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oct. 14 2019

10 avantages à l'organisation des connaissances pour les managers

La gestion en général n'est pas facile et la gestion de l'information, encore moins. De nos jours, l'information n'est pas difficile à obtenir, en fait, il y en a parfois tout simplement trop, surtout dans l'environnement de travail. Cette situation peut être particulièrement problématique lorsque vous ne savez pas comment exploiter efficacement une information ou maximiser son potentiel de réutilisation. Auparavant, les outils classiques comme les livres blancs ou les courriels permettaient de faire le travail et de diffuser l'information dans toute l'organisation, mais ce n'est plus le cas maintenant. Les solutions d'aujourd'hui reposent sur des bases de connaissances et des plates-formes de collaboration où l'information peut être stockée et facilement accessible.

Toutefois, du point de vue de la gestion, qu'est-ce que cela implique réellement ? Pourquoi utiliser une telle solution ?

  • La réponse longue : les avantages de l'organisation des connaissances en gestion sont nombreux et, une fois adoptés, ils vous aideront à établir un environnement de travail pleinement fonctionnel où la collaboration est prospère et où l'information peut circuler efficacement à l'ensemble de votre organisation.

  • La réponse courte : assurer une efficacité et une productivité maximales.

Après 15 ans de gestion de l'information pour nous et pour nos clients, nous vous invitons à lire ci-dessous ce sur quoi les bons managers se concentrent habituellement.

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1. Optimiser l'utilisation des ressources

Sans un espace dédié où l'information est centralisée, les environnements de travail deviennent désorganisés, provoquant un sentiment de mauvaise orientation. L'un des nombreux avantages de l'organisation de l'information en management réside dans la possibilité d'utiliser au mieux les ressources. La disponibilité de méthodes, d'outils et de pratiques permet d'éviter les scénarios dans lesquels vos employés sont incapables de mener à bien des projets à long terme ou dans lesquels l'intérêt pour les objectifs de l'entreprise est réduit.

Sans une documentation appropriée ou un espace d'apprentissage dédié, qui est prêt à fouiller dans une bibliothèque de documents mal organisée ? La systématisation de l'organisation de l'information de manière exhaustive facilite le suivi et l'utilisation des ressources de manière coordonnée.

2. Identifier et compléter les lacunes en matière de connaissances

Un autre avantage fondamental de l'organisation de l'information en management est qu'elle consolide un meilleur flux de communication en complétant les lacunes des connaissances et en améliorant les performances. Les problèmes de communication sont éliminés, ce qui facilite la circulation de l'information entre les différents niveaux de l'entreprise.

Les plates-formes telles que XWiki ou tout autre CMS (Content Management System) facilitent la collaboration entre les départements et permettent de partager et de suivre librement les idées, stratégies ou suggestions. Ne vous inquiétez plus jamais de vous perdre dans l'océan infini d'informations que vous avez à traiter quotidiennement. 

3. Réduire les pertes de savoir-faire

Un atout important, le « savoir-faire » d'une entreprise se réfère aux connaissances cumulatives et à la capacité de gérer efficacement les choses. À ce titre, vous devez vous assurer qu'il est géré de façon efficace pour que l'entreprise puisse en bénéficier. Avec le départ d'employés expérimentés, il y a un risque accru que des informations essentielles disparaissent en même temps qu'eux. Bien que les nouvelles recrues soient bien informées, il faut parfois beaucoup de temps pour se familiariser avec les règlements de l'entreprise et atteindre la pleine productivité, ce qui n'est pas toujours le cas.

Parmi les nombreux avantages de l'organisation des connaissances en management, il y a aussi la capacité d'exploiter efficacement ce type d'information. En fournissant une plate-forme engagée où les informations accumulées peuvent être documentées et sécurisées, vous pouvez vous assurer que les départs se produisent sans perte de connaissances vitales pour l'entreprise. Cela élimine également l' « amnésie d'entreprise », dans laquelle les entreprises ont tendance à perdre la mémoire des choses et de la façon de les faire à la suite du départ de leurs employés.

4. Éviter les efforts redondants

Il est essentiel de pouvoir retrouver la bonne information en cas de besoin. Une fois que vous avez identifié et développé un processus efficace, la création (ou la mise à jour) de la page wiki appropriée devrait être la prochaine étape pour s'assurer qu'elle sera utilisée à l'avenir pour répondre aux besoins récurrents similaires. Lorsque la solution à un problème a été trouvée, vous voulez que cette information soit réutilisée.

Rendre les meilleures expériences de résolution de problèmes réutilisables ! Cela permettra d'éviter les scénarios dans lesquels un employé passe du temps à répéter ce qui a déjà été fait. Pourquoi passer du temps à réinventer la roue quand on peut l'utiliser pour inventer quelque chose de nouveau ?

5. Permettre une prise de décision meilleure et plus rapide

Une abondance d'informations peut transformer la prise de décision en un processus difficile et fastidieux. L'avantage ici de l'organisation des connaissances en management est qu'elle accélère le processus en fournissant l'ensemble des données pertinentes lorsqu'elles sont nécessaires. Par exemple, dans XWiki, les données sont stockées sous forme de pages Web structurées, ce qui signifie que des fonctions telles que le moteur de recherche avancée ou le filtrage par balises permettent de parcourir rapidement et facilement les informations.

La mise en œuvre d'une plate-forme dédiée garantit la cohérence et la pertinence de ce qui est partagé, ce qui, à son tour, conduit à des décisions fondées sur des preuves.

6. Éviter les erreurs du passé

Quand une organisation évolue, il y a des leçons à en tirer, tant sur les succès que sur les échecs. Avoir un espace collaboratif où elles peuvent être librement partagées est l'un des avantages de l'organisation de l'information en management, à long terme. Lorsque vos employés rencontrent des situations dans lesquelles ils ne savent pas trop comment procéder, le fait de pouvoir parcourir les documents passés dans des pages wiki bien structurées à la recherche de pointeurs pertinents peut les aider à les surmonter, tout en évitant les erreurs du passé. La systématisation de l'information rationalise le travail, ce qui permet de gagner du temps et, dans certains cas, d'économiser sur le budget.

7. Accroître l'efficacité et la productivité

La gestion de l'information est devenue une caractéristique d'une meilleure productivité. Préserver le savoir en le centralisant sur une plateforme accessible et intuitive (comme un wiki) est l'un des avantages les plus notables de l'organisation de l'information en management. Nous avons tous besoin d'information pour faire notre travail efficacement, mais ce qui est essentiel, c'est d'avoir l'information à notre disposition lorsqu'elle est nécessaire, sans avoir à lire des documents imprimés ou à fouiller dans des centaines de courriels.

La préservation des connaissances sous la forme de bases de données fiables et de procédures d'intégration complètes peut également contribuer à faciliter et à accélérer le processus d'intégration, favorisant ainsi la productivité et l'efficacité à long terme. Être capable d'apprendre rapidement et efficacement peut vous donner un avantage dans l'environnement d'affaires d'aujourd'hui, qui évolue rapidement.

8. Favoriser une culture de travail collaboratif innovante

Les plates-formes centrées sur l'information encouragent les employés à partager toutes les informations importantes assimilées à travers le temps, en fonction des réalisations et des échecs, ainsi que de l'expérience. Alors que l'entreprise grandit et évolue, il devient de plus en plus difficile de suivre et de tenir compte avec précision de toutes les opinions exprimées.

