours desquels toute l'équipe se réunit pour mieux se connaître, travailler sur des projets, s'amuser et célébrer ses réalisations. Les petites équipes peuvent aussi avoir leurs propres sessions de travail hors des bureaux pour s'aligner et travailler ensemble.

En fin de compte, les entreprises trouvent leurs propres recettes pour travailler à distance, les meilleures d'entre elles construisant en cours de route des cultures uniques.

Et vous, avez-vous des conseils à partager sur ce sujet ?

janv. 11 2019

Rétrospective de l'année 2018 chez XWiki

2018 a été une année à la fois pleine de challenges et de succès pour XWiki, et une année très productive. Nous avons participé à de nombreux événements, développé nos produits et services, reçu deux prix pour notre travail dans la durée et nous avons encore renforcé notre esprit d'équipe.

Voici un aperçu du parcours des XWikiers en 2018 :

Le travail d'équipe contribue au bien-être

1. Vers de nouveaux records

En février, nous avons reçu la plus grande récompense que nous aurions pu recevoir de vous, nos utilisateurs : une incroyable croissance de l'activité des installations et instances XWiki.

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2. XWiki utilisé par Amazon

Il y a plus d’un an, Amazon a choisi XWiki comme plateforme interne de documentation et de collaboration. Cette plateforme est utilisée par près de 20 000 utilisateurs actifs, la plupart étant des ingénieurs et des membres des équipes produit.

3. XWiki reçoit le prix de la meilleure entreprise ouverte et éthique

En décembre, nous avons été reconnus comme fournisseurs de logiciels et de services éthiques depuis plus de 10 ans.

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4. CryptPad obtient le prix NGI Startup Award

Le NGI (Next Generation Internet - NGI.eu) a accordé à CryptPad le prix NGI's des technologies pour la confiance et le respect de la vie privée. Les NGI Startup Awards récompensent les entrepreneurs européens les plus disruptifs qui font progresser des produits, solutions et services révolutionnaires destinés à avoir un impact majeur sur l'internet du futur.

Quoi de neuf dans le produit XWiki ?

1. XWiki 10.x

Le cycle 10.x met l'accent sur la facilité d'utilisation, dans le but de facilité son usage par de nouveaux utilisateurs et administrateurs : de la protection des pages d'extensions applicatives à l'édition des paramètres et du contenu des macros, aux suggestions automatiques, à une interface utilisateur plus rapide. Nous avons réussi à clore plus de 750 tickets : 415 bugs, 160 améliorations, 31 nouvelles fonctionnalités et plus !

2. XWiki ajoute les éditeurs en ligne ONLYOFFICE à son écosystème

Les utilisateurs peuvent effectuer toutes leurs tâches de rédaction et d'édition depuis XWiki, sans avoir à basculer entre leurs outils d'édition et leur solution de collaboration. Il leur est en outre possible de collaborer en temps réel et de sauvegarder leurs changements directement dans XWiki.

3. XWiki Cloud gratuit pour les projets open source

Les projets open source qui demandent un wiki sur XWiki Cloud, pourront faire héberger leurs wikis par XWiki SAS et recevoir des mises à jour régulières.

4. Obtenir la conformité au RGPD à l'aide de l'application XWiki de consentement

Dans le contexte de la dernière réglementation générale européenne sur la protection des données (RGPD), notre équipe a créé une application de consentement aux cookies pour aider les utilisateurs d'XWiki en matière de conformité. Elle est disponible gratuitement à l'installation et à l'utilisation et vous pouvez la personnaliser selon votre identité de marque.

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Présence d'XWiki dans les conférences

Nous avons été plus actifs que jamais sur la scène internationale des conférences et des meet-ups. Que ce soit en France, en Belgique, en Roumanie ou aux États-Unis, notre équipe a fait le nécessaire pour être bien représentée.

1. FOSDEM 

Nous avons participé avec des présentations dans six thèmes différents, abordant divers sujets d'actualité : nouvelles fonctionnalités, compatibilité et intégration avec d'autres outils et services, leçons apprises lors du déploiement, sondages, recherche et développement, questions juridiques et intelligence artificielle.

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2. Salon Intranet

Ludovic, notre PDG, est intervenu lors de 4 présentations sur le travail collaboratif et la culture du wiki.

