Comme nous l'avions vu dans la série d'articles sur comment réussir sa veille en 5 étapes, la veille n'est que trop souvent considérée comme une simple collecte d'informations : pas de réelle stratégie, pas d'objectifs clairement définis, pas de référent(s) en interne etc.
Bien entendu, ce n'est pas le cas de toutes les entreprises, fort heureusement ! Mais il s'agit d'un écueil sur lequel nombre d'entreprises rencontrent des difficultés.
Les grands groupes, côtés en bourse, ont des équipes dédiées à la veille. Mais qu'en est-il des start-ups et des PME ?
Force est de constater que ces organisations ne disposent pas des mêmes moyens financiers que les entreprises du CAC 40.
Doivent-elles pour autant se passer de la veille ou bien faire de la veille "low cost" ?
Une idée reçue est que "faire de la veille ça coûte cher" ou qu'il faut une équipe à part entière pour la gérer : "On n'a pas l'équipe en interne".
Nous allons voir quelques trucs et astuces qui vous permettront de faire de la veille de qualité et à moindre coût.
1/ La taille, ça compte
Premièrement, il faut savoir tirer profit des avantages liés à la taille de sa structure :
- Je suis une start-up ? Je pense digital dès la création de mon entreprise en tenant compte des nouveaux enjeux : travail collaboratif, réseaux sociaux, solutions Cloud etc. Je choisis donc des outils adaptés. Cela semble évident mais cela mérite tout de même d'être rappelé.
- Je suis une PME ? Je profite de la flexibilité de ma structure et des process plus légers à ma disposition pour mettre en place des outils de veille.
2/ Diviser pour mieux performer
Lorsque l'on est une startup ou une PME, il faut savoir diviser les tâches et tirer profit des nouveaux comportements au travail.
Les nouvelles technologies ont modifié les habitudes de travail. Vos collaborateurs passent du temps sur les réseaux sociaux et les sites de news. Plutôt que de voir cela comme une baisse de productivité, essayez d'en tirer profit.
En navigant sur le web, on tombe toujours sur des informations en rapport avec l'activité de son entreprise, les nouvelles tendances ou comportements de consommation.
Chaque collaborateur a sa propre manière d'utiliser le web, a ses propres sources d'infos. Ces nouveaux comportements sont autant de moyens de remonter de l'information utile à l'entreprise. Vos collaborateurs sont des "crawlers humains".
Votre équipe de veille est donc composée de chacun de vos collaborateurs, chacun apportant sa pierre à l'édifice
3/ Outiller votre veille "pour pas cher"
Outre la recherche aléatoire d'information, mentionnée ci-dessus, il faut des outils.
Certains sont gratuits comme Google News, avec lequel il est possible de paramétrer des mots ou expressions clé.
Des aggrégateurs de flux RSS comme Digg Reader (gratuit) peuvent vous permettre de récupérer des flux d'informations provenant de différentes sources (notamment les sites de vos concurrents ou des blogs spécialisés dans votre secteur d'activité).
Des outils pour stocker et centraliser les fruits de votre veille sont également indispensables. Une information n'est utile que si on est en mesure de la retrouver.
Les CMS, les outils et applications web ainsi que les wikis le permettent.
Attention toutefois :
- assurez-vous de la sécurité de vos données
- assurez-vous de la compatibilité et du format des données stockées dans l'outil
Idéalement, un outil Open Source vous permettra d'avoir la main sur le code et sur vos données.
4/ Communiquez et enrichissez votre veille
Une des erreurs classiques consiste à partager un lien dans un chat, un réseau social ou dans un email, ce qui est une pratique répandue dans la sphère privée.
Dans un cadre professionnel, il est plus efficace de notifier les gens et de les renvoyer vers un outil adapté et dans lequel l'article ou l'information sera documenté sous forme de fiche avec un titre, un résumé et un lien vers la source.
Trouvez des informations et les partager avec des collègues c'est bien beau, mais comment capitaliser dessus ?
Un lien collé dans un message instantané ou bien un email disparaissent vite. Nous sommes inondés d'informations.
Plutôt que de mettre le contenu dans un email, utilisez-les pour notifier vos collègues. On ne fait pas fructifier de l'information dans des emails mais dans un espace adapté, accessible à tous.
Pour ce faire vous pouvez créer une base de connaissance en interne pour centraliser vos données de veille. Un simple wiki open source vous permettra de gérer votre connaissance des concurrents facilement.
Vous l'aurez compris, il est possible de faire de la veille de manière professionnelle sans réel budget et sans bricoler.
Il suffit de s'organiser et d'utiliser les bons outils.
Toutefois, n'oubliez pas d'évaluer régulièrement les résultats produits par votre activité de veille.
Il s'agit d'un projet sur le long terme. Les besoins évoluent, les sources d'informations également. Il faut savoir rester à l'affut, et s'adapter rapidement aux changements.
Par ailleurs, faites régulièrement des exports de vos données et pensez à les archiver !
Benjamin Lanciaux
Marketing Communications Manager