Dans XWiki, par exemple, on peut partager des idées (et les voter), participer à des sondages ou à des forums de discussion afin d'obtenir de multiples perspectives sur des sujets spécifiques. Cela permet non seulement de créer un environnement de travail collaboratif, mais aussi d'encourager l'innovation et de motiver les employés à apprendre de leurs expériences mutuelles. De cette façon, la collaboration peut se développer.

9. Faciliter la collaboration entre les équipes à travers les fuseaux horaires.

Selon la structure de votre entreprise, vos équipes peuvent être distribuées sur différents fuseaux horaires. La collaboration entre les équipes représentant un défi en soi, les plate-formes centrées sur l'information deviennent ainsi un aspect essentiel à considérer parmi les avantages de l'organisation de la connaissance en gestion.

Le fait d'avoir de l'information facilement accessible aux employés dans différents fuseaux horaires minimise les frictions et évite les obstacles à la collaboration. Par exemple, dans XWiki, il est possible de reprendre là où un collègue s'est arrêté et de modifier, ajouter et améliorer le document ou la page en question. Il est même possible d'activer la collaboration en temps réel afin de travailler simultanément sur un document, quel que soit sa localisation ou son fuseau horaire.

10. Garantir le respect du RGPD et la protection des données

La sécurisation de l'information est une préoccupation majeure dans la plupart des entreprises, d'autant plus aujourd'hui, alors que la conformité à la réglementation RGPD est une nécessité. Sans une méthode appropriée de sécurisation de l'information, des données importantes peuvent être dispersées ou même perdues, à moins qu'il n'y ait une trace claire de toutes.

Pour vous donner une idée de la façon dont les plate-formes collaboratives peuvent vous aider à résoudre ce problème, avec XWiki, grâce aux différents types d'autorisations, il est facile de gérer l'accès aux actions comme lire, modifier, commenter, supprimer. Cela permet de s'assurer que l'information est protégée, tout en restant accessible à ceux qui en ont besoin. D'autres outils de collaboration, tels que CryptPad, vous offrent des supports sécurisés pour partager des données que vous ne partageriez autrement que face à face.

 

Qu'aimeriez-vous ajouter à la liste ?  Faites-nous le savoir dans un commentaire ou contactez-nous sur les médias sociaux !

L'information dicte les flux de travail et, plus encore, l'accès à l'information.  L'objectif d'une meilleure gestion est de réduire les vides juridiques au sein de l'entreprise et d'encourager un environnement de travail transparent et collaboratif.  Nous ne prétendons pas que la mise en place d'un outil d'organisation de l'information résoudra tous vos problèmes, mais nous savons qu'il est plus facile de siroter un Pina Colada aux Maldives en sachant que votre équipe a les bonnes informations au bout de ses doigts.  

C'est à vous de décider comment vous pouvez utiliser une telle solution ou laquelle est la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.

sept. 30 2019

Top 10 questions sur les applications XWiki et leurs solutions

Comme nous avons partagé avec vous des conseils sur la construction d'une base de connaissances puissante avec XWiki Pro, et un article incluant un Top 10 des questions sur XWiki et leurs solutions, nous vous proposons maintenant quelques astuces concernant les applications XWiki. Les utilisateurs d' XWiki sont de plus en plus intéressés par les applications qui améliorent le potentiel du wiki pour favoriser la collaboration ou pour afficher et organiser l'information d'une manière moderne et efficace. Ils sont également à la recherche de plates-formes qui peuvent s'intégrer à d'autres outils afin de maximiser leurs processus de travail.

Voici les 10 principales questions sur les applications XWiki et leurs solutions, posées par les utilisateurs d'XWiki :

1. Que peut-on faire avec l'application Diagramme ?

En utilisant l'application, vous pouvez éditer et visualiser les diagrammes directement dans votre wiki. Chaque diagramme est stocké dans une page wiki. Les révisions des diagrammes sont historisées dans XWiki. L'application offre des fonctionnalités intuitives et convient parfaitement aux débutants comme aux utilisateurs avancés. Vous pouvez également importer des diagrammes existants, les inclure dans d'autres pages wiki ou les exporter au format PDF à partir de l'option Exporter de la page des diagrammes wiki.

Cliquez ici pour en savoir plus, ou regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir l'application Diagram Pro.


2. LDAP est-il identique à Active Directory ?

De temps en temps, nos utilisateurs nous disent qu'ils n'ont pas Active Directory, mais qu'ils ont LDAP. Cependant, une clarification de cet aspect est généralement nécessaire parce que cela peut signifier qu'ils ont un autre produit, comme OpenLDAP (qui est un serveur LDAP)1. LDAP est un protocole compatible avec de nombreux services d'annuaire et solutions de gestion des accès, et Active Directory est un serveur d'annuaire qui implémente ce protocole. XWiki supporte plusieurs mécanismes d'authentification différents pour authentifier les utilisateurs. 

Apprenez ici comment connecter XWiki à Active Directory.

3. Comment modifier ou ajouter une nouvelle visite guidée dans mon wiki ?

C'est formidable d'utiliser une visite guidée pour aider les utilisateurs à comprendre les fonctions les plus importantes d'une page. Vous pouvez créer une visite guidée pour n'importe quelle page du wiki. Vous pouvez également modifier facilement des visites guidées existantes en ajoutant ou en supprimant des étapes ou même en les rendant disponibles dans d'autres langues.

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4. Comment créer un nouveau sondage dans mon wiki ?

Les utilisateurs d'XWiki ont cherché des moyens de voter pour diverses idées en utilisant une simple application de sondage. Pour créer un sondage, vous devez accéder à la page d'accueil de l'application. Recherchez l'entrée Sondages dans le panneau Applications situé par défaut dans la section des panneaux de gauche du wiki, puis cliquez sur le bouton Créer en haut de la page. L'étape suivante affichera une liste des modèles de pages disponibles, parmi lesquels vous pourrez trouver celui correspondant aux sondages. Ajoutez les options de vote dans l'onglet Propositions, et n'oubliez pas d'indiquer un statut de sondage Actif afin de permettre le vote sur celui-ci. De plus, vous pouvez afficher sur une page wiki une liste avec les sondages les plus récents créés à l'aide de la macro "Recent Polls".

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5. Comment construire ma propre application dans XWiki ?

Avec App Within Minutes, vous pouvez créer une application Web collaborative en quelques étapes et sans connaissances techniques préalables. Il vous suffit simplement de suivre les étapes de l'assistant d'application. Celle-ci includent en particulier le choix d'un emplacement pour l'application, la définition d'une structure de données, le paramétrage de l'espace où les entrées de l'application seront créées, et la personnalisation de la page d'accueil de l'application.

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6. Comment utiliser l'application Google Apps Integration ?

Avec l'application Google Apps Integration, vous pouvez :

  • Utiliser un compte Google pour authentifier XWiki auprès des services Google
  • importer facilement un document Google Apps en pièce jointe dans XWiki (plusieurs formats supportés)
  • Éditer une pièce jointe stockée dans XWiki avec Google Apps. Une fois la session d'édition terminée, vous pouvez réimporter la pièce jointe dans XWiki.