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3. OW2 Meetup

Début juin, nous avons organisé une rencontre utilisateurs dans le cadre de la conférence OW2. Ce fut une excellente occasion de voir et de rencontrer des gens du monde de l'entreprise et de l'Open Source intéressés par les cas d'utilisation d'XWiki.

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4. Rencontres Mondiales du Logiciel Libre 2018

Nous avons participé aux Rencontres Mondiales du Logiciel Libre 2018 (RMLL), à Strasbourg, du 7 au 12 juillet. Notre équipe de XWikiers présents, Clément Aubin, Ludovic Dubost et Anca Luca ont présenté comment créer des bases de connaissances avec XWiki, des recettes et astuces pour financer du logiciel libre, CryptPad – l'éditeur collaboratif Zero Knowledge, et Open Food Facts.

5. Hackathon à San Francisco

Ludovic, Anca et Clément ont fait une présentation sur CryptPad, notre outil de collaboration en temps réel chiffrée de bout en bout. Ils ont également participé à un hackathon sur CryptPad et XWiki.

6. Cloud Expo Europe

Nous avons rencontré beaucoup d'entre vous sur notre stand et discuté des problèmes de transformation numérique liés aux solutions de cloud computing et de collaboration chiffrée.

7. Le Day Click

Notre équipe RH a rencontré des candidats potentiels et leur a fait part de nos offres d'emploi et de stages.

8. B-Boost Convention

Ludovic a participé à la table ronde sur l'open source et les modèles libres. Ce fut une excellente occasion d'échanger sur des sujets de sécurité et sur CryptPad, aussi.

9. Capitol du Libre 2018

Ludovic a abordé le thème du financement des logiciels libres et open source et a décrit ensuite comment la collaboration avec chiffrement bout-en-bout est possible avec CryptPad.

10. Paris Open Source Summit 2018

Nous sommes intervenus lors des sessions suivantes : Renforcer l’éthique du numérique, Solutions utilisateurs pour l'entreprise, Open Source Community Summit et EOLE.

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La vie de l'équipe

1. Séminaire XWiki

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Les deux équipes, celle de Roumanie et celle de France se sont bien amusées à Brasov. La thème choisi cette année était celui des ours, du fait du lieu choisi.

2. Petit-déjeuner chez XWiki pendant la semaine internationale du bonheur au travail

Armés de badges souriants, de ballons colorés et inspirés du thème emblématique du « Petit déjeuner chez Tiffany », nous avons organisé un petit déjeuner matinal à Iasi et à Paris, à la même heure.

3. XWiki et ses femmes dans la technologie

PIN Magazine a publié un article sur la façon dont les femmes chez XWiki (Iasi) ont prouvé qu'elles peuvent travailler dans l'informatique et même être plus nombreuses que leurs collègues masculins.

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Et pour vous, comment s'est passée l'année 2018 ?

sept. 20 2018

Obtenir la conformité au RGPD à l'aide de l'application XWiki de consentement

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Dans le contexte de la dernière réglementation générale européenne sur la protection des données (RGPD), notre équipe a créé une application de consentement aux cookies pour aider les utilisateurs d'XWiki en matière de conformité. Elle est disponible gratuitement à l'installation et à l'utilisation, directement depuis notre store, et vous pouvez la personnaliser selon votre identité de marque.

Tout d'abord, mon organisation doit-elle être conforme au RGPD de l'Union européenne (UE) ?

Il existe deux types de responsabilités en matière de protection des données à caractère personnel : les organismes de contrôle des données et les organismes de traitement des données. Il est à noter également que les données personnelles des employés sont incluses dans cette réglementation. Ainsi, les organisations qui doivent être conformes au RGPD de l'UE sont :

  • Les sociétés (contrôleurs et traitants) établies dans l'UE, que le traitement ait lieu ou non dans l'UE.
  • Les sociétés (contrôleurs et traitants) non établies dans l'UE qui offrent des biens ou des services sur le territoire de l'UE ou à des citoyens de l'UE.

Si votre solution sur la plateforme XWiki est au service des citoyens de l'UE et que vous – ou des services tiers intégrés tels que ceux de Google ou de Facebook – traitez des données personnelles, vous devez obtenir le consentement préalable du visiteur / de l'utilisateur. Pour obtenir un consentement valide, vous devez décrire au visiteur / à l'utilisateur dans un langage clair et simple l'étendue et la finalité de votre traitement de données, avant de traiter les données personnelles qui le concernent.

