l'équipe XWikiNous sommes tous frustrés à chaque fois que nous égarons notre téléphone ou nos clés. Les retrouver est un effort qui consomme temps et énergie et qui aurait pu être évité simplement en étant plus organisé.
Qu’en est-il lorsqu’il ne s’agit pas de vos effets personnels mais de vos emails professionnels, de vos dossiers de présentations ou des rapports trimestriels ?
Les conséquences de ce manque d'organisation sont catastrophiques non seulement pour vous, mais également pour l'ensemble de vos collègues.
Comment éviter ce type de difficultés ?
La solution peut sembler évidente, mais est souvent négligée : il “suffit” d’organiser l'information.
De nombreux avantages peuvent en être tirés. Voici les 5 plus importants selon moi :
Gains d’efficacité
Le plus grand avantage à tirer d’une bonne organisation de l'information dans une entreprise est l'optimisation des ressources.
Un professionnel organisé passera moins de temps à corriger les erreurs, à chercher de l'information et à corriger ce qui ne va pas. Le temps ainsi préservé pourra être alloué à des tâches créant plus de valeur ajoutée.
En dehors de l'impact positif sur la gestion du temps, l'organisation de l'information facilitera le partage et la mutualisation des informations entre les employés.
Meilleur suivi des progrès et de l’avancée des projets
Avoir un aperçu clair et précis des projets de l'entreprise, des activités et des ressources disponibles aide à prendre les bonnes décisions.
La centralisation des données concernant les projets, leur coût total et leur capacité à générer de la marge vous permettra de rediriger les ressources vers les projets les plus rentables.
Meilleures compétences en gestion
Peu importe le type d’entreprise, organiser l'information vous permet de mieux faire appliquer et suivre vos processus internes.
L'information provient de sources diverses et variées. Être en capacité de maitriser l'ensemble des canaux d'acquisition de l'information est clé.
Daniel Keys Moran a déclaré : «Vous pouvez avoir des données sans information, mais vous ne pouvez pas avoir des informations sans données».
Cette référence s'applique sans aucun doute à la nécessité pour les entreprises de prendre des décisions rationnelles, des informations complètes et fiables obtenues par une méthode logique et bien structurée de collecte, de traitement et de diffusion de l'information.
Instaurer la confiance
L'organisation de l'information crée un sentiment de confiance et de professionnalisme sur le lieu de travail. Une entreprise bien organisée projette une image de fiabilité et de contrôle.
Les stratégies supportées par des prises de décision rationnelles contribuent à gagner la confiance des employés, des clients et des associés sans effort.
Réduction du stress
Une culture d'information bien organisée contribue à un environnement de travail plus détendu, par opposition à un bureau encombré ou désorganisé où vous êtes constamment à la recherche de vos papiers, de vos stylos ou de vos agrafes.
Il permet également aux entreprises de s'adapter aux méthodes de travail modernes, notamment le travail à domicile en facilitant l'accès à distance à une base de connaissance de l'entreprise.
Traditionnellement, les managers et leur(s) équipe(s) jonglent avec plusieurs fichiers, ressources et/ou tâches tout en s'efforçant de centraliser toutes ces données.