Suivez ces étapes pour configurer l'application et commencer à intégrer XWiki avec les applications d'édition de Google : Google Docs, Spreadsheet, Presentations et Drawing.

googleapps.png

7. Est-il possible de créer et d'éditer des pièces jointes directement dans le wiki ?

Au sujet de l'édition de documents hors d'XWiki et leur import dans le wiki, vous pouvez également créer et éditer des fichiers doc/docx, xls/xlsx, pps/ppsx attachés à une page wiki en utilisant l'application OnlyOffice Connector. Si vous souhaitez que plusieurs utilisateurs modifient le même document joint, n'oubliez pas d'activer l'édition en temps réel dans OnlyOffice sur la page d'administration de l'interface utilisateur de l'application.

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8. Comment être notifié des changements se produisant sur le wiki ?

Avec l'application de notifications, vous pouvez suivre les mises à jour apportées par d'autres utilisateurs sur le wiki ou en recevant des e-mails relatifs à certains types de modifications. Par défaut, les utilisateurs ne reçoivent aucune notification. Vous devez sélectionner les "types" de notifications que vous souhaitez recevoir : quand une page est créée, quand un article de blog est publié, etc. Pour suivre un espace du wiki, il suffit d'aller dans cet espace, puis de cliquer sur le menu Notifications (représenté par une cloche). Pour suivre l'activité d'un utilisateur, allez sur la page du profil de l'utilisateur et cliquez sur le bouton Suivre. Nous vous invitons à découvrir toute eles possibilités de personnalisation des notifications en ajoutant des filtres spécifiques avec les paramètres disponibles dans le menu Notifications.

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9. Existe-t-il une application pour partager des idées et des propositions de projets ?

Oui. Utilisez l'applications Idées pour recueillir des idées, des propositions, des solutions ou des suggestions sur lesquelles déclencher un vote pour savoir si il convient de les mettre en œuvre. Vous pouvez ensuite inclure une liste de vos idées sur une page wiki en utilisant la macro "Recent Ideas".

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10. Comment gérer les droits sur un Forum ?

Il y a quatre catégories à prendre en compte lorsqu'on parle de gestion des droits dans l'application Forum : forum, sujet, réponse et commentaire.
Par défaut, un utilisateur régulier est autorisé à effectuer les mêmes actions sur toutes les entités mentionnées ci-dessus, comme sur toute autre page wiki : créer un nouveau formulaire, modifier tous les formulaires (même créés par d'autres), supprimer uniquement ceux qu'il a créés. Le Guide des droits d'accès XWiki est disponible pour vous aider à comprendre les règles de base ou les types de permission. Profitez ensuite des fonctionnalités du Forum : vote, édition Wysiwyg pour tous les champs, Admin ou Gestionnaire de sujets, modération du contenu avec la possibilité de signaler tout contenu inapproprié.


Comment installer les applications XWiki ?

Pour installer une application, suivez les étapes suivantes depuis instance XWiki (dans le Cloud ou sur votre serveur) :

  • Dans le panneau Applications, cliquez sur « Autres applications... », puis sur « Installez de nouvelles applications... ». Vous pouvez également naviguer directement vers l'administration et sélectionner la section Extensions. Recherchez l'extension que vous souhaitez installer et cliquez sur le bouton Installer.
  • S'il s'agit d'une application XWiki Pro, vous devrez activer une licence pour l'utiliser sur votre wiki ou sous-wiki. Accédez à la section Licences de l'Administration, indiquez vos coordonnées, recherchez l'extension que vous venez d'installer et cliquez sur Essayer ou sur Acheter pour obtenir une licence d'essai ou pour acheter une licence. Si vous êtes client du support Silver ou niveau de souscription supérieur, veuillez demander une licence pour les applications XWiki Pro et suivre les instructions indiquées par l'équipe support pour ajouter la licence sur votre wiki.

Comment rester au courant des améliorations des applications XWiki Pro ?

Abonnez-vous aux communications XWiki pour recevoir des informations sur les applications XWiki et autres améliorations apportées au logiciel XWiki.

Andreea Chirica, Spécialiste Communications et Support chez XWiki

1 Plus de détails (en anglais) sur les différences entre LDAP et Active Directory

Protection supplémentaire pour votre wiki avec la nouvelle application antivirus XWiki

La plupart d'entre nous avons un logiciel antivirus installé sur nos ordinateurs pour protéger les données contre les attaques de type malwares. Les logiciels antivirus jouent un rôle clé dans la protection de notre système en détectant les menaces et en assurant la sécurité de nos données. Nous sommes également conscients que nous ne devons pas ouvrir de pièces jointes dans les courriels non sollicités provenant d'adresses de courriel inconnues. Mais avez-vous pensé au fait que des virus pourraient également résider dans les pièces jointes de votre wiki ? Si votre wiki n'est pas complètement isolé, vous allez toujours faire face au risque de virus, en particulier lorsque vous téléchargez des fichiers externes sur le wiki. Ce qui compte, c'est ce que vous faites pour vous protéger des dommages potentiels, en particulier pour éviter d'infecter les appareils de vos utilisateurs qui pourraient télécharger des pièces jointes infectées.

La nouvelle application antivirus XWiki offre une protection supplémentaire de votre wiki en analysant les pièces jointes téléchargées via un moteur antivirus dédié. L'antivirus effectue divers contrôles et vérifications à l'aide d'algorithmes robustes et de sa vaste base de données de virus.

Les contrôles s'effectuent en deux étapes :

  • Directement au moment du téléchargement, en annulant l'opération de téléchargement au cas où un fichier infecté serait détecté, ne permettant ainsi pas au fichier infecté d'atteindre votre wiki.
  • Périodiquement, en analysant toutes les pièces jointes sur votre wiki (y compris les sous-wikis), afin de couvrir le cas où une base de données de virus mise à jour périodiquement serait ainsi en mesure de détecter une menace qui était auparavant inconnue. La période de mise à jour est configurable à l'aide d'un planificateur.

Pour vous faciliter la tâche, l'application antivirus est livrée avec ClamAV intégré par défaut. ClamAV est la solution antivirus de référence pour les logiciels libres. Cependant, d'autres moteurs antivirus peuvent également être facilement implémentés et configurés pour être utilisés par l'application antivirus.

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Une fois l'application installée, la section Antivirus sera disponible dans la zone d'Administration XWiki, avec des options pour configurer la connexion au serveur antivirus ClamAV. Après la configuration, l'application antivirus commencera à fonctionner pour empêcher les utilisateurs de joindre des fichiers infectés aux pages de votre wiki.

Chaque fois qu'une pièce jointe infectée est détectée pendant l'analyse périodique, elle est immédiatement supprimée, afin de neutraliser la menace. Vous pourriez être curieux de savoir pourquoi il ne désinfecte pas le fichier. La foire aux questions de ClamAV en explique la raison (en anglais). La réponse courte est que la plupart du temps, les fichiers infectés sont compromis au-delà de la récupération et ce qui reste après la désinfection est soit corrompu, soit dangereux.

À la fin de chaque analyse périodique, un e-mail de synthèse est généré et envoyé à tous les principaux administrateurs du wiki. Le rapport contient les informations suivantes :

  • Pièces jointes infectées qui ont été détectées et automatiquement supprimées
  • Pièces jointes infectées qui n'ont pas été supprimées (c'est-à-dire qui pourraient encore constituer une menace), si elles existent
  • Erreurs survenues lors de l'analyse de certaines pièces jointes

Chaque incident, (détecté lors du téléchargement) ou lors d'une analyse planifiée, est enregistré dans le journal de l'antivirus qui est affiché dans la même section Administration.

Vous pouvez essayer l'Antivirus App en l'installant à partir du gestionnaire d'extensions de votre wiki.