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Comment fonctionne l'application ?

L'application de consentement aux cookies conforme au RGPD vous permet d'atteindre et de maintenir la conformité aux cookies. Avec cette application, vous pouvez regrouper tous les cookies dans des catégories spécifiques, des catégories fonctionnelles aux catégories marketing. Vous pouvez configurer un pop-up qui demande à l'utilisateur son consentement pour l'activation ou la désactivation des cookies ou des trackers.

Les cookies peuvent être regroupés dans les catégories suivantes, selon les différents types d'outils :

  • nécessaires : cookies obligatoires qui ne peuvent pas être désactivés ;
  • préférences : cookies ou trackers qui sont facultatifs et activés par défaut ; ceux-ci ne sont utilisés que pour mémoriser les préférences de l'utilisateur ;
  • statistiques : cookies ou trackers facultatifs et activés par défaut ; ils sont utilisés pour effectuer des statistiques anonymes ;
  • marketing : cookies ou trackers facultatifs et désactivés par défaut ; ils peuvent enregistrer des informations personnelles.

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Configurer l'application de consentement aux cookies depuis l'administration d'XWiki

Pour configurer l'application de consentement aux cookies, accédez à l'Administration générale > Autre > Configuration du consentement aux cookies (RGPD).

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  • À partir de l'Administration, vous pourrez voir les cookies acceptés pour l'utilisateur courant.
  • Vous pourrez configurer l'apparence (barre ou carré) et le contenu (étiquettes, descriptions et appel aux actions) de l'écran de consentement.
  • Le plus important est que vous pourrez ajouter les scripts de cookies et les trackers aux quatre catégories (nécessaires, préférences, statistiques et marketing).

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Pourquoi l'installer ?

Parmi ses principaux avantages, l'application de consentement aux cookies est gratuite à installer, utiliser et adapter à votre identité de marque. Elle s'intègre parfaitement à XWiki, de sorte que vous pouvez l'installer et vous détendre en sachant que vous avez rayé les cookies de votre liste de choses à faire liée au RGPD.

févr. 20 2018

XWiki utilisé par Amazon

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Il y a près d’un an, Amazon a choisi XWiki comme sa plateforme interne de documentation et de collaboration. Cette plateforme est utilisée par près de 20 000 utilisateurs actifs, la plupart étant des ingénieurs et des membres des équipes produit.

« Chez Amazon, nous utilisons les wikis depuis de nombreuses années pour stimuler la collaboration et le partage d’informations entre les équipes, et pour éviter que l’information se perde dans les boîtes emails ou dans les disques durs en réseau. Nous avons choisi XWiki pour ses fonctionnalités documentaires avancées, sa capacité à gérer plusieurs millions de pages, son extensibilité permettant de développer des fonctionnalités sur-mesure, et aussi pour sa communauté de développeurs dynamiques et enthousiastes. » indique le responsable de l’équipe Wiki d’Amazon.

Plusieurs raisons ont motivé le choix d’XWiki comme plateforme de documentation :

  • Un éditeur WYSIWYG facile d’utilisation ;
  • Un vaste catalogue de modèles de documents et de macros ;
  • La possibilité de commenter et d’annoter des pages ;
  • La possibilité d’attacher facilement des images ou tout autre document par glisser-déposer ;
  • Un système de gestion des permissions avancé.

La structure du code source d’XWiki et sa qualité ont permis aux ingénieurs d’Amazon de construire des solutions spécifiques à leurs cas d’utilisation : intégration d’XWiki avec des services d’AWS (EC2, S3, RDS). XWiki SAS a, quant à elle, aidé à la formation des équipes de développement et de support à la prise en main de la plateforme afin d’aider à la diffusion de cette dernière. Finalement, dans le cadre de cette collaboration, Amazon a sponsorisé le développement de fonctionnalités clés au sein du projet Open Source XWiki, comme la possibilité de créer des hiérarchies de documents, d’autoriser (ou non) l’exécution de scripts dans des documents à l’aide d’une permission spécifique et l’intégration de l’éditeur WYSIWYG CKEditor comme éditeur riche principal d’XWiki.

Nous sommes très heureux de compter Amazon en tant qu’utilisateur d’XWiki ; ce partenariat nous a en effet permis de valider les efforts entrepris au cours des 14 dernières années afin d’améliorer la qualité de notre produit, ses performances et son adaptabilité.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à télécharger le business case d’Amazon.

févr. 19 2018

Nouveau record d'installations pour XWiki

En 14 ans d’expérience, nous avons appris que le travail est toujours récompensé. Cette semaine, nous avons reçu la plus grande récompense que vous, utilisateurs d’XWiki, pouvez nous donner : une importante augmentation des installations d’XWiki et de l’activité des instances installées.

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Nous sommes fiers d’annoncer que les statistiques d’installation du logiciel XWiki battent tous les records : une augmentation de 50% par rapport à la même période en 2017 et près de 100 points d’augmentation par rapport au mois de février 2016.

Par ailleurs, les installations d’XWiki ne sont pas les seules à augmenter. En effet, le nombre d’activités sur des instances d’XWiki installées depuis un jour a proportionnellement augmenté. Nous estimons également que l’activité sur des instances installées depuis 10 jours devrait également augmenter. Cela signifiera alors que nos efforts dans l’amélioration de l’utilisabilité de notre plateforme auront su convaincre de nouveaux utilisateurs.

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Nous souhaitons remercier toutes les personnes impliquées dans le développement, le test et la promotion du logiciel Open Source XWiki au cours des dernières années pour tout leur travail.

Finalement, merci à vous pour votre confiance,
- Toute l’équipe d’XWiki SAS

nov. 07 2017

Rédiger une PON avec XWiki Procédures

Les procédures opérationnelles normalisées (PON) représentent un ensemble d'instructions par étapes créées par une organisation pour aider les employés à effectuer des opérations de routine complexes. XWiki a développé une structure polyvalente et prête à l'emploi pour tous les domaines qui peuvent être intéressés: administration, développement informatique, marketing, ressources humaines, logistique, et bien plus encore. C'est une solution adaptée à tout service qui cherche à mettre en place une procédure qui simplifierait ses processus. 

Voici 4 étapes pour créer des PONs faciles à suivre:

1. Faites vos recherches

Une des clés pour rédiger des procédures efficaces consiste à comprendre le processus qui sera documenté dans la procédure. Cela commence par la recherche, ou en d'autres termes, par la collecte d'informations.

Un example d'activité sera d'interroger les responsables des processus et les personnes qui s'occupent de leur mise en œuvre. Ce sont les personnes-ressource à consulter en raison de leur connaissance et de leur participation aux processus. De plus, cette recherche devrait vous aider à établir des objectifs en évaluant les capacités du processus d'apprentissage et en comparant les performances des leaders de l'industrie dans les domaines visées.

À faire: Incluez des captures d'écran, des images, des videos, et les meilleures pratiques.

À éviter: De relier les tâches à des outils spécifiques qui peuvent changer avec le temps.

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2. Établir une vue d'ensemble

Votre tâche consiste à créer une situation où les employés ne se contentent pas de suivre des procedures. Vous souhaitez qu'ils comprennent le rôle qu'ils jouent dans la réussite de l'entreprise. En fixant des objectifs alignés sur la stratégie organisationnelle, ils seront plus motivés à améliorer les procedures au fur et à mesure qu'ils grandiront avec l'entreprise.

Par conséquent, gardez à l'esprit que vos procédures devraient expliquer les actions à entreprendre pour la réalisation de votre business plan, tout en documentant les étapes impliquées et les effets des interactions avec d'autres processus.

À faire: Montrez où le succès d'une procédure s'inscrit dans le cadre du plan de croissance de l'entreprise.

À éviter: D'oublier de donner des instructions à tous les départements impliqués dans le bon déroulement de la procédure.

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3. Offrir une structure aux procédures

Une procedure écrite est un guide avec des instructions par étapes pour aider le lecteur à travers une tâche, alors gardez les choses simples et claires. Avec XWiki Procédures, vous avez la chance d'étendre les procédures au niveau de toute l'entreprise, ou de les définir à une équipe. Donnez à votre procédure une structure qui facilitera les efforts de vos employés au lieu de les envoyer sur un chemin aléatoire qui prend du temps.

À faire: Insistez sur la séquence et la correlation entre les différentes tâches, car cela vous aidera à les suivre.

À éviter: D'oublier des étapes parce qu'elles semblent évidentes. Ce n'est jamais le cas.