L'application est incluse dans XWiki Pro, donc nos clients Silver et au-delà y ont déjà accès gratuitement. Vous pouvez installer l'application directement à partir du gestionnaire d'extensions ou contacter notre équipe de support pour vous aider.

Silvia Macovei, Responsable de l'activité Cloud d'XWiki

sept. 09 2019

L'application XWiki Active Directory - Connectez XWiki à votre annuaire d'entreprise

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À propos d'Active Directory (AD)

Active Directory est un service d'annuaire développé par Microsoft, qui propose une structure hiérarchique pour le stockage des informations. Ses fonctionnalités incluent également l'authentification, la gestion des utilisateurs et des groupes ainsi qu'un cadre de déploiement de services connexes (Lightweight Directory Services, Certificate Services, Federation Services, et Rights Management). Par exemple, le service d'annuaire Active Directory Domain Services (communément appelé AD DS ou AD) stocke des informations sur les comptes utilisateurs de votre organisation (noms, mots de passe, numéros de téléphone, etc) et permet aux autres utilisateurs autorisés du même réseau d'accéder à ces informations.

Le service Active Directory supporte LDAP1 et Kerberos en tant que protocoles2 fonctionnant comme des directives pour envoyer et recevoir des informations3.

Les principaux avantages de l'utilisation d'Active Directory sont les suivants :

  • Structure hiérarchique pour stocker les informations concernant votre organisation.
  • Support du Single-SignOn (SSO) et de VPN, typiquement pour un usage en intranet.
  • Possibilité d'accéder et de modifier AD DS à partir de plusieurs points d'administration.
  • Point d'accès unique aux ressources du réseau.
  • Possibilité de communiquer avec des réseaux externes utilisant des versions antérieures d'Active Directory, y compris dans un environnement Unix.

Comment pouvez-vous connecter XWiki à Active Directory ?

L'équipe XWiki a développé une application Active Directory qui permet de connecter facilement votre serveur Active Directory à XWiki en utilisant un assistant visuel.

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La gestion des utilisateurs et des groupes est l'une des fonctionnalités les plus utilisées de l'application Active Directory. Elle permet d'intégrer les utilisateurs et groupes de votre annuaire AD existant à XWiki. Par exemple :

  • Les utilisateurs d'Active Directory pourront s'authentifier dans le wiki et un utilisateur XWiki dédié sera automatiquement créé lors de la première connexion.
  • Synchronisation des comptes : mise à jour automatique des différentes propriétés des comptes utilisateurs (ex : prénom, nom, e-mail, etc.) y compris la photo.
  • Les groupes Active Directory peuvent être mis en correspondance avec des groupes XWiki qui enregistreront comme membres les utilisateurs appartenant à un groupe Active Directory.
  • Les groupes seront synchronisés à chaque authentification d'un utilisateur.

ADGroupMapping.png

Les principaux avantages de l'utilisation de l'application Active Directory sont les suivants :

  • Réutilisation des informations d'un serveur Active Directory existant.
  • Accès à un assistant visuel dans la section Administration du wiki pour faciliter la configuration.
  • Possibilité d'effectuer des modifications sans avoir à redémarrer le serveur d'application.
  • Accès instantané aux nouvelles fonctionnalités et corrections de bugs lors de la mise à jour.
  • Accès au support professionnel XWiki.

Comment obtenir l'application Active Directory ?

Pour l'essayer, recherchez l'application Active Directory dans le gestionnaire d'extensions de votre wiki, puis installez l'application et essayez la version de démonstration.

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L'application Active Directory offre un moyen simple de vous connecter à votre XWiki et vous pouvez l'acheter directement depuis le Gestionnaire d'extensions, ou dans le cadre des autres services XWiki :

  • Vous pouvez demander une licence gratuite si vous êtes un client du support Silver+ (XWiki sur site ou XWiki Cloud).
  • Elle est incluse dans le package XWiki Pro, un ensemble complet d'applications supportées qui enrichit la plate-forme standard en améliorer la productivité.

1 LDAP est un protocole d'authentification ouvert supporté par de nombreux services d'annuaire et solutions de gestion des accès.
2 Kerberos est un protocole d'authentification qui repose sur un mécanisme de clés secrètes (chiffrement symétrique) et de jetons.
3 Source : https://blogvaronis2.wpengine.com/the-difference-between-active-directory-and-ldap/

Oana Florea, Responsable du support client chez XWiki

sept. 02 2019

Comment créer des diagrammes dans XWiki

Les diagrammes sont parfaits pour transmettre facilement des idées de manière visuelle. Ils sont utiles aussi bien pour communiquer une vue d'ensemble que pour décomposer des concepts complexes.

Avec le bon outil, la création de diagrammes devient facile. L'application XWiki Pro Diagram propose une interface utilisateur claire, basée sur l'intégration jgraph/draw.io. Draw.io est un logiciel de création de diagrammes open source en ligne pour la création de maquettes, de diagrammes UML, graphiques, BPMN, cartes mentales, wireframes, diagrammes réseau et beaucoup plus.

Modele_Diagramme_XWiki2.png

En utilisant cet outil, vous pourrez :

  • créer et éditer des diagrammes
  • importer des diagrammes existants
  • inclure des diagrammes dans d'autres pages wiki

Depuis la version 1.7 de l'application Diagram Pro, vous bénéficiez d'exports de diagrammes au format PDF améliorés. De plus, les images insérées dans un diagramme sont maintenant stockées comme pièces jointes sur la page du diagramme.

Pour tester l'application, vous pouvez l'installer directement depuis votre instance XWiki à l'aide du gestionnaire d'extensions. Vous n'aurez pas à passer des heures à apprendre à l'utiliser : quelques minutes vous suffiront à maîtriser les notions de base.

Si vous êtes déjà client XWiki, à partir de notre plan Silver, vous avez accès gratuitement à l'ensemble des applications XWiki Pro, y compris l'application Diagram. Veuillez prendre contact avec notre équipe de support qui vous fera parvenir une licence gratuite.

Ne manquez pas notre prochaine version qui apportera la gestion des liens XWiki dans les diagrammes exportés au format PDF, ainsi que des boutons de zoom en mode visualisation.

Enfin, vous pouvez également découvrir l'application dans cette vidéo d'une minute :


Silvia Macovei, Responsable de l'activité Cloud d'XWiki

août 23 2019

15 méthodes pour former des équipes fortes dans les entreprises pratiquant le travail à distance

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Travailler à distance, c'est génial pour plusieurs raisons : un plus grand nombre de talents, un meilleur équilibre travail / vie privée, plus de concentration et de productivité. Mais cela pose aussi des défis, avec la nécessité de mettre en œuvre plus d'outils, de processus et de documentation et de déployer plus d'efforts pour instaurer une culture de la transparence. Au cours des 15 dernières années, nous avons adopté un mode de travail flexible, les collaborateurs ayant la liberté de travailler entièrement ou partiellement à distance. Dans cet article, nous explorons certaines des choses que nous avons apprises et des conseils que les entreprises peuvent suivre pour construire des équipes à distance plus fortes.

1. Communiquez votre histoire et la vision de l'entreprise

Exposer l'histoire de l'entreprise et avoir une vision stratégique claire est non seulement bon pour les affaires, mais aussi essentiel à la cohésion de votre équipe. L'histoire de l'entreprise rappelle aux membres de l'équipe la génèse du projet et de sa réussite, et l'énoncé d'une vision établit l'orientation pour l'avenir. Définir l'impact que l'entreprise veut avoir sur le monde aidera également l'équipe à mieux comprendre pourquoi leur travail est important et en comment leurs objectifs s'articulent avec la situation globale. L'objectif dans le fait de communiquer sur une vision est d'inspirer et d'engager l'équipe.