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4. Impliquer les employés

Donnez à vos employés la possibilité de s'approprier le projet afin qu'ils puissent contribuer à la façon dont les choses évoluent dans votre organisation. Pour la plupart des entreprises, le problème ne vient pas des procédures, mais avec le façon dont elles sont presentées aux employes. Rendez-les agréables, faciles à suivre et surtout, appréciez ceux qui prennent le temps de les améliorer.

À faire: Organiser des brainstorming et proposez un accompagnement avant d'instaurer une nouvelle procédure, afin que tout le monde soit pleinement impliqué.

À éviter: D'ajouter simplement une procédure; prenez le temps d'expliquer ce qui n'est pas clair et modifiez si nécessaire.

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Conclusions:

1. Faites des recherches sur ce que fait la concurrence et sur les étapes à suivre. Personnalisez-les selon vos besoins.

2. Mettez l'accent sur la vue d'ensemble (big picture) et la façon dont les procédures aident votre entreprise à prospérer.

3. Prenez le temps de rendre vos procédures structurées, facile à suivre, avec des tâches claires.

4. Donnez la paternité à ceux qui travaillent sur la procédure. Encouragez-les à l'améliorer. 

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oct. 16 2017

XWiki lance Procédures: SOPs faites simples

Avez-vous déjà perdu du temps à chercher les étapes d'un processus perdus dans le fil de vos emails? Nous aussi. Nous avons donc décidé de résoudre le problème et de créer une solution autours des Procédures Opérationnelles Standard (POSs): XWiki Procédures.

Les Procédures Opérationnelles Standard (POSs) représentent un moyen formel de créer un processus. XWiki vous offre une structure adaptable et prête à l'emploi pour tous les domaines d'activité: management, development IT, marketing, RH, transport. Plus simplement, XWiki Procédures est à destination de tous les services voulant mettre en place des procédures pour optimiser leurs processus. Cet outil répond aux besoins des professionnels qui s'occupent de la gestion des connaissances et qui veulent améliorer la collaboration, la structure de leurs contenus et leurs POSs.

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En choisissant XWiki Procédures, plutôt que des outils classiques (listes écrites, emails, document standard), vous bénéficierez de fonctions haut de gamme qui vous aideront à:

  • Gagner du temps pour ce qui compte vraiment; 
  • Faciliter la transmission de connaissance; 
  • Réduire les erreurs et les redondances;
  • Créer de la valeur ajouté à votre entreprise.

Pour répondre aux besoins croissants des entreprises voulant utiliser une méthode reconnue et efficace pour organiser ses tâches, nous avons choisi une solution basée sur le Cloud qui est accessible à partir de n'importe quel appareil. Avec XWiki Procédures vous pourrez attribuer des droits utilisateur, leur déléguer des responsabilités, avoir accès à l'historique des modifications, ou encore personnaliser et organiser votre contenu pour répondre à votre structure organisationnelle.

En utilisant XWiki Procédures il vous est possible de débuter à une échelle réduite. Vous pourrez ensuite développer votre base de procédures que ce soit pour des processus particulier ou pour l'entreprise entière, sans difficulté et sans délai.

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août 01 2017

3 problèmes communs de l'importation de données intranet et comment les éviter

Nombreux directeurs considèrent qu'en ce que concerne la migration de l’Intranet, il suffit de déplacer tout leur contenu sur un nouveau système pour obtenir une intégration harmonieuse.
Évidemment, dans la plupart des cas, ceci n'est pas valable. Non seulement cette approche peut-elle conduire à des problèmes d'expérience utilisateur, mais elle génère également l'impossibilité de gérer et d'affiner votre base de données.

Prenez le temps de lire les trois erreurs suivantes font par la plupart des personnes lors de la migration de données de leur intranet, afin que vous puissiez les éviter dans votre organisation!


1. Avoir omis un audit de contenu au préalable

L'erreur la plus courante parmi les entreprises qui migrent vers un intranet est de penser que tout le contenu de leur système actuel est également précieux. Cela conduit à conclure que tout le contenu doit être migré sur le nouveau système. Cependant, comme nous l'avons découvert au cours de nos 14 années d'expérience, la migration du contenu intégral est très inefficace. Une meilleure approche consiste à effectuer un audit de contenu pour savoir quel est le contenu que vous avez sur votre système actuel et quel est celui dont vous avez vraiment besoin.