2. Définissez vos valeurs

Les valeurs sont les principes uniques qui guident la réalisation de la vision. Les valeurs doivent être clairement articulées et consignées dans un manuel, afin que chacun puisse les lire au fur et à mesure qu'il évolue dans l'équipe. Les décisions devraient alors être prises en fonction des valeurs. Comme chaque nouvel employé aura un impact sur votre culture, il est important que vous recrutiez en gardant ces valeurs à l'esprit. Les dirigeants devraient donner l'exemple en définissant ces principes et en les respectant. Cependant, les valeurs ne sont pas immuables, de sorte qu'au fur et à mesure que votre équipe grandit, vous voudrez peut-être les réexaminer.

3. Organiser le travail

Il est essentiel de bâtir l'infrastructure qui permet aux gens de collaborer efficacement. Les équipes doivent avoir accès à différents outils de collaboration tels que Slack,  Mattermost ou Riot pour le chat, XWiki pour la collaboration et la gestion des connaissances, OpenProject, GitLab ou Trello pour la gestion des projets et des tâches. Chez XWiki, nous utilisons Riot pour rester en contact avec l'équipe et nous l'adorons. C'est très facile à utiliser et c'est open source. Pas surprenant, la plupart de notre travail est organisé en XWiki, personnalisé avec des applications pour l'adapter à nos besoins exacts.

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4. Établir une culture de la transparence et du partage des connaissances

Le partage des connaissances et des processus devraient être au cœur de toutes les entreprises à distance. Ils facilitent l'intégration et contribuent à la transparence. Le partage des connaissances accroît également l'efficacité et minimise les frictions, car l'information devient facilement accessible aux employés sans souffrir de différences de fuseaux horaires.

Chez XWiki, nous essayons de documenter autant que possible les connaissances, à travers la documentation des produits et des projets, les bases de connaissances, les FAQs, les guides d'intégration, etc. Une bonne règle de base est que chaque fois que quelqu'un pose une question sur un chat, les réponses doivent pointer autant que possible vers les documents associés. Bien sûr, il est plus facile de poster une réponse directe sur le chat, mais il est plus utile sur le long terme de stocker cette réponse dans un document pour référence ultérieure.

5. Recruter pour des compétences générales, pas seulement pour des compétences techniques

Lors de l'évaluation d'un employé potentiel, il est important d'évaluer les compétences techniques, mais vous devriez également examiner les compétences générales et la culture d'entreprise. D'excellentes aptitudes à la communication et à la rédaction sont essentielles pour bien réussir dans un rôle à distance.

De nombreuses équipes à distance trouvent également utile que le candidat fasse un petit travail rémunéré avant de proposer une offre d'emploi. Cela aidera le candidat à mieux comprendre le poste et aidera l'équipe à mieux évaluer les compétences.​​​​​​​

6. Faire des appels vidéo

Du fait du manque d'indices non verbaux dans la communication écrite, utiliser la vidéo autant que possible peut être une bonne idée. Bien qu'elle ne remplace pas les interactions en personne, elle aide à éliminer une partie de la solitude et de l'isolement que les travailleurs à distance peuvent éventuellement ressentir. Des outils tels que Zoom et Google Hangouts sont des options excellentes pour organiser les appels vidéo. À l'avenir, nous pourrions même travailler dans un bureau de réalité virtuelle.

7. Organiser des réunions régulières

Les réunions avec tous les employés sont excellentes pour présenter les nouveaux membres de l'équipe, faire des annonces, reconnaître les réalisations, présenter la situation de l'entreprise et répondre aux questions. De nombreuses entreprises à distance organisent aussi régulièrement des réunions d'équipe, des lancements de projets et des rétrospectives, ainsi que des "standups" quotidiens.

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8. Organiser des séminaires d'entreprise

Les conversations en ligne, ce sont super, mais rien ne vaut les interactions réelles en personne. Les séminaires ou meetings off-site réguliers de l'entreprise sont d'excellentes occasions pour les gens de consolider des relations qui se construisent principalement virtuellement. Vous pouvez découvrir comment nous organisons notre séminaire annuel en lisant cet article.

9. Rechercher l'équilibre entre communication synchrone et asynchrone​​​​​​​

L'équilibre entre communication synchrone et asynchrone est difficile à atteindre. Pour les longues discussions, pour les retours d'information importants et le brainstorming, le temps passé en face à face peut être préférable. La communication asynchrone est tout aussi importante lorsque vous essayez d'entrer dans un état dynamique et de faire le travail de fond. De nombreux travailleurs à distance diront que le travail asynchrone est la façon dont ils réussissent à accomplir leur travail. Il existe de nombreuses façons de faire de l'asynchrone, de l'email aux chats, forums et commentaires. Vous n'avez qu'à choisir les outils et le ratio qui conviennent le mieux à vous et à votre équipe.

10. Encourager les traditions de l'entreprise

Il est facile de célébrer des événements et d'établir des traditions lorsque les gens se voient tous les jours au bureau, mais il y a aussi des choses que vous pouvez faire en équipe à distance. Voici quelques idées : célébrer des anniversaires, organiser des hackathons et d'autres défis, participer à des séminaires ou à des meetings off-iste de la société et des équipes.

11. Avoir une fontaine d'eau virtuelle

Lorsque vous travaillez dans un environnement virtuel, il se peut que vous ne parliez que du travail. Il est aussi facile d'oublier les pauses. Cependant, les discussions informelles qui vont au-delà du travail sont essentielles pour établir des relations, rester en bonne santé, énergique et productif. N'ayez pas peur d'utiliser des émoticônes et des gifs pour exprimer vos émotions.

Donut est une excellente extension de Slack qui réunit au hasard des personnes de différentes équipes. Ils sont ensuite encouragés à discuter de leur vie et à apprendre à mieux se connaître.

12. Offrir et recueillir régulièrement du feedback​​​​

Le feedback critique doit être offert autant que possible en face à face. De cette façon, vous pouvez également voir tous les indices non verbaux, qui ne sont pas visibles par chat ou par e-mail. Une bonne règle de base est que si un chat s'intensifie ou prend trop de temps, il pourrait être utile de faire un appel vidéo à la place. Faire confiance à l'équipe et supposer une mauvaise communication (pas de mauvaises intentions) sont de bons principes à respecter.

La collecte de feedbacks anonymes est un excellent moyen de mesurer le niveau de bien être de l'équipe et de voir ce qui peut être amélioré à tous les niveaux.

 

13. Faire des rendez-vous en tête-à-tête

Gérer votre équipe dans une culture à distance demande beaucoup de proactivité. Comme les conversations impromptues sont moins susceptibles de se produire, il est important de planifier des conversations régulières en tête-à-tête avec l'équipe. Vous devriez cependant essayer de ne pas transformer les tête-à-têtes en mises à jour de situation. Avoir un agenda en ligne partagé peut aider à garder les conversations sur la bonne voie. La création d'une liste des mesures à prendre à la fin peut aider à concrétiser les points discutés.

14. Mesurer la performance des employés​​​​​​​

Dans les régions à distance, les employés peuvent passer beaucoup de temps à se demander s'ils font vraiment du bon travail, surtout s'ils ont déjà travaillé dans un milieu traditionnel. La productivité ne se mesure pas en nombre d'heures passées au bureau, il est donc important de se concentrer sur l'établissement d'objectifs et la mesure des résultats. Les mesures, combinées au feedback de l'équipe et à un questionnaire individuel, devraient offrir le contexte pour mesurer et améliorer la performance.

15. Investir dans le bien-être mental de votre équipe

En l'absence d'un bureau où se rendre tous les jours, les collaborateurs peuvent finir par se sentir déconnectés. En plus de cela, le syndrome de l'imposteur pourrait commencer à se manifester. C'est le sentiment que nous ne méritons pas ce que nous avons gagné et que les autres vont nous dénoncer comme des escrocs. C'est particulièrement un problème avec le travail à distance, où les autres membres de l'équipe ne peuvent pas vous voir à votre bureau tous les jours.

Il peut être utile de tenir un registre des réussites et de donner/recevoir du feedback en temps utile. Les espaces de coworking ou les réseaux professionnels peuvent être d'excellents endroits pour rencontrer des gens qui partagent les mêmes idées et avoir plus d'interactions face à face. De nombreuses entreprises offrent une formule de coworking.

La plupart des employés à distance ont la liberté d'organiser leur temps en fonction de leurs besoins, ce qui est l'un des principaux avantages. Mais cela peut aussi facilement se retourner contre vous si l'équipe reste connectée 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les entreprises devraient encourager les pauses et décourager les heures supplémentaires.

blog fish tank canity gif

Si vous souhaitez en savoir plus sur le travail à distance, nous vous recommandons également :

Alors que la technologie évolue, la façon dont nous envisageons le travail est en train de se transformer et il est certain que de plus en plus d'entreprises remettront en question le modèle actuel et adopteront une culture axée sur le travail à distance. Voilà quelques idées tirées des observations et de notre expérience. Je serais ravie d'avoir votre avis sur ce sujet.

Silvia Macovei, Responsable de l'activité Cloud d'XWiki

août 21 2019

Top 10 questions sur XWiki et leurs solutions

Que vous commenciez votre voyage avec XWiki ou que vous soyez déjà un utilisateur avancé, vous vous êtes probablement posé des questions sur la documentation existante ou n'avez pas eu le temps de trouver la bonne information. Au fil des années, vous avez envoyé via notre formulaire de contact, par courriel, sur le forum de la communauté XWiki ou via des demandes à l'équipe support de nombreuses questions qui ont montré votre intérêt pour des conseils et astuces XWiki toujours disponibles. Nous vous avons bien entendu. Nous avons pour cela créé un Centre d'aide destiné à faciliter l'accès nos services et nous travaillons constamment à améliorer notre documentation.

De plus, nous vous présentons maintenant une liste des questions les plus fréquemment posées à l'équipe support XWiki et leurs réponses afin de vous aider dans votre démarche collaborative.

1. Comment contacter l'équipe de support XWiki ?

Si vous avez souscrit à des services de support professionnel de notre équipe XWiki SAS, vous devez créer un ticket sur XWiki Network ou écrire un email à support@xwiki.com. Voici quelques pratiques recommandées lorsque vous signalez un problème. Saviez-vous que vous pouvez également signaler un problème ou demander une fonctionnalité sur le logiciel de suivi Jira pour notre projet open source XWiki ?

2. Comment définir des droits dans mon wiki ?

Avec XWiki, grâce aux différents types d'autorisations, il est facile de gérer l'accès aux actions de visualisation, modification, commentaire, suppression de document etc. Nous avons ajouté un certain nombre de règles de base destinées à aider les utilisateurs simples comme avancés à comprendre pourquoi ils ne peuvent pas accéder à certaines pages ou effectuer certaines actions dans le wiki. Si vous voulez rendre votre wiki public ou privé, voici la documentation de configuration d'accès que vous pourriez utiliser. De plus, lisez ici comment définir des droits sur une page spécifique et/ou ses sous-pages.

Par exemple, lorsque vous décidez d'autoriser explicitement un "Groupe A" à visualiser une page donnée, les utilisateurs qui ne sont pas membres du "Groupe A" doivent avoir le droit de vue explicitement assigné sur cette page pour pouvoir la voir également. De plus, le propriétaire du wiki et le compte superadmin ont toujours tous les droits d'administration, quelque soit les droits configurés.

3. Quelles sont les fonctionnalités pour les utilisateurs simples ou avancés?

A noter que le tableau ci-dessous se réfère uniquement aux différences de base entre les types d'utilisateurs XWiki. L'accès à ces fonctions peut être personnalisé par l'attribution de droits ou le changement de l'utilisateur simple en utilisateur avancé. Consultez cette page pour plus de détails sur les modes d'édition de page simple et avancé. Un astuce : les administrateurs doivent passer en mode Avancé dans leurs préférences de profil pour activer les options supplémentaires dans le menu principal du haut.

Fonctionnalites pour utilisateurs ou simples avances

4. Comment modifier les fonctions désactivées par défaut ?

Il y a un certain nombre de fonctionnalités désactivées par défaut dans XWiki afin de laisser la possibilité à l'utilisateur de personnaliser son expérience au sein de la plateforme. Voici quelques exemples : pages cachées (contenu technique tel que les classes d'application, les pages de configuration, les macros, les styles, les scripts, etc.), fonctions d'accessibilité supplémentaires (améliorations visuelles comme des polices plus grandes, des liens soulignés, etc), configuration de conflit d'extension, mode multilingue. En tant qu'utilisateur standard, vous pouvez activer l'affichage des pages cachées, des fonctions d'accessibilité supplémentaires ou choisir le type d'utilisateur dans votre page de profil, dans l'onglet Préférences.

User Preferences View

Il y a aussi des fonctions d'édition désactivées par défaut dans CKEditor (l'éditeur WYSIWYG par défaut commençant par XWiki 8.2) : plugins (bidi, colorbutton, font, justify, save, specialchar), fonctions de barre d'outils (Anchor, Find, PasteFromWord, PasteText). Ceux-ci sont disponibles dans l'Administration de votre wiki, et ils peuvent être modifiés par un Administrateur. 

ckeditor-administration

5. Comment modifier l'apparence de mon wiki ?

Lorsqu'ils adaptent XWiki à leurs besoins, les utilisateurs cherchent des moyens de personnaliser le wiki en fonction de la marque de leur entreprise, des objectifs commerciaux ou de leurs préférences personnelles. Voyez ici comment changer le logo, la couleur de fond ou les panneaux. Pour ceux qui sont intéressés par des niveaux de personnalisation plus avancés, visitez la page skin et découvrez le guide complet concernant les skins sur XWiki.org.

6. Peut-on trouver des modèles de page ?

Si vous avez déjà du contenu prédéfini et vous recherchez des modéles prêts à l'emploi, voici quelques exemples de modèles de page disponibles dans XWiki.

Article
article.png
Page simple
simple.png
Rapport de réunion
meeting.png
Encyclopédie
encyclopedia.png

Découvrez ici comment vous pouvez également créer vos propres modèles de pages

7. Comment activer/désactiver les commentaires et l'historique des pages ?

Dans l'administration de votre wiki, allez dans l'onglet Apparence, dans la section Présentation et sélectionnez les onglets des pages que vous souhaitez voir apparaître en bas de vos pages wiki. Bonus : au même endroit, vous pouvez également configurer le contenu de l'en-tête et du pied de page.