Votre audit de contenu devrait répondre aux questions suivantes:

  • Quelle est la quantité de contenu?
  • Quel est l'âge de votre contenu?
  • Quelles sont les métadonnées de votre contenu?
  • Quelle est la valeur de votre contenu?

Nous pouvons vous offrir notre aide dans tous les projets de migration de votre solution existante vers XWiki, en prenant en charge vos données. Dans le cadre de nos projets de récupération de données, nous mettons en œuvre la méthodologie suivante, conçue pour faciliter la transition:

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2. Avoir oublié de créer la structure de fichiers sur le nouvel intranet

La plupart des organisations souhaitent moderniser son intranet existant afin de profiter des avantages d'une plateforme nouvelle ou meilleure. Cependant, en migrant vers une nouvelle plateforme vous pouvez rencontrer des changements inattendus dans la façon dont votre intranet fonctionne. Un intranet bien structuré identifie les différences importantes entre les vieilles et les nouvelles plateformes, de sorte que vous puissiez prédire les problèmes qui peuvent survenir après la migration, et les résoudre.

Cette stratégie devrait vous faire savoir quelles sont les données que vous devez migrer, qu'est que vous devez archiver et qu'est ce que vous pouvez supprimer. Toutes les entreprises devraient avoir une stratégie de gouvernance de contenu mise en place de toute façon, mais si vous ne l'avez pas actuellement, une migration intranet est une bonne occasion de l’élaborer.

Par exemple, les fichiers pourraient être stockés dans des endroits étranges sur votre nouvel intranet, ce qui pourrait rendre difficile pour vos utilisateurs d'y accéder en menant leurs activités courantes. Utilisez vos solutions de gouvernance et de structure pour anticiper les problèmes comme celles-ci et trouvez des solutions pour remédier ces questions avant qu'elles deviennent un problème pour vos utilisateurs.

3. Avoir fait la migration par vous-mêmes

Pour saisir toutes les informations et connaissances de votre entreprise, il est important que la nouvelle solution soit capable de gérer cette transition. C'est pourquoi nous pouvons vous aider dans le processus. Pour éviter la perte des données et pour gagner du temps, nous avons automatisé et sécurisé cette importation.

Voilà les principaux avantages de l’import des données avec XWiki:

  • Chaque document devient une page Web;
  • Les documents sont accessibles depuis n'importe quel navigateur Web;
  • Modifier et afficher les interfaces sur la même page (sans back-office);
  • Diminution ou disparition des silos d'information;
  • Ajout de diverses fonctionnalités pour collaborer autour du contenu: commentaires et annotations;
  • Notre technologie vous permet d'effectuer des importations massives de documents dans votre wiki, ce qui réduit le risque de perte de données à presque aucun.

Vous souhaitez en savoir plus? Contactez nous à sales@xwiki.com ou testez notre solution gratuitement, pour vous convaincre. Sans attaches.

Alina Luchian
Spécialiste du marketing et du contenu @XWiki

déc. 12 2016

Top 5 des avantages liés à une bonne organisation de l'information au sein de votre entreprise

Nous sommes tous frustrés à chaque fois que nous égarons notre téléphone ou nos clés. Les retrouver est un effort qui consomme temps et énergie et qui aurait pu être évité simplement en étant plus organisé. 

Qu’en est-il lorsqu’il ne s’agit pas de vos effets personnels mais de vos emails professionnels, de vos dossiers de présentations ou des rapports trimestriels ?

Les conséquences de ce manque d'organisation sont catastrophiques non seulement pour vous, mais également pour l'ensemble de vos collègues.

Comment éviter ce type de difficultés ?

La solution peut sembler évidente, mais est souvent négligée : il “suffit” d’organiser l'information. ...

oct. 13 2016

XWiki SAS et OW2 collaborent pour améliorer l'éditeur collaboratif realtime XWiki

OW2 et XWiki sont fiers de vous annoncer leur collaboration pour la réalisation d'un éditeur collaboratif en temps réel amélioré dans XWiki.

Alors que Google Docs et sa fonctionnalité d'édition collaborative en temps réel sont devenus une part importante des méthodes de travail modernes (sans papier), les entreprises européennes et du reste du monde sont de plus en plus méfiantes quant à la conservation des données off-shore et aux politiques de confidentialité de Google. ...