Comments and Page History

8. Comment comparer deux versions d'une page ?

Pour comparer 2 versions, vous devez sélectionner l'un des boutons radio correspondant à la version à partir de laquelle vous souhaitez lancer la comparaison. Ce sont les boutons situés dans la colonne "De". Vous devrez ensuite sélectionner le bouton correspondant à la version à laquelle vous voulez comparer la version précédemment sélectionnée. Ces boutons sont situés dans la colonne "À". Vous pouvez choisir d'inclure des modifications mineures dans la comparaison. Après avoir sélectionné les 2 versions que vous souhaitez comparer, vous devrez cliquer sur "Comparer les versions sélectionnées". De plus, en cliquant sur l'un ou l'autre des 2 numéros de version comparés (montré dans l'en-tête), vous afficherez cette version de la page.

Comparing two page versions

9. Comment restaurer des pages supprimées ?

Avez-vous supprimé une page alors qu'elle avait un rôle important dans votre wiki ? Il y a un moyen de la restaurer. Accédez à la liste des documents, disponible dans le menu du Tiroir en haut à droite du wiki. Vous y découvrirez toutes les pages, pièces jointes, pages supprimées, pièces jointes supprimées dans votre wiki. Allez dans l'onglet des pages supprimées et recherchez la page souhaitée. Dans la colonne Actions, vous remarquerez maintenant la possibilité de restaurer ou de supprimer définitivement une page. Découvrez-en plus sur la restauration et la suppression de pages dans XWiki.

indexalldocsdeleted

10. Comment définir un nom de serveur personnalisé pour mon instance XWiki Cloud ?

Nos utilisateurs d'XWiki Cloud, au niveau Silver+, bénéficient de noms de serveurs personnalisés. Lors de la configuration d'un serveur personnalisé, la première chose à considérer est l'achat d'un certificat de sécurité. Il est important de noter que vous détenez ce domaine personnalisé, c'est pourquoi nous vous demandons un certificat de sécurité qui sera utilisé pour vous offrir une connexion sécurisée. Après l'avoir envoyé à l'équipe support, il y a un paramètre que vous devez ajouter à votre instance, comme le CNAME de votre wiki de pointer vers "cloud.xwiki.com." (le dernier point est important). Ensuite, contactez l'équipe de support pour demander les derniers paramétrages.

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J'espère que vous avez apprécié cet article et que vous y trouverez des réponses utiles.

Andreea Chirica, Spécialiste Communications et Support chez XWiki

juil. 02 2019

Enrichissement de notre portail client pour les utilisateurs d'XWiki Cloud

Depuis plusieurs années, XWiki Network est un lieu d'échanges avec nos clients autour de leurs demandes de support. Nous avons récemment commencé à repenser cette plate-forme de support pour nos utilisateurs d'XWiki Cloud. Vous pouvez accéder à la nouvelle version de notre portail client directement depuis le wiki du cloud en utilisant le lien "Signaler un problème"

Cette dernière version de notre portail client  contient :

  • Des améliorations pour la gestion des tickets d'assistance avec un meilleur éditeur pour signaler un problème requérant une assistance du support professionnel XWiki
  • La possibilité d'acheter des applications (y compris XWiki Pro, l'ensemble complet d'applications dédiées à la productivité et aux entreprises) directement depuis la boutique*.

Chez XWiki, nous nous efforçons de toujours apporter le meilleur niveau de satisfaction à nos clients. Dans cet objectif, nous recueillons vos remarques et nous les prenons en compte lorsque nous discutons des nouvelles fonctionnalités et des améliorations à apporter à nos nos services.

Depuis plusieurs années, nous envoyons chaque année une enquête qui invite nos clients à donner leur avis sur les services que nous offrons, ainsi que sur le produit.

Le nombre de clients qui répondent à cette enquête reste stable au fil du temps, mais nous souhaiterions nous assurer de faire au mieux pour obtenir des commentaires plus réguliers et encore plus nombreux. Nous privilégions toujours les approches simples, nécessitant un nombre minimal de clics. C'est pourquoi nous avons ajouté un mode unique d'évaluation et une zone de commentaires (dans le cas où vous jugeriez la qualité de nos services moins bonne que "Excellente" beaming-face-with-smiling-eyes-google.png).

En recueillant davantage d'avis et de commentaires de votre part, nous saurons mieux d'une part ce que vous appréciez, d'autre part sur quelles améliorations nous focaliser en priorité. Nous encourageons donc tous nos utilisateurs d'XWiki Cloud à sélectionner le niveau de satisfaction qui leur semble le plus proche de leur expérience client.

Restez à l'écoute pour connaître bientôt les améliorations qui seront apportées au cours de la prochaine période.

Oana Florea, Gestionnaire du support client

*A partir du niveau Silver, nos clients du support recevront à leur demande un bon d'achat gratuit pour XWiki Pro.

juin 10 2019

Comment Organiser un Séminaire d'Entreprise

Chez XWiki, nous accordons beaucoup de valeur à la flexibilité, c'est pourquoi jugeons important que les membres de l'équipe puissent décider eux-mêmes quand et où ils travaillent le mieux, et s'organiser en conséquence. De ce fait, notre équipe est distribuée dans différents pays, et certaines personnes travaillent entièrement à distance, d'autres de façon mixte entre bureau et emplacement distant, d'autres entièrement au bureau ou presque.

Cette organisation a néanmoins un inconvénient : il n'est pas toujours facile de rassembler toute l'équipe en un seul endroit. Certes, certains d'entre nous voyagent régulièrement entre nos 2 bureaux de Paris et de Iasi, mais cela n'est pas suffisant. La meilleure façon que nous avons trouvée de réunir tout le monde est d'organiser un séminaire annuel.

Comme nous travaillons en ce moment à l'organisation de notre 11e séminaire, nous avons pensé qu'il vous serait utile de savoir comment nous établissons le planning et comment nous utilisons nos outils collaboratifs pour rester organisés et respecter le calendrier.

Les préparatifs

Notre séminaire s'étend d'habitude sur une semaine, dont deux jours de voyage. En janvier, nous avons créé un plan détaillé et nous avons établi le budget de l'évènement. Dans ce type de situation, nous avons typiquement recours à une application spécifique afin de nous assurer d'avoir un outil répondant à nos besoins propres. Une fois travail préliminaire terminé, nous nous mettons en recherche des meilleures dates puis nous passons aux modalités pratiques de l'organsation.

Trouver le meilleur emplacement

Nous commençons chaque année en prospectant pour l'endroit parfait et en recherchant des hôtels et des lieux de séjour que nous trouvons intéressants. En parallèle, nous lançons un sondage sur notre intranet afin de connaître les disponibilités de notre équipe. Une fois la date fixée et une présélection des meilleurs emplacements établie, nous lançons un nouveau sondage et notre équipe peut voter pour son emplacement favori.

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Organisation du transport

Dès que nous avons signé le contrat avec l'établissement retenu – nous faisons toujours le meilleur compromis entre facilité d'accès, budget et agrément – nous commençons à organiser le transport des troupes. Nous nous efforçons de faire en sorte que toute l'équipe voyage ensemble autant que possible, mais nous prenons en compte la situation des membres de l'équipe qui voyagent depuis des régions spécifiques ou qui souhaitent passer plus ou moins de temps au séminaire. Chaque membre de l'équipe reçoit son billet de transport par courrier et nous maintenons une page sur l'intranet avec toutes les informations à jour.

Préparation des sessions de travail

Une fois presque tous les aspects logistiques réglés, 2 mois avant l'évènement, nous lançons les préparations des sessions et des autres activités qui doivent se dérouler sur le site. Tous les XWikiers peuvent utiliser l'appli Séminaire dédiée afin de proposer des discussions qu'il veulent organiser ou auxquelles ils veulent participer.
Jusqu'à maintenant, vous vous êtes peut-être rendu compte à quel point nous aimons chez XWiki impliquer l'équipe au travers de sondages. Nous aimons les utiliser pour prendre des décisions en tant qu'équipe. Chaque fois que nous avons plusieurs options, nous lançons un sondage pour choisir les sessions les plus intéressantes.
Une fois que nous avons le calendrier final, nous l'affichons sur notre calendrier intranet et nous le synchronisons avec Google Calendar. Nous utilisons aussi l'option d"export en PDF, afin que nos collègues puissent l'utiliser en mode déconnecté s'ils le souhaitent.

Restauration, voyage et autres activités amusantes

Une grande partie de nos efforts est concentrée sur la planification du voyage, sur la fête et sur les activités de team building. Toutefois, la majorité du temps sur le site est consacrée à mieux se connaître, ainsi qu'à discuter et à jouer ensemble.
Un des évènements les plus attendus de notre séminaire est le hackathon. C'est l'occasion parfaite de travailler ensemble et en personne. Toute le monde peut suggérer des sujets et les autres membres de l'équipe peuvent participer à l'une des idées proposées. Les équipes du hackathon travaillent alors à leur projet pendant une journée entière et présentent leurs résultats dans l'après-midi.
En ce qui concerne la restauration, nous essayons choisir un menu buffet qui soit divers et qui puisse satisfaire les goûts et les restrictions alimentaires de tous. Une fois que nous avons recueilli les goûts et préférences de chacun, nous convenons du menu final, et nous le partagons avec l'ensemble de l'équipe.

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Goodies

Aucun séminaire n'est complet sans des T-shirts geeky et des friandises. Nous créons un logo personalisé pour chaque séminaire. Chacun peut soumettre une proposition et le logo recevant le plus de votes est ensuite apposé sur des T-shirts que nous portons avec fierté.

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Moins amusant, mais également important : surveiller le budget

Tout au long de nos préparatifs pour l'évènement, nous prenons soin de mettre à jour régulièrement notre budget et nos dépenses. Afin de rester organisés, nous importons tous les contrats, factures et billets dans notre wiki et nous utilisons les livetables XWiki pour filtrer et trier tous ces documents.

Feedback

Chez XWiki, nous aimons donner et recevoir du feedback. Notre but étant d'organiser des séminaires qui vont en s'améliorant chaque année, après chaque évènement nous lançons un sondage interne afin de savoir ce qui a eu de succès et ce qu'il y a encore à améliorer.

Dans les grandes lignes, c'est tout ! L'organisation d'un séminaire d'équipe n'est pas une tâche facile pour notre département RH, mais cela en vaut toujours la peine. Au moment de la rédaction de cet article, nous nous trouvons dans les étapes finales d'organisation de notre prochain séminaire, qui aura lieu dans un mois. Nous allons commencer par Paris, puis nous irons dans la Vallée de la Loire. Nous avons hâte de passer encore un bon séminaire tous ensemble et nous ne manquerons pas de vous tenir informés des meilleurs moments et des dernières nouvelles !

mai 30 2019

5 points communs aux équipes à distance efficaces

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Cet article a été publié pour la première fois sur LinkedIn, en anglais

De plus en plus d'entreprises se mettent à travailler en équipes à distance, car elles cherchent à atteindre un réseau mondial de collaborateurs et de services clients dans de multiples fuseaux horaires. Travailler au-delà des frontières géographiques et des fuseaux horaires peut devenir un avantage concurrentiel lorsque vous essayez d'atteindre un public mondial, mais cela pose aussi certains défis. Dans cet article, nous explorons cinq points communs aux équipes réparties qui ont du succès.

1. Outils numériques pour travailler ensemble

Dans un environnement à distance, la communication est essentielle. Recourir seulement au courrier électronique ne suffit pas. Avec des membres de l'équipe et des clients distribués sur différents fuseaux horaires, votre boîte de réception se remplira rapidement de messages, ce qui rendra difficile de rester éloquent, organisé et productif. Votre équipe utilisera probablement différents outils pour accomplir le travail et pour les interactions quotidiennes. La communication synchrone comme la communication asynchrone s'avèreront importantes.

Des outils comme Slack, Matrix, XWiki, GitHub, GitLab, Jira offrent un moyen pratique de stocker des connaissances, travailler sur des projets et rester en contact avec votre équipe.

Les indices non verbaux nous aident à saisir le contexte. Sans eux, il est vite arrivé de mal interpréter des messages purement textuels. Vous utiliserez donc probablement aussi des solutions comme Zoom ou Hangouts pour les réunions vidéo et vocales.

Un outil de signature électronique vous aidera souvent à éviter les inconvénients liés au scan et à l'envoi comme à la réception de documents physiques.

2. Confiance et transparence

Quand vous recrutez des personnes amenées à travailler à distance, vous souhaitez travailler avec des gens qui ont l'habitude d'avoir une trace de leurs réalisations. La confiance est essentielle lorsque vous ne partagez pas le même bureau avec vos collègues et que les résultats ne sont pas mesurés par le nombre d'heures passées au bureau. Avec la confiance, vient la responsabilité de faire avancer les choses.

La responsabilité est fondée sur la confiance et la confiance est fondée sur la transparence. Dans une culture ouverte et transparente, les gens peuvent communiquer librement et avoir rapidement accès à l'information dont ils ont besoin pour bien travailler.

Beaucoup d'équipes choisissent une approche agile, dans laquelle les membres publient chaque semaine ce qu'ils ont accompli, les travaux prévus pour la semaine suivante, ainsi que les problèmes rencontrés.

3. Procédures

De bonnes procédures sont importantes pour structurer les tâches et les échanges entre les équipes et ne pas réinventer la roue. Toutefois, les procédures ne doivent pas être rigides ni immuables : cela bloquerait l'innovation, c'est le risque du « nous avons toujours fait comme cela ».

4. Heures de travail

Lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, la plupart des heures de travail ne se superposent pas. Néanmoins, il est souvent avantageux d'utiliser les heures de travail communes, même peu nombreuses, pour organiser facilement des réunions et résoudre des questions urgentes.

5. Discussions en face-à-face

Les équipes à distance efficaces ont régulièrement des réunions de travail et de groupe, ainsi que des entretiens en tête-à-tête pour s'aligner sur les objectifs de l'entreprise et de carrière. Enregistrer les réunions est généralement une bonne idée, afin que les membres de l'équipe qui n'ont pas pu se joindre aux événements en direct puissent être en mesure d'y avoir accès de façon différée.

Les interactions directes et personnelles sont également extrêmement précieuses. De nombreuses entreprises organisent régulièrement des séminaires de durée variable au cours desquels toute l'équipe se réunit pour mieux se connaître, travailler sur des projets, s'amuser et célébrer ses réalisations. Les petites équipes peuvent aussi avoir leurs propres sessions de travail hors des bureaux pour s'aligner et travailler ensemble.

En fin de compte, les entreprises trouvent leurs propres recettes pour travailler à distance, les meilleures d'entre elles construisant en cours de route des cultures uniques.

Et vous, avez-vous des conseils à partager sur ce sujet ?